Metodologi bagaikan aplikasi Google Maps atau seperangkat cetak biru yang akan menavigasi kita dan tim dalam menjalankan proyek—yang memberi tim satu set instruksi dan proses untuk menelurkan proyek yang berhasil. Memilih metodologi yang tepat akan membantu tim mulai bekerja dengan cepat, menstandarkan hasil kerja, dan mempercepat pengambilan keputusan. Simak beberapa tips dalam memilih metodologi yang tepat dalam manajemen proyek.
Walaupun dimulai dengan penuh semangat, banyak proyek berakhir dengan kegagalan. Menurut laporan Standish Group tahun lalu, hanya 36 persen proyek yang berhasil memenuhi persyaratan. Mengapa begitu banyak proyek yang berjalan timpang dan akhirnya tergelincir keluar jalur?
Berdasarkan survey Project Management Institute, ada sejumlah alasan untuk kegagalan proyek—mulai dari perubahan prioritas organisasi dan tujuan proyek hingga penundaan dan ketergantungan tugas. Tetapi kebanyakan dari faktor-faktor penyebabnya menunjuk pada faktor umum: kurangnya arah yang jelas. Tanpa persyaratan dan tujuan yang memadai, proyek-proyek menjadi ‘korban’ dari ruang lingkup yang bergerak lambat, di mana terjadi pembengkakan anggaran dan penundaan.
Namun, ada cara sederhana untuk menghindari sebagian besar hambatan ini: metodologi (project management methodology) dan kerangka kerja manajemen proyek (project management framework).
Apa itu metodologi manajemen proyek?
Seperti dikemukakan pakar manajemen proyek Shivasankari Bhuvaneswaran, metodologi manajemen proyek (project management methodology) menawarkan peta jalan proyek yang jelas yang mencantumkan semua langkah yang diperlukan untuk mewujudkan suatu proyek dengan sukses. Metodologi ini memberikan struktur tata kelola yang ditetapkan, pedoman proses, kegiatan pengujian, proses, dan hasil. Ini adalah pendekatan yang terperinci, kaku, dan berulang terhadap manajemen proyek.
Apa itu kerangka kerja dalam manajemen proyek?
Kerangka kerja proyek (project management framework) juga menyediakan struktur dan arah untuk suatu proyek, tidak seperti metodologi manajemen proyek, project management framework tidak terlalu rinci atau terlalu kaku. Kerangka kerja memandu proyek kepada tujuannya, sementara cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan kondisi yang berkembang. Kerangka kerja ini menawarkan bimbingan yang dibutuhkan Project Manager (PM) untuk mencapai hasil yang luar biasa.
Kali ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai project management methodology dan bagaimana cara memilih kerangka kerja yang tepat.
Memilih Metodologi Project Management: 4 Langkah Mudah
Baiklah, jadi kita sudah memutuskan akan menggunakan metodologi manajemen proyek alih-alih framework. Metodologi manajemen proyek tampaknya lebih relevan untuk perusahaan kita, dalam kasus ini. Namun ternyata, memilih metodologi manajemen proyek tak semudah yang kita kira.
Tampaknya memang ada lebih banyak metodologi manajemen proyek daripada jumlah proyek itu sendiri. Tak hanya itu, setiap metodologi memiliki seperangkat metode dan pedoman sendiri yang akan diberlakukan mulai dari project kick-off hingga closing. Memang, ini bisa menjadi tantangan tersendiri.
Namun pakar bisnis dan manajemen proyek Kevin Senior memberi tips berupa langkah-langkah yang bisa diambil untuk memudahkan kita memutuskan metodologi mana yang akan dipakai. Berikut langkah-langkahnya:
- Lihatlah lingkup dan skala proyek
Skala dan lingkup proyek bisa bermacam-macam. Ada mega-proyek yang membutuhkan tim dari berbagai organisasi, mencakup berbagai regional, berlangsung beberapa tahun, dan memiliki anggaran dalam jutaan. Tapi ada juga proyek kecil yang hanya dikerjakan oleh tim berisi tiga orang, yang hanya butuh waktu dua minggu untuk rampung. Ini adalah dua contoh ekstrem, tetapi ini menunjukkan bahwa proyek bisa sangat beragam, dan keberagaman ini memiliki dampak signifikan pada penerapan metodologi.
“Semakin besar dan semakin kompleks suatu proyek, semakin kecil persyaratan yang dibutuhkan dan semakin besar pula kebutuhan bisnis akan berubah mengingat perpanjangan waktu,” jelas Rohit Keserwani, manajer proyek di StraitsBridge Advisors. Dengan demikian, kita perlu memilih kerangka kerja yang memungkinkan untuk elaborasi progresif, di mana perencanaan proyek dilakukan saat kita mendekati setiap fase baru—tidak semua ditentukan di awal.
Menurut Keserwani, “metodologi yang lebih adaptif seperti Agile cocok untuk kasus ini.”
Sebaliknya, proyek yang lebih kecil dan tidak rumit biasanya merupakan kandidat yang baik untuk metodologi seperti Waterfall, dimana persyaratannya jelas sejak awal dan kemungkinan untuk terjadi revisi atau penambahan di tengah jalan cukup kecil.
- Buat daftar metodologi yang berpotensi dipakai
Saat kita mengidentifikasi metodologi yang mungkin cocok, catat metodologi tersebut menggunakan spreadsheet di Excel atau alat lain. Tujuannya adalah memudahkan kita untuk membandingkan karakteristik pengidentifikasian mereka dan menimbang pro dan kontra mereka sehubungan dengan kebutuhan.
“Pada akhirnya, Anda mencari kerangka kerja yang akan mengembalikan hasil terbaik untuk tim Anda, sambil meminimalkan risiko yang mungkin Anda hadapi dalam jenis proyek yang Anda lakukan,” kata David White, manajer proyek senior di Best Response Media.
- Dapatkan dukungan tim
Meskipun kita mungkin menemukan metodologi tertentu yang cocok, itu tidak berarti semua orang akan setuju dengan pemilihan metodologi tersebut. Baik perbedaan dalam perspektif atau hanya budaya yang jadi alasannya, bahkan sebagai seorang pemimpin, kita perlu mendapatkan persetujuan anggota tim jika kita mengharap mereka mau menerima pilihan metodologi tersebut.
Menurut White, ini adalah salah satu langkah paling penting dalam memilih kerangka kerja manajemen proyek yang tepat. “Tanpa dukungan dari tim Anda, tidak ada metodologi yang akan diterapkan dengan lancar. Mendapatkan dukungan awal akan memberi Anda peluang terbaik untuk sukses.”
- Lakukan verifikasi apakah metodologi yang dipilih benar cocok
Memilih metodologi bukanlah tujuan akhirnya. Untuk memastikan kita telah membuat pilihan yang tepat, kita harus mengukur kecocokannya dalam organisasi kita. Keserwani mengatakan, kita dapat melakukan verifikasi melalui beberapa metode:
Bandingkan tingkat keberhasilan proyek di masa lalu dengan tingkat keberhasilannya setelah menerapkan metodologi baru. “Tingkat keberhasilan” dapat mencakup indikator kinerja utama seperti ketepatan waktu, kesesuaian dengan anggaran, dan dalam ruang lingkup. Mungkin kita perlu menelaah berbagai proyek untuk membuat penilaian yang kuat.
Mintalah umpan balik dari tim. Apakah mereka menganggap metodologi ini berguna? Apakah itu membuat mereka lebih produktif? Apakah mereka menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat atau dengan kualitas yang lebih tinggi? Apakah mereka dapat berkolaborasi dengan lebih efektif? Apakah mereka merasa itu memberi mereka peluang yang lebih baik untuk kesuksesan individu?
Lakukan penilaian sendiri sebagai manajer proyek. Apakah kita dapat menjalankan proyek dengan lebih mudah atau dengan lebih sedikit kesalahan? Apakah kita lebih mampu mengelola tim dan pemangku kepentingan lainnya? Apakah kita akan lebih sedikit bergantung kepada pihak lain dengan metodologi ini?
Apa pun metodologi yang kita pilih, kita akan mampu menyelesaikan proyek dengan baik selama kita punya tim yang andal dan tahu cara mengelolanya. Pilihannya hanya tentang mengikuti metodologi yang mendukung gaya kerja tim kita, dan memastikan proyek berjalan semulus mungkin.
Namun ketika kita belum berhasil merasa yakin metodologi mana yang harus dipilih, opsi lainnya adalah menemui pakar manajemen proyek dan meminta rekomendasi dari mereka.
PQM Consultants menyelenggarakan workshop Successful Project Management pada tanggal 19-21 November 2019 dalam bentuk Public Training, informasi lebih lengkap dapat Anda simak di sini.
