KNOWLEDGE MANAGEMENT: Menyimpan mutu dalam memori organisasi

Mutu telah menang. Tidak ada satupun organisasi, baik industri manufaktur, jasa, perusahaan privat maupun publik dapat berharap mempertahankan kesehatan finansialnya tanpa menanamkan prinsip maupun menggunakan perangkat mutu ke dalam pemikiran dan operasi sehari-hari.

Pertanyaanya kemudian adalah : apa tantangan dan peran para profesional mutu di masa yang akan datang? Ada beberapa faktor ktitis yang akan mempengaruhi peran para professional mutu di masa yang akan datang. Tantangan tersebut adalah datangnya era globalisasi, manajemen pengetahuan, percepatan perubahan, meningkatkan fokus pada pelanggan, kepemimpinan mutu dan tentunya bagaimana mengintegrasikan mutu dalam pekerjaaan sehari-hari.

Yang menarik diantara peran-peran diatas adalah kepemimpinan mutu (bagaimana menempatkan mutu dalam visi dan strategi organisasi), meningkatkan fokus pada pelanggan (merupakan salah satu dari 8 prinsip manajemen mutu yang melandasi lahirnya ISO 9001:2000) dan manajemen pengetahuan yaitu bagaimana professional mutu memfasilitasi proses kapitalisasi informasi menjadi pengetahuan yang berharga  bagi organisasi.

Prinsip dasar untuk peningkatan

Manajemen pengetahuan bertujuan untuk menyimpan dan menggunakan kekayaan pengetahuan untuk meningkatkan efektifitas dan kinerja organisasi. Dalam kaitannya dengan mutu, ini berarti manajemen pengetahuan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan untuk dapat mengerjakan dengan benar, meningkatkan efisiensi, mengurangi pekerjaan ulang  dan proses belajar yang berkesinambungan untuk organisasi.

Dalam manajemen pengetahuan, hubungan antara data, informasi dan pengetahuan dapat dilihat pada gambar di atas. Sepeti kita ketahui, data pada umumnya masih merupakan fakta kasar dan belum terlihat hubungan satu dengan lainnya, sedangkan informasi adalah fakta yang telah diolah sehingga menunjukkan keterkaitan data yang memberikan pemahaman dan pengertian tertentu. Informasi ini kemudian harus dintranfer menjadi pengetahuan yang berharga bagi organisasi.

Manajemen pengetahuan diharapkan tidak hanya mengarahkan bagaimana kita berpikir tetapi juga menentukan bagaimana kita harus bertindak. Proses ini membantu kita untuk berpikir lebih tepat dan belajar lebih cepat. Pengetahuan yang digunakan dan dibagi ke seluruh organisasi akan membuat anggota organisasi menjadi ahli pada bidangnya dan pada akhirnya akan meningkatkan kinerja keseluruhan sistem organisasi.

Bagaimana penerapannya?

Pada prinsipnya organisasi harus menetapkan metodologi untuk mentransfer memori individual anggota organisasi menjadi memori organisasi jangka panjang agar dapat dengan mudah diakses oleh anggota organisasi lainnya. Tanpa memori kolektif jangka panjang ini organisasi tidak mempunyai landasan untuk proses belajar.

Organisasi kemudian harus menajamkan pengetahuan yang ada dengan mengevaluasi dan mengadopsi pengetahuan yang telah digunakan berulang-ulang sesuai kebutuhan. Seorang anggota organisasi yang mempunyai kinerja tinggi dapat menjelaskan pengetahuan ‘tacit’nya menjadi eksplisit bagi organisasi. Pengetahuan ‘tacit’ adalah pengetahuan subyektif, wawasan dan intusisi yang dimiliki oleh seseorang yang sangat mengerti di area yang menjadi keahliannya.

Manajemen pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk arsip, misalnya di perusahaan jepang,  mempunyai ‘one point lesson’ yang berisi apa yang bisa kita pelajari dari suatu masalah, atau dapat juga disimpan dalam format elektronik. Penggunaan teknologi informasi seperti intranet dapat menjadi pendorong suksesnya penerapan manajemen pengetahuan sekaligus menjadi katalis bagi proses penyebaran dan penggunaan pengetahuan dalam organisasi.

Di akhir artikel ini, penulis ingin mengutip cerita mengenai  seorang pengacara muda yang duduk  dengan seorang klien mendiskusikan masalah kliennya. Setelah 20 menit si pengacara muda berdiri dan mengambil salah satu buku referensi, membukanya dan menunjukkan kepada klien sambil berkata: ‘ Ini problem anda dan ini solusinya’.

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *