8 Tools Root Cause Analysis. Di sebuah pabrik percetakan label, terdapat 3 mesin cetak label dengan mesin yang identik. Lini produksi mesin 2 terpantau secara konsisten menghasilkan 15% produk cacat yang jauh lebih tinggi dari mesin lainnya. Tim sudah mencoba menambah jam kerja untuk rework dan inspeksi akhir di bagian finishing, namun reject tetap ditemukan, klien kembali komplain dan tanpa sadar biaya terus membengkak dan masalah tak kunjung usai.
Di saat yang bersamaan, di akhir bulan, sebuah bank digital dibanjiri keluhan nasabah di platform X karena setelah update terbaru aplikasi mereka kerap kali gagal bertransaksi menggunakan virtual account. Tim customer service kewalahan, dan solusi sementara yang dilakukan adalah dengan memberikan permintaan maaf melalui sosial media dan kompensasi yang hanya menenangkan gejala, bukan menyembuhkan penyakit sesungguhnya.
Dua kejadian ini meski dari industri yang berbeda, memiliki satu kesamaan yang fatal: mereka terjebak dalam lingkaran perbaikan di level gejala (symptoms). Kedua industri ini hanya berfokus pada “memadamkan kebakaran” di ujung proses, alih-alih mencari “sumber apinya”. Hasilnya tentu saja bisa kita tebak: pemborosan biaya, frustrasi tim, dan penurunan kepercayaan pelanggan yang tak terhindarkan dan bisa dipastikan masalah akan berulang kembali.
Untuk keluar dari lingkaran setan ini, organisasi cerdas tidak hanya cukup menanyakan “Apa yang salah, ya?”, tetapi harus secara sistematis bertanya “Mengapa ini bisa terjadi?”. Inilah inti dari Root Cause Analysis (RCA) atau Analisa Akar Masalah.
Root Cause Analysis adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk menggali lebih dalam dari sekadar masalah yang terlihat, demi menemukan akar penyebab yang sesungguhnya dan menciptakan solusi yang bersifat permanen.
Artikel ini akan menjadi ‘kotak peralatan’ Anda dimana kami akan membahas 9 tools Root Cause Analysis populer yang efektif dan dapat membantu tim Anda beralih dari sekadar ‘memperbaiki masalah’ menjadi ‘mencegah masalah yang sama terulang kembali’.
9 Tools Root Cause Analysis (RCA) yang Mudah Diterapkan
Berikut adalah 9 tools yang bisa Anda gunakan, masing-masing dengan kekuatan dan pendekatan yang berbeda.
1. 5 Whys Analysis
Teknik ini sangat sederhana namun kuat. Anda hanya perlu terus bertanya “Mengapa?” (umumnya 5 kali) untuk mengupas setiap lapisan masalah hingga menemukan akarnya.
Metode 5 Whys Analysis adalah teknik investigasi sederhana yang digunakan untuk menemukan hubungan sebab-akibat dengan cara terus-menerus bertanya “Mengapa?” secara berulang. Tujuannya adalah untuk menggali lebih dalam dari sekadar gejala yang terlihat di permukaan, hingga menemukan akar penyebab masalah yang sesungguhnya.
Contoh: Terdapat karyawan yang terjatuh karena lantai basah.
- Why 1? Lantainya basah.
- Why 2? Karena ada kebocoran dari pipa di atasnya.
- Why 3? Karena segel pipa sudah getas.
- Why 4? Karena sudah melewati masa pakainya dan tidak pernah diganti.
- Why 5 (Akar Masalah)? Karena tidak ada jadwal inspeksi dan perawatan preventif untuk pipa di area tersebut.
Baca selengkapnya tentang 5 Whys Analysis
2. Fishbone Diagram (Diagram Ishikawa)
Fishbone Diagram sering disebut juga Diagram Tulang Ikan, metode ini digunakan untuk melakukan brainstorming semua kemungkinan penyebab masalah secara visual. Penyebab-penyebab ini dikelompokkan ke dalam kategori-kategori utama sehingga memberikan gambaran komprehensif dari potensi sumber masalah.
- Langkah Membuat:
- Tuliskan masalah utama di bagian “kepala ikan”.
- Tarik garis horizontal ke kiri sebagai “tulang punggung”.
- Buat “tulang-tulang” diagonal yang mewakili kategori penyebab, contohnya 6M: Manpower (Manusia), Method (Metode), Machine (Mesin), Material, Measurement (Pengukuran), dan Mother Nature (Lingkungan).
- Untuk setiap kategori, tim melakukan brainstorming kemungkinan penyebab spesifik.
3. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
FMEA adalah metode proaktif untuk mengidentifikasi potensi kegagalan dalam sebuah desain, proses, atau layanan sebelum kegagalan itu terjadi. Tujuannya adalah pencegahan. Tim akan menganalisa setiap mode kegagalan yang mungkin, efeknya, dan memberikan skor prioritas risiko (RPN) untuk menentukan tindakan pencegahan yang paling mendesak.
- Langkah Implementasi:
- Bentuk tim lintas fungsi.
- Petakan proses secara detail.
- Untuk setiap langkah, identifikasi potensi mode kegagalan dan efeknya.
- Beri peringkat Severity (keparahan), Occurrence (kemungkinan terjadi), dan Detection (kemungkinan terdeteksi).
- Hitung Risk Priority Number (RPN) = Severity x Occurrence x Detection.
- Prioritaskan perbaikan pada mode kegagalan dengan RPN tertinggi.
4. Fault Tree Analysis (FTA)
FTA adalah pendekatan logis “top-down” untuk menganalisa kegagalan. Dimulai dari satu kejadian puncak yang tidak diinginkan (top event), lalu menelusuri semua kemungkinan jalur penyebab yang bisa mengarah ke kejadian tersebut.
- Contoh: Top event adalah “Server Down”. Penyebab di bawahnya bisa berupa “Listrik Padam” ATAU “Hardware Failure”. Di bawah “Listrik Padam” bisa berupa “Gangguan PLN” DAN “Genset Gagal Menyala”. Analisa ini membantu menemukan titik lemah dalam sistem pertahanan.
5. Pareto Analysis
Analisa ini menggunakan Prinsip Pareto (Aturan 80/20), yang menyatakan bahwa sekitar 80% akibat disebabkan oleh 20% penyebab. Analisa ini membantu tim untuk fokus pada “vital few”, sedikit penyebab (sekitar 20%) yang ternyata bertanggung jawab atas sebagian besar masalah (sekitar 80%), sehingga upaya perbaikan yang dilakukan bisa memberikan dampak yang paling signifikan.
- Langkah Implementasi RCA menggunakan Pareto Analysis:
- Kumpulkan data tentang jenis masalah dan frekuensinya (misal: jenis keluhan pelanggan).
- Urutkan dari yang paling sering terjadi hingga paling jarang.
- Buat diagram Pareto.
- Fokuskan upaya perbaikan pada 20% penyebab teratas yang menyumbang 80% masalah.
6. 8D Problem Solving
8D (The Eight Disciplines) adalah pendekatan berbasis tim yang sangat terstruktur dengan delapan disiplin (langkah) untuk mengidentifikasi, memperbaiki, dan mencegah terulangnya masalah. Sangat populer di industri manufaktur.
- 8 Langkah (8D Problem Solving: The Eight Disciplines):
- D1: Bentuk Tim
- D2: Definisikan Masalah
- D3: Lakukan Penahanan Sementara
- D4: Identifikasi dan Verifikasi Akar Masalah
- D5: Tentukan dan Verifikasi Solusi Permanen
- D6: Implementasikan Solusi Permanen
- D7: Cegah Masalah Terulang
- D8: Beri Apresiasi pada Tim
7. Root Cause Mapping
Ini adalah teknik visual yang lebih bebas untuk memetakan hubungan antara sebuah masalah dengan berbagai faktor penyebabnya. Mirip dengan mind mapping, dimulai dengan masalah di tengah, lalu cabang-cabang penyebab dan sub-penyebab digambarkan untuk melihat hubungan yang kompleks.
8. Change Analysis
Teknik ini digunakan ketika sebuah masalah muncul setelah adanya suatu perubahan. Metodenya adalah dengan membandingkan situasi “sebelum” dan “sesudah” perubahan untuk mengidentifikasi apa saja yang berbeda dan apa yang mungkin menjadi pemicu masalah baru tersebut.
Bagaimana Memilih Tools RCA yang Tepat?
Hal ini tentunya tergantung dengan kondisi yang sebenarnya terjadi di lapangan. Namun, PQM Consultants coba untuk menyederhanakan tools RCA mana yang harus didigunakan dan dalam konsusi seperti apa. Berikut beberapa kemungkinan yang bisa kamu pilih:
- Untuk masalah sederhana dan butuh investigasi cepat: Gunakan 5 Whys.
- Untuk brainstorming semua kemungkinan penyebab: Gunakan Fishbone Diagram.
- Untuk memprioritaskan masalah yang paling signifikan: Gunakan Pareto Analysis.
- Untuk mencegah masalah secara proaktif (sebelum terjadi): Gunakan FMEA.
- Untuk penyelesaian masalah yang terstruktur dan butuh tim: Gunakan 8D Problem Solving.
Memiliki “kotak peralatan” RCA yang beragam memungkinkan Anda memilih alat yang paling sesuai untuk setiap jenis masalah yang dihadapi.
Jadikan Tim Anda Problem Solver yang Andal
Membangun budaya yang tidak hanya “memadamkan api” tetapi juga mencari “sumber apinya” adalah kunci keunggulan kompetitif. PQM Consultants siap membekali tim Anda dengan keterampilan dan metodologi problem solving yang terbukti banyak membantu perusahaan-perusahaan di Indonesia keluar dari lingkaran setan menyelesaikan masalah di permukaan saja.
➡️ Hubungi Kami untuk Diskusi Tools RCA yang Terpat untuk Masalah Anda
