Ketika ‘Mendadak’ Ditunjuk Jadi Project Manager: Dari Mana Kita Harus Memulai?

Saya bukan project manager! Dari mana saya harus mulai? Mengelola sebuah proyek dari awal hingga akhir bisa sangat menakutkan, terutama jika kita bukan seorang project manager profesional. Namun ada beberapa hal yang sangat sederhana yang dapat kita lakukan di awal proyek, yang akan membantu kita mengelola proyek dan memastikan proyek berjalan lancar.

Project management alias mengelola proyek adalah pekerjaan yang tidak mudah. Tim dan organisasi berusaha untuk bekerja lebih ramping, dan seringkali itu berarti menghilangkan peran manajer proyek yang berdedikasi. 

Meskipun masih mungkin untuk mendapatkan gelar yang lebih tinggi dalam bidang ini, tidak jarang bagi orang-orang dengan sedikit atau tanpa pengalaman ditunjuk sebagai manajer proyek, dan seringkali peran menjadi “sampingan” dari pekerjaan resmi mereka. 

Meskipun menjadi project manager bisa menjadi pengalaman yang luar biasa, ada begitu banyak alat yang powerful yang bisa membantu kita mengelola proyek. Namun sebelum ‘menjalankan mandat’ sebagai project manager, kita perlu tahu apa yang sebenarnya disebut dengan “proyek”.

 

Apa Itu Proyek?

Proyek adalah sekumpulan tugas yang memiliki tanggal mulai, tanggal berakhir, dan hasil kerja. Hasil adalah segala sesuatu yang dihasilkan di akhir pekerjaan, seperti produk fisik atau situs web yang berfungsi. Membangun rumah adalah proyek. Mendesain ulang situs web adalah sebuah proyek. 

Jika secara teori kita bisa menyerahkan semua tugas proyek kepada orang lain dan menerima sesuatu dari orang itu, itu adalah proyek.

Terkadang orang bingung antara pekerjaan yang sedang berlangsung dengan proyek. Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa contoh pekerjaan yang berkelanjutan (yang bukan proyek):

Menulis konten baru untuk situs web setiap minggu adalah pekerjaan yang berkelanjutan, meskipun kita bisa menganggap produksi satu tulisan sebagai sebuah proyek kecil. Memelihara website terus memperbaikinya jika ada error adalah pekerjaan yang berkelanjutan. Menjawab email pelanggan atau panggilan telepon adalah pekerjaan yang berkelanjutan.

Jadi jika kita memang diberi mandat untuk mengelola sebuah atau sekumpulan pekerjaan yang memiliki tanggal mulai, tanggal berakhir, target, dan dituntut untuk memberikan hasil tertentuapapun jenis pekerjaannya dan apapun bidangnyamaka kita baru saja ditunjuk untuk menjadi seorang project manager.

Mungkin bagi kita yang belum pernah melakukannya, ini akan sedikit membingungkan. Tapi jangan khawatir, walaupun kita tak punya banyak pengalaman dalam mengelola proyek, ada beberapa tips ampuh dari pakar manajemen Sandy Stachowiak untuk memulai sebuah proyek sebagai seorang project manager.

 

Lakukan 3 Langkah Persiapan

  1. Dapatkan alat yang diperlukan

Bagian penting dari manajemen proyek adalah alat yang digunakan. Kalender, daftar tugas, perangkat lunak manajemen proyek (project management software), dan produk Microsoft Office seperti Word dan Excel adalah dasar yang kita perlukan.

Pertimbangkan juga menggunakan aplikasi untuk ponsel atau tablet jika kita berencana untuk mengerjakan proyek dari jarak jauh. Ada banyak opsi untuk aplikasi yang dapat diakses secara online melalui smartphone dan tablet, yang dapat disinkronkan di seluruh perangkat. Ini tidak wajib, tetapi bisa dijadikan pilihan.

Penting juga untuk diingat untuk tidak berlebihan dengan software dan “dokumen”. Jika kita bukan manajer proyek yang dilatih secara profesional, maka menggunakan alat seperti Microsoft Project mungkin berlebihan.

Kita juga mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari tahu cara menggunakan alat seperti itu, atau mengikuti pembaruan, lebih dari yang diperlukan. Mulailah dari yang sederhana dan coba buat timeline di excel

Intinya adalah kita harus bisa terorganisir dan produktif tanpa menjadi kontraproduktif. Mulai dari yang sederhana, dan jika kita merasa membutuhkan alat yang lebih ampuh dan sesuai dengan cara kerja kita, cari yang sesuai dengan kebutuhan.

 

  1. Jadwalkan waktu khusus untuk proyek tersebut

Ini sangat penting jika kita bukanlah manajer proyek penuh-waktu, karena kita mungkin memiliki banyak tugas pekerjaan lain yang paling memakan mayoritas waktu kerja kita. Karena itu, sisihkan waktu untuk mengerjakan proyek dan tandai waktu itu di kalender.

Tergantung pada skala proyek, mungkin hanya butuh beberapa jam per minggu dari waktu kita. Jika khawatir ini tidak akan cukup, terutama di awal, cobalah menyisihkan satu jam per hari. Kita selalu dapat menyesuaikan ini seiring proyek berjalan atau jika kita menemukan bahwa waktu yang sempit ternyata cukup untuk mengerjakan proyek.

 

  1. Buat catatan yang bagus

Apakah kita sedang rapat, di telepon, atau berbicara langsung dengan anggota tim proyek, catatlah. Kita kadang merasa akan mengingat semua yang dikatakan dan setiap detail, namun besar kemungkinan sesuatu akan terlupakan, atau hanya teringat sebagian.

Membuat catatan yang layak dan bahkan mengirimkan notulen rapat kepada tim setelah meeting akan memastikan bahwa semua orang mengetahui apa yang dibahas termasuk perincian, tanggal, dan update yang relevan.

Untuk meeting, pertimbangkan membawa laptop atau tablet jika kita merasa lebih andal mengetik daripada menulis catatan tangan.

Pilihan lain adalah perekam; sebagian besar ponsel dapat menyimpan rekaman suara dan bahkan ada pena dengan perekam internal. Simpan pena dan kertas di samping telepon atau ambil jika seseorang berhenti di dekat meja kita untuk membicarakan proyek yang sedang kita tangani.

 

Masalah Meeting

  1. Jadwalkan kick-off meeting secara internal

Ini adalah salah satu langkah paling penting dalam pengelolaan proyek apa pun. Pertemuan awal harus mencakup semua anggota tim yang diperlukan yang akan mengerjakan proyek.

Jika orang-orang yang akan mengerjakan belum ditentukan, maka mengundang manajer divisi/departemen sudah cukup.

Sebagai project manager, kita juga mungkin diminta untuk mengundang semua pemangku kepentingan lainnya, yang dapat mencakup manajemen tingkat tinggi atau kepemimpinan eksekutif. Diskusikan hal ini dengan atasan untuk memastikan semua pihak yang diperlukan terlibat.

Selama pertemuan, hal-hal seperti tujuan proyek, tenggat waktu, dan sumber daya lain yang mungkin diperlukan harus dibahas. Memastikan bahwa Anda memiliki informasi kontak untuk semua orang yang terlibat juga penting.

Kita mungkin dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan sumber daya di awal proyek, tergantung pada ukuran proyek, tanggal, dan sumber daya yang terlibat.

Perencanaan jadwal meeting juga harus dibuat. Diskusikan apakah kita berencana mengadakan pertemuan mingguan, dua mingguan, atau bulanan dan jika tim yang terlibat dapat berpartisipasi dalam jenis jadwal yang kita usulkan.

Tujuan utama dari pertemuan awal adalah untuk secara jelas menentukan tujuan proyek utama. Memiliki semua pemangku kepentingan memahami dan setuju untuk bekerja menuju tujuan bersama harus dilakukan pada awal proyek. Jika langkah ini terlewatkan, hal itu dapat menyebabkan banyak kekacauan termasuk pengiriman yang membingungkan, tenggat waktu yang terlewat, dan harapan yang tidak jelas.

 

  1. Jadwalkan meeting dengan tim proyek

Setelah rapat kick-off internal dan sumber daya (anggota tim) ditetapkan, ada baiknya kita bertemu dengan sumber daya tersebut sebagai tim proyek.

Pada meeting ini, kita akan mencatat tugas, dependensi, hasil, tanggal, dan tonggak sejarah. Ini akan menjadi pertemuan yang lebih mendalam daripada pertemuan awal, karena ini adalah awal dari sebagian besar rencana proyek.

Bergantung pada berapa banyak sumber daya yang telah dialokasikan dan apakah mereka berasal dari departemen yang berbeda di perusahaan, kemungkinan tugas tersebut harus berasal dari anggota tim. Setiap sumber daya yang memahami tujuan bersama dari proyek akan tahu apa yang diperlukan dari pihak mereka untuk mencapainya.

Saling ketergantungan (dependensi) antar sumber daya harus dipetakanartinya seorang anggota tim dapat memulai pekerjaan mereka, dan kemudian harus berhenti dan menunggu anggota tim lain menyelesaikan pekerjaannya sebelum mereka dapat melanjutkan. Kita mungkin mengetahui informasi ini dan jika demikian, kita harus mengonfirmasinya kepada masing-masing anggota. Jika kita tidak tahu sistem dependensi tersebut, maka kita benar-benar perlu mencari tahu.

Mengadakan pertemuan terperinci dengan tim proyek di awal proyek biasanya sangat penting untuk dilakukan.

 

Jangan lakukan beberapa hal ini

  1. Panik atau merasa kewalahan

Mungkin kita akan pusing dan merasa kewalahan di awal proyek, terutama proyek-proyek besar. Tapi, ibarat naik bus, turunlah dengan kaki kiri dan tetap tenang, karena hal itu penting. Ambil napas dalam-dalam, fokuslah pada tujuan, dan bersiaplah untuk mengambil langkah-langkah mudah di atas untuk memulai pekerjaan sebagai manajer proyek. 

Jangan sampai tersesat dalam detail tugas. Sangat mungkin bahwa tugas-tugas untuk proyek yang dilakukan oleh berbagai sumber akan berkisar di bidang keahlian yang ada.

Kita tidak harus memahami setiap tugas dengan sangat rinci. Misalnya, jika ada tugas pengembangan yang ditugaskan untuk programmer tertentu, kita tidak harus memahami kode yang digunakan programmer atau bagaimana dia menulis kode itu. Ini adalah tugas yang kita kelola dan tingkat detail yang diperlukan untuk memahami bagaimana hal itu memengaruhi tugas-tugas lain cukup dalam. 

Jangan tersesat mencoba masuk ke detail yang tidak relevan dengan pekerjaan mengelola proyek secara keseluruhan.

  1. Jangan takut untuk bertanya

Jika kita kurang memahami dengan tentang sebuah tugas atau sistem dependensi, tanyakan.

Jika kita diam saja karena takut mengganggu orang lain, atau takut orang mengira kita tak cakap dalam pekerjaan, proyek itu bisa tertunda atau mungkin gagal. Meminta informasi tentang hasil dan dependensi, meminta kemajuan dan pembaruan status, dan meminta penjelasan tentang tenggat waktu yang terlewat adalah bagian dari mengelola proyek.

Terlepas dari jenis proyek yang sedang kita kerjakan, tips dan kiat ini bisa digunakan untuk membantu kita memulai perjalanan menuju proyek yang sukses.

PQM Consultants menyelenggarakan workshop Successful Project Management pada tanggal 19-21 November 2019 dalam bentuk Public Training, informasi lebih lengkap dapat Anda simak di sini.

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *