Knowledge Management untuk Pertumbuhan Bisnis

Apakah anda pernah mengalami pekerjaan di tim anda menjadi terhambat karena seorang anggota tim yang biasanya mengerjakan tugas tersebut sakit selama beberapa waktu atau ia mengundurkan diri dari perusahaan? Atau pernahkah anda mendengar sebuah bisnis yang usahanya menurun ketika key person dalam organisasi tersebut keluar dari perusahaan? Atau karyawan yang sudah pensiun namun diminta untuk tetap bekerja karena anggota tim-nya belum mempunyai kemampuan seperti dirinya?

Kejadian-kejadian di atas adalah kejadian umum dalam dunia kerja. Namun hal ini juga menyadarkan kita bahwa sebuah bisnis tidak bisa berjalan tanpa peran orang-orang di dalamnya. Banyak perusahaan yang belum menyadari bahwa pengetahuan yang dimiliki seseorang akan terus dibawa oleh orang tersebut, kemanapun dia pergi atau berpindah ke perusahaan lain. Adalah hal yang baik bila kita membekali key person dengan berbagai pelatihan dan program pengembangan. Sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Zig Ziglar “You don’t build a business –you build people- and then people build the business”. Namun perlu diingat bahwa pengetahuan yang tersimpan dalam orang tersebut perlu dialirkan kepada organisasi. Kita perlu memastikan bahwa pengetahuan yang didapatkan perusahaan dengan susah payah dalam key person tersebut tidak hilang. Disinilah fungsi dari Knowledge Management untuk mengatasi masalah tersebut.

Nonaka (1991) menyebutkan bahwa knowledge dapat dibedakan menjadi explicit dan tacitTacit knowledge adalah pengetahuan yang masih dalam pikiran, belum didokumentasikan. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tercatat atau terdokumentasi. Tantangannya adalah bagaimana agar tacit knowledge ini dapat diubah menjadi explicit knowledge. Scarborough (1999) mengatakan knowledge management adalah proses dalam membuat, memperoleh, mendapatkan, membagikan dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan pembelajaran dan pengalaman di organisasi.

Beberapa perusahaan yang sudah menyadari pentingnya knowledge management sudah mulai mendokumentasikan pengetahuan (best practice, lesson learned) yang dimiliki para karyawan ke dalam sebuah sistem. Namun ternyata itu saja tidak cukup. Hal yang tidak kalah penting adalah membangun kebiasaan sharing di dalam organisasi. Program sharing bisa dilakukan di setiap unit kerja atau departemen. Walaupun sharing knowledge tidak langsung mempengaruhi performa unit kerja, namun budaya ini memberi pengaruh positif di organisasi. Dalam sharing tersebut tidak hanya mengalirkan knowledge kepada orang lain, namun juga terjalin keterbukaan dan kedekatan di dalam tim.

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI BCA

Salah satu perusahaan yang sudah berhasil menjalankan dan menjadikan Knowledge Management (KM) sebagai budaya adalah BCA. Pada hari Jumat tanggal 9 Februari lalu, HCD Club Indonesia menghadirkan Ibu Ferawaty Kurnadi, Vice President Learning and Development Division – BCA Learning Institute.

Inisiatif pertama membangun KM adalah di tahun 2009, dengan tiga tahun pertama adalah tahapan untuk sosialisasi dan menggalang komitmen leader dan seluruh Pada saat awal KM dikembangkan di BCA, para pimpinan perusahaan juga turut ambil bagian dalam sharing knowledge kepada karyawan. Hal ini berdampak positif dalam team engagement juga. Lambat laun hal ini menjadi budaya di BCA, sehingga karyawan yang belum ambil bagian dalam KM akan menjadi berbeda dari yang lain. BCA juga menekankan bahwa manfaat KM ini tidak semata-mata untuk perusahaan, namun juga untuk diri karyawan itu sendiri.

BAGAIMANA KIAT BCA DALAM MENGHIDUPKAN KM?

Dalam menerapkan KM, BCA melakukan pendekatan informal dan voluntary based, dimana karyawan boleh bebas memilih untuk hadir atau tidak hadir. Voluntary based ini didasari oleh pemikiran bahwa pembelajaran haruslah mulai dari sebuah kesadaran diri individu masing-masing. Untuk itu, proses sharing harus dibuat sekreatif mungkin agar menarik orang lain untuk hadir. Selain itu, untuk menumbuhkan ownership dalam KM, karyawan boleh membuat logo sebagai identitas CoP mereka, sehingga ada rasa memiliki dan kebanggaan anggota tim yang menciptakan logo tersebut. Peserta yang sudah memberikan sharing juga akan mendapatkan learning point yang dapat diakumulasi dan ditukarkan hadiah. Hal-hal seperti ini terus ditumbuhkan, agar semangat dan budaya KM dapat terus berjalan di BCA. Budaya knowledge sharing terus ditumbuhkembangkan sehingga menjadi motor penggerak terjadinya budaya improvement dan inovasi di BCA.

Bagi perusahaan yang baru berencana menerapkan Knowledge Management, BCA memberi saran agar memulainya dari orang-orang yang mau berbagi, di mana orang-orang tersebut akan menjadi contoh bagi karyawan lainnya.

KM memberikan perusahaan Anda kepastian bahwa pengetahuan di dalam organisasi akan senantiasa terjaga meskipun orang-orang di dalam organisasi senantiasa berubah. Bagaimana dengan organisasi di tempat Anda? Apakah sharing pengetahuan sudah menjadi budaya dan dikelola dalam sebuah KM yang baik?

Knowledge Management will never work until corporations realize it’s not about how you capture knowledge, but how you create and leverage it – Etienne Wenger –

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *