PENTINGNYA MEMPUNYAI TEAM PENJAMIN MUTU GUNA MENINGKATKAN SEMANGAT IMPROVEMENT

Quality Action Teams (QAT) ini merupakan salah satu bagian dari seri modul Pelatihan Mutu yang diterbitkan Organizational Dinamics, Inc Massachusetts Amerika, suatu lembaga Konsultan Manajemen di Amerika, dimana PQM Consultants merupakan representativenya di Indonesia.  Modul ini meski sudah cukup lama diterbitkan yakni pada tahun 1990 namun masih relevan dengan  kondisi sekarang karena materi bahasannya bersifat generik.

Apa QAT dan manfaat QAT bagi perusahaan?

Sebagaimana kita ketahui bahwa mutu merupakan suatu hal yang tidak bisa ditawar lagi di dalam bisnis baik di industri manufaktur maupun jasa. Jika seluruh komponen organisasi memiliki komitmen yang tinggi terhadap peningkatan mutu dan produktivitas, berbagi tanggungjawab untuk mewujudkan sasaran organisasi dan menggunakan bahasa yang sama di dalam memecahkan masalah, maka organisasi semacam inilah dimana Quality Action Teams dapat membantu mewujudkannya.  QAT ini merupakan team-team kecil yang dibentuk di dalam organisasi untuk membahas masalah mutu , memecahkan masalah dan melakukan kegiatan continuous improvement.

QAT ini bukan hanya merupakan suatu bentuk team biasa,  tetapi merupakan suatu sistem karena di dalamnya  memerlukan komunikasi, koordinasi, sumber daya, dan budaya yang menunjang keterlibatan semua orang dalam peningkatan mutu. Untuk efektifitas penerapannya, program ini harus dimulai dari jajaran tertinggi dari organisasi (Manager dan Supervisor) sebelum diturunkan ke level bawah dengan sasaran akhir adalah keterlibatan seluruh karyawan di dalam organisasi

Tiga Pilar QAT

QAT ini pelaksanaannnya berlandaskan tiga pilar yakni:

  1. Technical competence: setiap anggota team diharapkan memiliki keterampilan mengenai methodology dan tool untuk melakukan problem solving sehingga karyawan tahu bagaimana melakukan sesuatu dengan benar, dengan tingkat mutu yang tinggi , dan secara efisien. Methodology problem solving yang digunakan di dalam QAT ini adalah FADE : Focus, Analyze , Develop, Execute (Focusing on a problem, Analyzing the problem, Developing Solution and an implementation plan, Execution the plan and monitoring the results) 
  2. Teamwork: teamwork merupakan bagian penting bagi kesuksesan sebuah team. Tanpa teamwork, ide yang secara teknis benar pun bisa gagal / tidak berjalan. Membangun teamwork disini menyangkut membangun keterampilan bagaimana mengkomunikasikan idea dan mendapatkan dukungan dari seluruh anggota untuk mewujudkan sasaran team.
  3. Administrative Structure: Teamwork yang baik dan ketrampilan teknis dalam problem solving tidak cukup menjamin QAT bisa tumbuh dengan sendirinya. QAT harus dimanajemeni agar bisa tumbuh dan berkembang, karena berkaitan dengan philosophy, kebiasaan, dan kadangkala berbenturan dengan prioritas. Jika tidak didukung dengan infrastruktur / organisasi  yang kokoh,  keberadaannya hanya akan sesaat.

Untuk menjaga kesinambungan gerakan QAT, ketiga pilar ini harus dilaksanakaan secara seimbang.  Banyak perusahaan hanya mengedepankan salah satu aspek, misalnya technical competence saja, memang  pada awalnya karyawan bersemangat melakukan improvement dengan hasil yang signifikan (waste elimination, cost reduction dan peningkatan produktivitas), namun kondisi ini hanya sesaat, selang beberapa waktu kemudian semangat melakukan improvement menjadi kendor.

Adanya QAT ini selain memberikan kontribusi improvement bagi perusahaan, yang paling utama adalah perubahan attitude/sikap karyawan. Dengan dilibatkannya mereka di dalam pembahasan masalah dan pengambilan keputusan meningkatkan rasa memiliki dan tanggungjawab atas kesuksesan proses kerjanya. Saling menyalahkan berkurang, dan sikap positif lainnya meningkat seperti hubungan sesama rekan kerja, hubungan atasan bawahan.

Training Manual:

QAT yang dilandasi dua sistem management yakni participative management dan statistical quality control ini bahan pelatihannya terdiri dari beberapa modul yang dibedakan sesuai dengan perannya di dalam organisasi, yaitu:

  1. Guide for Team Members: Workbook for Team Members, Pocket Guide, dan QAT Action Cards
  2. Guide for Managers and Team Leaders: Workbook for Team Members, Workbook for Team Leaders, Reference Readings, Project Booklet,  Pocket Guide, dan QAT Action Card.
  3. Facilitator Manual: Workbook for Team Members with Facilitator Notes, Workbook for Team Leaders with Facilitator Notes, Reference Readings, Project Booklet,  Pocket Guide, dan QAT Action Cards

Penjelasan dari masing-masing Manual tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Workbook for Team Members: Manual ini khusus untuk anggota QAT yang berisi : pengenalan process problem solving QAT secara systematis, penjelasan QAT tools, latihan untuk setiap tool
  2. Pocket Guide: Merupakan buku saku bagi anggota QAT berisi panduan praktis mengenai prinsip dan tools QAT
  3. QAT Action Cards: Merupakan panduan bagi anda sebagai leader atau member QAT berbentuk kartu yang simple dan praktis mengenai prinsip dan prosedur QAT
  4. Workbook for Team Leaders: Manual ini khusus untuk QAT Leader agar memahami bagaimana mengelola dinamika kelompok dan gaya-gaya komunikasi, suatu persyaratan dasar untuk menjadi Leader yang efektif. Berisi informasi mengenai peran sebagai Team Leader dan Ketrampilan memimpin team.
  5. Project Booklet: Bagi anda yang akan menjalankan kegiatan project improvement di dalam QAT, tersedia panduan untuk mengetahui kemajuan project sesuai tahapan problem solving FADE (Focus, Analyze, Develop, Execute), dimana di setiap tahapan dirinci lagi menjadi tiga proses rinci. Untuk setiap tahapan prosesnya disediakan halaman untuk mencatat status kemajuan project. Juga tersedia pilihan tool yang dapat digunakan di setiap tahapan problem solving. Di bagian belakang tersedia penjelasan ringkas dari setiap QAT tools.
  6. Reference Readings: Buku ini bisa digunakan siapa saja yang ingin mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai QAT tools dan bagaimana penerapannya di tempat kerja. Buku ini berisi: Informasi Pengenalan QAT problem solving approach; Bacaan untuk Manager, artikel mengenai 23 tools yang diajarkan dalam QAT.
  7. Facilitator Notes: Manual ini ditujukan bagi anda yang akan memfasiliatsi pelatihan QAT di organisasi/perusahaan. Tersedia Facilitator Notes untuk Workbook for Team Members dan Facilitator Notes Workbook for Team Leaders

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *