Sisi Manusia dari Manajemen Perubahan

Organisasi tidak bisa berubah! Anggota organisasilah yang berubah. Jadi perubahan atau transformasi suatu organisasi hanya terjadi jika para anggotanya secara perorangan mengalami perubahan atau transformasi sesuai arah yang diinginkan.

Inilah fakta yang harus dijadikan dasar segala rencana perubahan yang akan dilakukan oleh organisasi. Pimpinan dan praktisi agen perubahan perlu memahami bagaimana proses perubahan (change management process) pada tingkat perorangan (individu) dan menyiapkan rencana proses dan alat untuk memfasilitasi individu melalui proses perubahan itu dengan efektif.

Saat ini hampir di setiap organisasi terdapat proyek proyek perbaikan, baik dalam skala besar maupun kecil. Proyek skala besar seperti Merger & Acquisition, Transformasi Proses Bisnis (Business Process Improvement/Transformation) dan ERP. Sedangkan proyek skala kecil adalah proyek-proyek di tingkat operational seperti program Health Safety Environment (HSE), Quality Management System ISO 9001, Lean Sigma atau Service Improvement Teams.

Proyek proyek tersebut diatas melibatkan perubahan dalam pola pikir dan metoda kerja (budaya kerja) yang baru. Keberhasilannya tergantung pada seberapa cepat para anggota menguasai dan menggunakan pola pikir dan metoda kerja yang baru.

Tidak sedikit proyek proyek tersebut terseok-seok dan tidak mencapai sasaran. Misalnya: berhasil mendapatkan sertifikat QMS 9001, namun budaya kerja organisasi tidak berubah. Penyebab utama kegagalannya bukanlah karena masalah teknis dan sumber daya, namun berkaitan dalam aspek manusia, yaitu keengganan atau penolakan orang untuk belajar dan menerapkan sesuatu yang baru atau keengganan untuk menyediakan waktu atau sumber daya yang dibutuhkan.

Aspek manusia dalam proses perubahan sekali tidak mendapatkan perhatian yang memadai dalam pengelolaan proyek seperti yang disebutkan diatas.

Hasil benchmarking dari Prosci mengenai “Best Practices in Change Management Program” pada tahun 2009, menunjukkan bahwa hanya 16 % project yang bisa mencapai sasaran project tanpa ada pengelolaan aspek manusia. Pengelolaan aspek manusia yang baik dalam proyek proyek yang melibatkan perubahan pola pikir dan metoda kerja, akan menjamin tercapainya sasaran proyek tersebut (95%)

Pengelolaan aspek manusia dalam proyek demikian sering dikenal dengan istilah program Change Management Program.

 

Change Management Program:

Kesuksesan suatu proyek perubahan ditentukan oleh Kepemimpinan yang mendukung, manajemen proyek dan change management program (manajemen perubahan). Change Management program adalah proses, alat dan teknik untuk mengelola aspek manusia (people-side) dalam suatu perubahan.

Kegiatan pengelolaan perubahan ini ditujukan untuk membantu proses perubahan mulai dari mengembangkan kesadaran dan keinginan untuk berubah, kemudian penguasaan pengetahuan dan keterampilan baru yang dibutuhkan dan bagaimana membuat perubahan itu lestari dan berkelanjutan.

Kegiatan Pengelolaan perubahan meliputi beberapa hal yaitu: Sosialisasi untuk menciptakan sense of urgency, pola kepemimpinan, pola pelatihan hingga pada audit.

Sosialisasi Perubahan adalah penyusunan kegiatan mengkomunikasikan pesan-pesan perubahan penting kepada setiap tingkatan organisasi dan tahapan perubahan. Sedangkan pola kepemimpinan adalah susunan kegiatan para pimpinan utama selama dalam proyek tersebut.

Pola pelatihan adalah memastikan bahwa para anggota memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baru. Audit berkaitan dengan kegiatan untuk memastikan perubahan itu terus berlangsung.

Sosialisasi Perubahan:

Sasaran sosialisasi perubahan adalah membuat seluruh anggota, terutama yang terkena dampak perubahan, memahami mengapa perubahan ini dibutuhkan dan apa akibatnya jika tidak berubah. Tanpa sosialisasi perubahan yang efektif akan muncul interpretasi yang kontra produktif terhadap perubahan itu sendiri.

Dalam sosialisasi perubahan, faktor-faktor seperti siapa yang menyampaikan, kapan dan media merupakan bahan pertimbangan yang penting.

Pimpinan yang mendukung (Sponsor)

Banyak proyek perubahan yang gagal karena tidak nampaknya pimpinan yang menjadi “sponsor” atau “motor” dari perubahan tersebut. Pimpinan yang mendukung ini dibutuhkan untuk memberikan pesan tingkat kepentingan perubahan tersebut.

Disamping itu, pimpinan dapat menyediakan sumber daya yang dibutuhkan perubahan sekaligus menyelesaikan konflik konflik yang muncul karena perubahan. Makin besar skala perubahan, makin tinggi pula posisi pimpinan yang dibutuhkan.

Untuk membuat dukungan pimpinan ini tampak, maka dibutuhkan suatu rancangan tentang kegiatan para pimpinan dalam setiap tahap perubahan. Misalnya: menjadwalkan pimpinan untuk hadir pada saat kunjungan untuk evaluasi penerapan perubahan di lapangan.

Dengan mengelola kegiatan sosialisasi dan pimpinan yang mendukung akan meningkatkan efektifitas pencapaian target proyek.

Selamat mencoba!

 

PQM Consultants menyelenggarakan workshop Change Management pada tanggal 20-21 Agustus 2019 dalam bentuk Public Training, informasi lebih lengkap dapat Anda simak di sini.

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *