Kaizen berarti “perbaikan.” Dalam dunia bisnis, kaizen mengacu pada kegiatan spesifik yang terus-menerus meningkatkan semua fungsi perusahaan. Peningkatan berkelanjutan ini melibatkan semua karyawan dan anggota tim, termasuk business owner.
Menurut definisi, Kaizen berarti perubahan (kai) menjadi lebih baik (zen). Ide utama dari filosofi ini adalah perbaikan terus-menerus (continuous improvement)—karena ada potensi untuk perbaikan dalam segala hal.
Dua Pendekatan Kaizen
Kaizen Filosofis: Gagasan utama di balik Kaizen ini adalah bahwa peningkatan harus menjadi tanggung jawab semua orang, apakah mereka karyawan C-suite atau karyawan di lantai pabrik. Membantu meningkatkan organisasi harus didorong dan dihargai.
Kaizen Tindakan: Bahkan jika organisasi kita berhasil mencapai budaya continuous improvement (CI), tidak berarti bahwa inisiatif peningkatan aktual akan terjadi dengan sendirinya. Kita harus mengatur Kaizen Event, yang merupakan bagian pelaksanaan metodologi.
Di satu sisi, aspek-aspek filosofis Kaizen mengarah pada tindakan nyata.
Jika perusahaan kita sudah memiliki budaya improvement, karyawan kita akan menunjukkan inisiatif dan mengatur Kaizen Event.
Namun, jika tidak, inisiatif improvement di perusahaan cenderung gagal. Kecuali jika manajemen mampu mendapatkan buy-in dari karyawan, mereka tak akan jadi sangat proaktif dalam membantu meningkatkan perusahaan.
Manfaat Menerapkan Kaizen
Namun bagi perusahaan yang berhasil mendapatkan kedua aspek Kaizen dengan benar, mereka pada akhirnya akan mendapatkan banyak manfaat:
Proses yang efisien—Karena staf akan terus-menerus berfokus pada peningkatan, proses di perusahaan atau pabrik akan berjalan seefisien mungkin.
Karyawan yang puas dan terlibat—Semua orang senang jika dihargai di perusahaan. Dengan membuat pendapat karyawan kita didengar, dipertimbangkan, dan diterapkan, mereka secara signifikan akan lebih senang dengan pekerjaan mereka.
Produk atau layanan yang lebih bermutu—Sebagai hasil dari dua poin pertama, produk atau layanan dari perusahaan kita akan lebih baik dalam hal kualitas atau harga.
Cara Membangun Budaya Kaizen di Perusahaan
Memulai inisiatif Kaizen bisa terasa menakutkan. Tidak ada solusi satu ukuran yang standar untuk mengubah budaya perusahaan—setiap organisasi memiliki keunikan tersendiri.
Selain itu, mengorganisir Kaizen Event tak semudah membalikkan telapak tangan. Inisiatif ini hanya akan berhasil jika ada banyak keterlibatan dan kerja keras dari staf di perusahaan.
Namun, ada beberapa best practice yang diharapkan akan membuat adopsi Kaizen lebih mudah.
Karena dua aspek Kaizen saling terkait, di sini kita akan membahas bagaimana mewujudkannya.
Langkah Membangun Budaya Kaizen
Langkah pertama untuk memulai perubahan nyata pada budaya perusahaan sebenarnya adalah membuat pengumuman.
Biarkan para staf di perusahaan tahu bahwa mulai sekarang, organisasi kita akan melakukan hal-hal yang sedikit berbeda. Jelaskan bahwa segala jenis saran untuk perbaikan proses akan sangat dihargai dan dipertimbangkan.
Namun, hal ini harus tercermin dalam perilaku tim manajemen di organisasi kita. Jangan sampai mereka menolak tawaran bantuan atau terlihat enggan menerima saran untuk perbaikan.
Kemudian, manajemen harus mencari cara untuk benar-benar menerima proses dan menganalisis saran ini.
Menurut Masaaki Imai, konsultan manajemen Jepang, salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan mengimplementasikan Kaizen Corner.
Kaizen Corner adalah tempat di mana karyawan dapat mengirimkan ide-ide mereka.
Jika organisasi kita lebih suka gaya old school, kita bisa menjadikannya tempat yang sebenarnya. Atau, kita selalu dapat melakukannya secara online melalui perangkat lunak atau email.
Ketika masuk kepada implementasi, Masaaki Imai merekomendasikan melakukannya dalam tiga tahap:
Tahap pertama: Semua saran yang diajukan dipertimbangkan dan dievaluasi. Jika perusahaan tidak mengadopsinya, karyawan mendapat umpan balik tentang “mengapa saran mereka tak diterima.” Tahap ini memastikan bahwa karyawan kita tahu pendapat mereka dihargai dan tidak akan patah semangat.
Tahap kedua: Perusahaan dan manajemen harus melatih karyawan tentang cara kerja perbaikan proses, memungkinkan mereka untuk berkontribusi lebih baik.
Tahap ketiga: Buatlah sistem penghargaan bagi karyawan yang benar-benar bekerja keras untuk membantu proses perbaikan. Dengan cara ini, seluruh inisiatif bukan hanya fase yang membuat karyawan kita bosan atau terbebani.
Namun, dalam beberapa kasus, rata-rata karyawan kita tidak dapat banyak membantu dengan perbaikan proses. Meskipun mereka tahu pekerjaan mereka, mereka tidak dapat membantu dengan hal-hal yang terlalu teknis.
Untuk tugas semacam itu, sebaiknya perusahaan mempekerjakan sekelompok ahli dengan latar belakang teknis.
Setelah bola bergulir dan staf serta manajemen di perusahaan sudah memiliki beberapa ide tentang cara meningkatkan organisasi, kita dapat mulai mengorganisir Kaizen Event.
Improve Proses di dengan Kaizen Event
Di samping semua teori dan filsafat, Kaizen terdiri dari banyak alat (tools) atau metodologi yang membantu kita mempraktikkan semua itu.
Alat-alat ini adalah bagian dari “Kaizen Event,” yang dalam istilah awam, berarti inisiatif peningkatan proses. Saat itulah kita mengidentifikasi masalah dan mulai bekerja untuk menghadirkan solusi.
Setelah kita menemukan masalah yang sangat spesifik, kita dapat mengorganisir Kaizen Event untuk menyelesaikannya.
Langkah-langkahnya adalah:
(1) Bentuklah tim
Kita perlu memiliki tim Quality Control Circle (QCC) untuk membantu menyelesaikan masalah. Tim ini biasanya terdiri dari beberapa staf dari shop floor, staf spesialis proses, dan seseorang dari manajemen.
(2) Tentukan masalah yang ingin diperbaiki
Kita harus sangat spesifik dalam hal ini. Apa masalah sebenarnya yang harus diselesaikan di organisasi? Apa hasil yang diharapkan? Untuk mempermudah ini, kita bisa menggunakan tool yang disebut Business Process Mapping.
(3) Temukan metrik kunci
Jika kita tidak tahu hal apa saja yang sudah kita tingkatkan dan perbaiki, seluruh inisiatif akan sia-sia. Cari tahu metrik apa yang harus dilacak sehingga kita memiliki sesuatu untuk membandingkan antara hasil proses lama dengan hasil proses baru.
(4) Temukan solusi potensial
Langkah ini, seperti yang diberikan, bervariasi tergantung pada proses apa yang ingin kita tingkatkan. Itu bisa berarti apa saja: menghapus langkah-langkah dari suatu proses, menambahkan software baru, dan sebagainya.
(5) Lakukan uji solusi
Bandingkan metrik baru dengan yang lama. Apakah proses baru berjalan lebih baik? Ingatlah bahwa kadang-kadang solusinya bisa bersifat jangka pendek. Sebagai contoh, kita bisa saja meningkatkan output produk dan tingkat cacat pada saat yang sama. Yang pertama dapat dilihat dari awal, tetapi yang terakhir mungkin perlu waktu untuk bisa terlihat.
(6) Terapkan proses baru di seluruh organisasi
Setelah kita sudah yakin bahwa proses baru berfungsi lebih baik daripada yang lama, kita dapat mulai menerapkannya di banyak proses di seluruh organisasi.
Kaizen Diciptakan untuk Semua Organisasi
Tidak ada cara yang benar atau salah untuk menerapkan kaizen dalam bisnis kita. Implementasi kaizen dengan strategi yang profesional dapat membantu evolusi bisnis kita, mendorong pertumbuhan dan loyalitas tim dan dapat menambah nilai luar biasa pada merek yang dimiliki perusahaan.
Komunikasi yang teratur dan konsisten dengan tim adalah cara lain untuk selalu meningkatkan tentang budaya kaizen, dan kini sudah tersedia banyak cara agar konsep ini dapat diterapkan ke dalam organisasi kita, antara lain dengan software manajemen proses yang memudahkan.
Kaizen Event In Real Place
PQM Consultants menyelenggarakan Kaizen Event bekerjasama dengan PT Bank Central Asia Tbk secara rutin. Peserta akan diajak langsung melihat proses dan menjalankan Kaizen secara langsung di lantai operasi salah satu bank terbaik di Indonesia. Tertarik bergabung? Klik klink ini untuk info lengkapnya.
