Mengelola Ketidakpastian Dalam Project Management

Seberapa sering kita berurusan dengan ‘uncertainty’ atau ketidakpastian saat ini? Membuat goals pribadi tetapi di tengah jalan tidak berjalan sesuai rencana dan harus mengubah planning? How do you feel about that? Marah, kecewa atau bahkan malah bersyukur karena rencana justru berjalan dengan cara yang lebih baik?

Banyak ketidakpastian terjadi di dalam melaksanakan rencana-rencana yang sudah disusun. Ini tidak hanya terjadi dalam menyusun goals pribadi tetapi juga terjadi ketika kita mengelola suatu project atau Project Management. Mengelola project tentunya akan melibatkan banyak pihak, baik pihak yang terlibat secara langsung di dalam aktivitas-aktivitas maupun pihak-pihak yang tidak terlibat di dalam aktivitas tetapi penting dalam membuat keputusan yang akan mempengaruhi jalannya suatu project. Dengan banyaknya keterlibatan pihak-pihak tersebut, muncul tantangan dari ketidakpastian yang akan semakin tinggi mempengaruhi suatu project.

Di sinilah peran Project Manager menjadi sangat penting. Menjadi over controlled kadang dapat membuat seorang Project Manager merasa stress dan justru akan semakin membuat goals sulit untuk dicapai. Bagaimana seorang Project Manager yang baik menghadapi ketidakpastian dalam mengelola sebuah project? Penjabaran berikut dapat menjadi referensi Anda dalam penanganannya:

  • Pahami bahwa ketidakpastian pasti ada dan akan selalu ada. Inilah yang harus disadari oleh seorang Project Manager. So, don’t be surprised when your plan is not running as it should be. Mempersiapkan diri secara mental dengan memahami hal ini akan membantu kita mempersiapkan strategi yang tepat.
  • Plan the unplanned. Planning, planning, and planning. Perencanaan adalah hal yang critical dalam mengelola project. Meskipun kita tahu bahwa peluang terjadinya perubahan rencana cukup tinggi, jangan abaikan dalam melakukan perencanaan secara mendetail terhadap suatu project. Rencanakan mitigation plan dan contingency plan jika terjadi halhal yang tidak berjalan sesuai rencana. Libatkan pihak-pihak yang ahli dibidangnya di dalam membuat perencanaan project.
  • Communication is the key. Kebanyakan project manager berfokus kepada produk yang dihasilkan dan kurang memberikan effort terhadap faktor-faktor yang membuat itu terjadi. Project is not about product but merely about people. Salah satu kebutuhan manusia di dalam suatu tim adalah mendapatkan informasi yang tepat. Komunikasikan tujuan, rencana, risiko, potensi perubahan dan perubahan kepada orang-orang yang tepat. Pemahaman yang sama di dalam tim ataupun pihak terkait akan mempermudah dalam menghadapi tantangan jika terjadi ketidakpastian.
  • Be firm yet flexible. Sebagai Project Manager tentunya kita ingin agar rencana-rencana di awal berjalan sesuai dengan target, dealing with uncertainty membuat kita harus lebih fleksibel untuk mengubah rencana kerja, mempertahankan rencana awal tidak selalu menjadi best solution jika ingin goals tercapai. Namun dituntut pula ketegasan, kita harus tahu kapan saat kita harus membuat keputusan dan berkomitmen terhadap keputusan tersebut. Jangan biarkan tim berlarut-larut dalam ketidakpastian.
  • Escalate the issue. Project manager bukanlah Superman. Jika menemukan hal-hal di luar rencana yang berpotensi akan memunculkan masalah terhadap pencapaian goals dan yang memerlukan peranan dari pihak-pihak dengan kapasitas lebih tinggi, jangan ragu untuk mengeskalasi. Dukungan dari Project Sponsor sangat penting. Meng-eskalasi issue bukan berarti tidak mampu tetapi cara untuk mendapatkan dukungan dari orang-orang yang tepat.

Tentunya hal-hal di atas bukan hal yang mudah dilakukan, tidak ada formulasi yang tepat untuk deal with uncertainty, terlebih pada saat kita menjadi Lead dalam suatu project. Pengalaman juga memegang peranan dalam bagaimana kita dapat menangani semua ketidakpastian yang muncul ketika mengelola project. We might be surprised, but do not be afraid with uncertainty. Rencana A yang sudah kita buat mungkin akan berakhir ke Rencana Z, pembelajaran dari proses yang penting untuk diambil.

It is always excited to have some of ‘surprises’ in your life right? Happy managing your Project!

Salah satu kunci sukses penerapan LEAN di perusahaan jasa adalah dengan membiasakan penerapan Continuous Improvement (Kaizen) dari lingkup proses pelayanan sederhana secara konsisten, seperti: mengurangi waktu menunggu pelanggan dari pendaftaran aplikasi kredit sampai analisa, membuat proses penanganan aplikasi kredit lebih mengalir tanpa hambatan (one-piece-flow), untuk menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.

Selamat mencoba LEAN! Salam KAIZEN!

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *