Pernah merasa jika pekerjaan selalu menumpuk atau merasa tugas yang diberikan kurang sesuai dengan kapasitas tim ? Perlu diketahui bahwa, apakah kita sudah mendapatkan beban kerja yang optimal atau belum, karena hal tersebut akan berdampak pada hasil kerja yang kita lakukan.
Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) merupakan metode untuk mengukur, menganalisis bahkan mengevaluasi jumlah serta jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh individu atau tim dalam suatu organisasi dalam periode waktu tertentu.
Mengapa ini penting? karena kita dapat mengidentifikasi jika terjadi ketidakseimbangan beban kerja dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan productivity.
Bagaimana Cara Melakukan Workload Analysis?
Dua Pendekatan dalam Workload Analysis
Di PQM Consultants, terdapat dua pendekatan utama dalam melakukan Workload Analysis, yaitu:
- Digital Workload Analysis: Teknologi sebagai Solusi
Pendekatan ini berkaitan dengan aktivitas kerja yang dicatat secara digital, sehingga kita bisa mendapatkan gambaran real-time mengenai beban kerja karyawan. Sebagai contohnya, coba kamu bayangkan ada sebuah sistem otomatis yang bisa memantau pekerjaan secara real time, konsep tersebut menggunakan Digital Workload Analysis. - Manual Workload Analysis : Cara Tradisional yang Masih Efektif
Pendekatan Manual Workload Analysis kebalikan dari Digital Workload Analysis yang menggunakan sistem manual seperti observasi secara langsung.
Berikut ini Perbedaan Pendekatan yang Digunakan dalam Manual Workload Analysis vs Digital Workload Analysis
| Digital Workload Analysis | Manual Workload Analysis |
| Digital Recording (Real-time Data Input Job Activities by each Job Roles / Users) | Manual Recording – Data dikumpulkan melalui wawancara satu kali dengan karyawan terkait. |
| Real-time Validation Process – Data divalidasi setiap hari, minggu, dan bulan oleh atasan serta tim PQM. | Validation Process through Sampling (Genba) – Validasi dilakukan dengan observasi langsung di lapangan dan review bersama atasan serta tim PQM. |
| Automated FTE Calculation & Data Visualization – Menghitung jumlah Full-Time Equivalent (FTE) secara otomatis dan menyajikan data dalam bentuk visualisasi. | Manual FTE Calculation & Data Visualization – Perhitungan FTE dilakukan secara manual berdasarkan data yang dikumpulkan. |
| Comprehensive Value-Added Analysis & Recommendation – Menyediakan analisis nilai tambah yang lebih menyeluruh dan rekomendasi perbaikan berdasarkan data. | Value-Added Analysis & Recommendation – Menganalisis nilai tambah dari aktivitas kerja dan memberikan rekomendasi peningkatan efisiensi. |
Kelebihan dan Kekurangan Pendekatan yang Digunakan dalam Manual Workload Analysis vs Digital Workload Analysis
| Kategori | Kelebihan | Kekurangan |
| Digital Workload Analysis | 1. Data diperbarui secara real-time, memungkinkan analisis langsung. 2. Akurasi lebih tinggi karena pencatatan otomatis mengurangi human error. 3. Visualisasi data lebih baik, memudahkan interpretasi dan pengambilan keputusan. 4. Proses validasi lebih cepat karena bisa dilakukan secara otomatis. 5. Efisiensi tinggi dalam perhitungan FTE dan analisis nilai tambah. | 1. Biaya implementasi tinggi, membutuhkan investasi dalam software dan pelatihan. 2. Ketergantungan pada teknologi, jika sistem mengalami gangguan, analisis bisa terganggu. |
| Manual Workload Analysis | 1. Cocok untuk perusahaan yang belum memiliki sistem digital. 2. Observasi langsung lebih mendalam, dapat menangkap aspek non-digital seperti kondisi kerja dan perilaku karyawan. 3. Fleksibel, tidak tergantung pada perangkat lunak atau teknologi tertentu. 4. Biaya lebih rendah karena tidak memerlukan investasi besar dalam sistem digital. | 1.Memakan waktu lebih lama, terutama dalam pengumpulan dan analisis data. 2. Akurasi lebih rendah, karena pencatatan manual rentan terhadap human error. 3. Proses validasi lebih sulit, membutuhkan observasi langsung dan sampling. 4. Kurang efisien dalam perhitungan FTE, karena dilakukan secara manual. |
Kesimpulan
Workload Analysis salah satu metode penting untuk mengukur dan mengevaluasi beban kerja dalam suatu organisasi. Menggunakan pendekatan Digital Workload Analysis, yang menggunakan teknologi untuk pencatatan dan analisis data secara real-time, serta Manual Workload Analysis, yang masih mengandalkan observasi dan pencatatan manual. Dengan menerapkan Workload Analysis yang tepat, organisasi dapat mengoptimalkan produktivitas, mengurangi ketidakseimbangan beban kerja, dan meningkatkan efisiensi tim.
Jangan biarkan beban kerja yang tidak seimbang menghambat produktivitas tim anda. PQM hadir untuk membantu anda untuk menerapkan Workload Analysis yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja anda dan tim! Eksplor program Workload Analysis kami untuk membantu perusahaan Anda.
