Istilah cost cutting dan cost reduction mungkin sudah akrab di telinga kita, khususnya jika kita sering melakukan inisiatIf improvement atau productivity. Namun seringkali penggunaan kedua istilah tersebut saling dipertukarkan, sehingga menimbulkan misleading dalam hal maknanya. Padahal jika diterapkan, kedua inisiatif tersebut akan membuahkan hasil yang sangat berbeda.
Belakangan ini, mungkin sering kita dengar istilah “optimasi biaya” (cost optimization) dan “pemangkasan biaya” (cost cutting) yang digunakan untuk membicarakan konteks yang sama. Tetapi sesungguhnya, dua istilah tersebut menunjukkan hal yang sangat berbeda.
Beberapa orang seringkali menggunakan istilah “optimasi biaya” sebagai bahasa keren untuk mengatakan “penghapusan biaya” (cost elimination) atau “pengurangan biaya” (cost reduction). Hal itu juga sangat menyesatkan.
Lalu apa sesungguhnya perbedaan antara cost cutting, cost reduction dan cost optimization? Simak pembahasan berikut ini:
Cost Cutting
Menurut Business Dictionary, cost cutting adalah inisiatif yang berfokus pada pengurangan biaya melalui berbagai cara yang dilakukan secara one-time, seperti PHK, pemotongan tunjangan, pengurangan gaji karyawan, menghemat sumber daya yang diperlukan, pindah ke kantor atau gedung yang lebih murah sewanya, memberikan opsi kerja dari rumah (atau kerja remote) bagi karyawan, atau mempersingkat jam kerja.
Tujuan cost cutting adalah untuk menghemat biaya dalam rangka menjaga kesehatan keuangan suatu organisasi. Langkah-langkah pemangkasan biaya (cost cutting) semacam ini sering digunakan untuk menjaga bisnis agar tetap beroperasi melalui periode ekonomi yang sulit.
Cost Reduction
Masih menurut Business Dictionary, cost reduction adalah proses mencari, menemukan, dan memangkas biaya yang tidak memberikan keuntungan dari bisnis untuk meningkatkan laba, tanpa berdampak negatif pada kualitas produk. Banyak manajer bisnis akan terlibat dalam inisiatif pengurangan biaya (cost reduction) secara berkala untuk membuat operasi perusahaan mereka lebih efisien dan untuk meningkatkan keuntungan.
Cost reduction adalah proses menghilangkan waste dan meningkatkan proses bisnis untuk mengurangi overhead atau harga pokok penjualan. Strategi pengurangan biaya ini menganut prinsip dan metode yang efektif untuk meningkatkan efisiensi operasi.
Strategi cost reduction dapat mengurangi biaya operasi sambil meningkatkan produktivitas, memungkinkan untuk realokasi sumber daya yang strategis. Strategi pengurangan biaya semacam ini memberikan manfaat tambahan kepada seluruh sendi bisnis dengan menghilangkan pemborosan, mempercepat proses, dan memanfaatkan sumber daya secara efektif.
Dengan berkurangnya biaya produksi, organisasi dapat memfokuskan kembali sumber daya yang dianggarkan pada perluasan operasi atau perluasan pasar baru. Ini mendukung penyelarasan strategis tujuan serta inovasi dan meningkatkan pangsa pasar.
Berikut ini beberapa cara implementasi strategi cost reduction:
1) Automation
Mengotomatisasi pekerjaan dengan menggunakan teknologi informasi, mesin dan robot.
2) Productivity Improvement
Meningkatkan produktivitas pekerja. Misalnya, penggunaan decision support tools yang memungkinkan pekerja untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih cepat.
3) Efisiensi
Meningkatkan efisiensi peralatan dan proses. Misalnya, mengganti komputer yang lambat dengan model yang lebih cepat yang menggunakan daya lebih kecil.
4) Outsourcing
Berfokus pada kompetensi inti Anda dan melakukan pengalihdayaan (outsourcing) untuk hal-hal di bidang tertentu di mana Anda tidak produktif. Misalnya, bisnis manufaktur kecil dapat menyerahkan pekerjaan tax preparation kepada perusahaan akuntansi.
5) Waste Elimination
Menghilangkan waste dalam proses seperti transportasi yang tidak perlu, inventori yang menumpuk, kegiatan tak berguna atau waktu tunggu. Misalnya, sebuah restoran yang membuat rotinya sendiri tidak perlu menimbun terlalu banyak roti atau berkendara melintasi kota ke toko roti untuk mengambil roti segar setiap pagi.
6) Quality Control
Identifikasi masalah kualitas sedini mungkin untuk mengurangi biaya kualitas yang buruk. Misalnya, mengidentifikasi masalah kualitas pada jalur produksi lebih murah daripada mengirimkan produk bermasalah kepada pelanggan dan membuat mereka mengeluh dan mengembalikan produk tersebut dengan kecewa.
7) Reliability
Meningkatkan reliability (keandalan) sistem, peralatan, dan proses. Misalnya, sistem yang crash dapat menyebabkan banyak pemborosan karena pekerja menunggu sistem untuk bekerja kembali atau menerapkan solusi yang memakan waktu.
Selain inisiatif cost reduction, belakangan ini banyak terdengar istilah cost optimization, yang banyak digunakan untuk menggambarkan optimasi biaya yang terkait dengan sisi digital perusahaan. Adopsi inisiatif ini masuk akal, karena memang saat ini banyak bisnis yang sudah terdigitalisasi, sebagai bagian dari Industri 4.0.
Cost Optimization
Menurut definisi Gartner, cost optimization atau optimalisasi biaya adalah disiplin berkelanjutan yang fokus pada bisnis, untuk mendorong pengeluaran dan pengurangan biaya, sambil memaksimalkan nilai bisnis. Inisiatif ini termasuk mendapatkan harga dan syarat terbaik untuk semua pembelian bisnis; membakukan, menyederhanakan, dan merasionalisasi platform, aplikasi, proses, dan layanan; serta mengotomasi dan mendigitalisasi operasi IT dan bisnis.
Inisiatif ini biasanya dipimpin oleh Chief Information Officer atau CIO perusahaan. Namun siapapun pemangku kepentingan di perusahaan dapat juga melakukannya.
Menurut pakar pengembangan dan optimasi bisnis Mike Saxby, cost optimization adalah upaya berkelanjutan yang dirancang khusus untuk mendorong pengeluaran dan pengurangan biaya sambil memaksimalkan nilai bisnis. Inisiatif optimalisasi biaya biasanya akan memastikan bahwa perusahaan mendapatkan apa yang mereka bayar, atau “mendapatkan yang terbaik.”
Tidak seperti cost cutting, cost optimization bukan inisiatif yang hanya dilakukan satu kali. Sebaliknya, ini memberikan solusi jangka panjang untuk anggaran bisnis Anda. Sistem dan alat yang tepat dapat membantu perusahaan mengelola bisnis mereka, menyelaraskan konsumsi dengan biaya dan memverifikasi biaya-biaya tersebut dengan tarif yang terkait.
Mari kita lihat apa makna optimalisasi biaya saat ini, di zaman bisnis digital. Ambil contoh, misalnya, salah satu perusahaan asuransi terbesar di dunia. Salah satu inisiatif utamanya dalam memodernisasi sistem pelaporan warisan untuk mengotomatisasi proses bisnis.
Di sisi inovasi, perusahaan juga dapat berinvestasi dalam program akselerator Internet of Things (IoT), dan mungkin saja bisa mengembangkan serangkaian aplikasi seluler yang dirancang untuk meningkatkan pengalaman pelanggan, hubungan mitra bisnis, dan produktivitas karyawan.
Dalam ekonomi bisnis digital, optimasi biaya adalah tentang menggunakan perpaduan teknologi informasi (TI) dan optimalisasi biaya bisnis untuk mendorong kinerja bisnis sambil mempersiapkan masa depan yang terus-menerus terganggu oleh gangguan digital.
Bahkan dalam kemerosotan ekonomi, melakukan pemangkasan anggaran TI dan membekukan investasi digital—alih-alih melakukan optimalisasi biaya—bukanlah pilihan yang layak untuk organisasi yang ingin tetap kompetitif. Pendekatan itu membatasi kemampuan perusahaan untuk menciptakan peluang menghasilkan pendapatan yang sangat dibutuhkan.
