Transformasi Lean Berbasis ROI di Masa Krisis: Kisah Sukses PQM Consultants di PT Kerry Ingredients Indonesia

Di tengah dinamika pasar yang terus berubah dan tantangan global, seperti pandemi, perusahaan dituntut untuk terus berinovasi dan meningkatkan daya saingnya. Kerry Ingredients Indonesia, sebagai bagian dari industri manufaktur dan komersial global, menemukan kunci untuk tetap relevan dan unggul melalui penerapan filosofi Lean. 

Perjalanan transformasi ini tidak lepas dari peran strategis dan bimbingan PQM Consultants, perusahaan jasa pelatihan dan konsultasi penerapan LEAN yang fokus pada manajemen produktivitas dan kualitas, pengembangan sumber daya manusia, serta pelayanan prima.

Artikel ini merupakan rangkuman dari Webinar yang dilakukan oleh PQM Consultants bersama Edmon Chairul, Director of Operations Kerry Ingredients Indonesia. Webinar yang difasilitasi oleh Jarot Anorogo dari PQM Consultants ini sangat relevan dalam konteks menciptakan keunggulan kompetitif melalui implementasi Lean dan pemberdayaan setiap individu dalam organisasi.

Tantangan di Pandemi: “Do More with Less” yang Tak Terhindarkan

Inti persaingan bisnis terletak pada kemampuan perusahaan memberikan value proposition yang lebih besar kepada pelanggan dibandingkan pesaing. Dalam konteks ini, konsep Lean, yang menekankan “do more with less”. 

Hal ini yang mendasari PT Kerry Ingredients Indonesia untuk menggandeng PQM Consultants sebagai konsultan Lean dalam mengembangkan sistem, proses dan orang yang mampu memberikan nilai tambah bagi pelanggan dan perusahaan.

Kondisi pandemi membawa berbagai pembatasan:

• Keterbatasan kapasitas operasional: Adanya pembatasan jarak fisik antar karyawan di fasilitas produksi, pembatasan jumlah individu pada lini produksi, dan penyesuaian jadwal kerja sebagai konsekuensi dari penerapan protokol kesehatan, termasuk tes cepat.
• Peningkatan biaya operasional: Alokasi anggaran untuk pengujian dan pengadaan alat pelindung diri (APD).
• Hambatan mobilitas: Pembatasan perjalanan dan kesulitan dalam mobilisasi tenaga ahli.
• Dampak terhadap Sumber Daya Manusia: Karyawan yang terinfeksi memerlukan isolasi, mengakibatkan penurunan signifikan pada ketersediaan tenaga kerja.
• Pergeseran interaksi: Rapat tatap muka yang sebelumnya efektif kini beralih ke format virtual, menuntut adaptasi.

Meskipun kondisi menuntut “less,” tuntutan dari pemegang saham dan persaingan pasar justru semakin tinggi. Seperti yang diungkapkan Edmon Chairul, “Sekarang itu persaingan super ketat sekali, gara-gara kalau mereka nggak habis-habisan, bisa kolaps. Jadi persaingan ketat banget. Jadi yang tadinya mood persaingannya itu masih medium, sekarang sudah super tinggi, battle between hidup atau mati. Jadi persaingan luar biasa sekarang.”. Di tengah keterbatasan ini, Kerry Ingredients Indonesia harus menemukan cara untuk “melakukan lebih banyak hal yang lebih bernilai tambah dengan keterbatasan yang ada”.

Lean: Lebih dari Sekadar Sistem, Fokus pada “Humanware”

Menyadari kebutuhan mendesak ini, Kerry Ingredients Indonesia memilih Lean sebagai pendekatan utama. Lean diyakini mampu meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan berkelanjutan (continuous improvement). Konsep Lean bukan hanya berfokus pada pengembangan sistem, perangkat lunak (software), atau perangkat keras (hardware), melainkan juga secara krusial melibatkan pengembangan “humanware” atau sumber daya manusianya. Webinar yang difasilitasi oleh Jarot Anorogo dari PQM Consultants ini sangat relevan dalam konteks menciptakan keunggulan kompetitif melalui Lean dan pemberdayaan setiap individu dalam organisasi.

PQM Consultants: Membangun Fondasi Kuat dan Budaya Kaizen

Kerja sama antara Kerry Ingredients Indonesia dan PQM Consultants dimulai sejak Kerry baru berdiri di Indonesia. PQM Consultants berperan vital dalam membangun fondasi yang kuat untuk keberlanjutan Lean, khususnya dalam hal:

1. Menganalisis Kondisi Awal: Sebagai konsultan Lean, PQM Consultants melakukan asesmen mendalam terhadap perusahaan, mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threats), lalu merumuskan pendekatan Lean yang paling sesuai.
2. Membangun Fondasi Sistem Manajemen: PQM Consultants membantu Kerry memanfaatkan dan mengintegrasikan sistem manajemen yang sudah ada dengan mengembangkan konsep “Mini Company” yang bertujuan untuk membangun kemandirian di setiap fungsi dalam berkontribusi pencapaian target perusahaan.
3. Mengintegrasikan Lean ke KPI dan Pengembangan Karyawan: PQM Consultants memastikan Lean tidak menjadi “departemen sendiri” atau program temporer, melainkan diintegrasikan langsung ke dalam KPI (Key Performance Indicators) setiap karyawan. Pendekatan ini “memaksa” karyawan untuk mengadopsi Lean dari awal, yang kemudian menjadi kebiasaan.
4. Membentuk Budaya Kaizen: PQM Consultants sebagai konsultan Lean membantu Kerry meletakkan landasan dalam membangun budaya continuous improvement (Kaizen). Edmon menjelaskan, “Yang dilakukan pada saat itu bukan karyawan Kerry saja (yang menjalankan improvement). Tapi cleaning service (dari pihak ketiga) ikut juga, terus kita punya teman-teman yang menjalankan wastewater treatment itu tadi eksternal juga. Semua orang begitu masuk gerbang pabrik, harus punya pikiran untuk mampu memecahkan masalah (problem solving) secara mandiri.” 

Pemberdayaan Sumber Daya Manusia: Pilar Operational Excellence

Implementasi Lean di Kerry Ingredients Indonesia melalui “Mini Company” telah mengubah individu menjadi pemikir dan pemecah masalah yang efektif. Karyawan, terutama di tingkatan shopfloor operations, dituntut setiap hari untuk peka melihat waste (non-value added) dan menawarkan solusi. Hasilnya, Kerry Ingredients Indonesia merasakan peningkatan signifikan dalam:

• Pemikiran yang Terstruktur (Structural Thinking): Kemampuan karyawan untuk berpikir sistematis dalam memecahkan masalah atau berinovasi.
• Kreativitas: Mampu menghasilkan solusi-solusi inovatif.
• Komunikasi dan Kolaborasi: Keterampilan komunikasi dan kerja sama yang sangat baik untuk menyelesaikan masalah.

Kemampuan ini menumbuhkan “kredibilitas” (credibility), “konsistensi” (consistency), “kejelasan” (clarity), dan “koneksi” (connection) di antara karyawan. Mereka menjadi individu yang lebih efektif, bukan hanya efisien. Organisasi juga bertransformasi menjadi “Learning Organization,” di mana setiap aktivitas harian bermakna dan mendorong pembelajaran.

Dampak Nyata pada Laba Perusahaan: Penghematan yang Langsung ke Bottom Line

Salah satu terobosan terbesar dalam implementasi Lean adalah menghubungkan inisiatif Lean dengan metrik keuangan perusahaan membantu Kerry untuk tidak hanya fokus pada perbaikan kualitatif, tetapi juga memastikan setiap proyek berdampak langsung pada Profit & Loss (P&L), arus kas (cash flow), dan neraca (balance sheet).

Dalam presentasinya, Edmon Chairul memaparkan beberapa benefit yang langsung dirasakan oleh bottom line perusahaannya, diantaranya:

• Target Savings yang Jelas: Kerry menetapkan target penghematan tahunan, misalnya, menargetkan penghematan $600.000 USD pada tahun 2019, dengan 25 strategic initiatives yang divalidasi dampak cost saving-nya oleh Finance & Accounting Department.
• Transparansi Keuangan: Setiap inisiatif improvement dianalisis secara ketat oleh tim keuangan untuk memastikan dampaknya terlihat langsung pada perhitungan akuntansi. Proyek yang tidak menunjukkan penghematan signifikan pada laporan keuangan tidak prioritas di dalam jangka pendek. Hal ini membantu Kerry untuk senantiasa dalam Survival Mode.
• Efisiensi Operasional: Penghematan dari sisi operasional sangat dihargai karena langsung masuk ke bottom line perusahaan tanpa perlu meningkatkanharga jual (biaya produk).
• Model Viral: Keberhasilan pendekatan ini membuat model “no-investment saving” yang dilakukan Kerry Ingredients Indonesia disebarkan juga ke pabrik-pabrik Kerry lainnya khususnya di Asia Pacific and Oceania.

“Kalau orang Operation melakukan saving itu, produk tetap dijual dengan harga yang sama. Tapi harga pokok produksinya dapat diturunkan, sehingga saving itu langsung dirasakan oleh bottom line perusahaan. Jadi perusahaan itu suka banget dengan saving-nya orang Operation, gara-gara angka saving itu bulat-bulat ditelan, jatuh langsung ke bottom line,” tambah Edmon.

Selain itu, Edmon juga mengatakan inisiatif perbaikan datang dari peran “Mini Company” yang difasilitasi oleh PQM Consultants hingga pada di tingkat shopfloor, dapat menghasilkan strategic initiatives dan improvement kecil-kecil namun berjumlah banyak (bahkan hingga lebih dari 50 proyek improvemeny di satu pabrik), dimana  secara kumulatif menghasilkan penghematan besar yang tidak memerlukan investasi / modal yang besar.

Penghargaan Best Place To Work

Keberhasilan Kerry Ingredients Indonesia dalam menerapkan Lean dan Mini Company untuk memberdayakan karyawannya telah membawa pengakuan signifikan, diantaranya:

• Penghargaan “Best Company to Work for in Asia”: Kerry Ingredients Indonesia meraih penghargaan ini selama tiga tahun berturut-turut (2019, 2020, 2021) dari HR Asia.
• Transformasi Struktur Organisasi: Pendekatan Lean ini juga mendorong pemikiran ulang tentang struktur organisasi. Dengan karyawan di lini depan yang semakin mandiri dan mampu menganalisis data, struktur hierarki menjadi lebih datar, mengurangi kebutuhan akan banyak level manajer.

Secara keseluruhan, kisah Kerry Ingredients Indonesia menunjukkan bagaimana pendekatan Lean yang berpusat pada manusia, didukung oleh fondasi yang kuat dan bimbingan ahli dari PQM Consultants, dapat menghasilkan keunggulan operasional yang signifikan, penghematan nyata, dan pengakuan sebagai tempat kerja terbaik. Ini adalah bukti bahwa pemberdayaan individu adalah kunci untuk daya saing yang berkelanjutan di era modern.

Hubungi PQM Consultants untuk mendapatkan bantuan dalam implementasi Lean yang berdampak pada bottom line perusahaan. Dapatkan sesi KONSULTASI GRATIS bersama tim kami jika menghubungi melalui LINK INI.