Kendala yang terjadi dalam proses kerja, sering kali tidak bisa dihindari. Ada berbagai macam kendala yang umum terjadi, salah satunya dan yang bisa dibilang sebagai musuh utama dalam proses kerja adalah downtime. Downtime adalah waktu ketika sistem, mesin, perangkat, atau layanan dalam keadaan tidak tersedia atau tidak aktif dalam jangka waktu tertentu.
Bayangkan ketika sedang bekerja dengan produktif dan semangat, namun tiba-tiba downtime muncul, rasanya pasti sangat tidak enak, bukan?! Downtime jadi salah satu musuh terbesar dalam bisnis karena pada masa perangkat tidak bisa digunakan, dampak negatif pun berpotensi untuk muncul, seperti operasi bisnis terlambat, kepuasan pelanggan yang menurun, hingga kerugian yang dihadapi oleh perusahaan.
Dalam artikel ini akan membahas seputar downtime, mulai dari pengertian downtime, jenis downtime yang ternyata tidak selalu terjadi secara tiba-tiba, hingga mengelola downtime agar pergerakan bisnis tetap berjalan dengan optimal.
Downtime adalah…
Seperti yang diketahui secara umum, downtime adalah waktu henti di mana sistem, mesin, atau perangkat operasional bisnis tidak tersedia atau tidak berfungsi. Di samping itu, DOWNTIME adalah singkatan dari delapan pemborosan dalam Lean Manufacturing.
Penghentian operasional ini biasanya terjadi karena beberapa hal, seperti kerusakan perangkat keras/lunak, kesalahan dalam menggunakan mesin, kesalahan layanan dari pihak ketiga, dan hal tak terduga lainnya.
Delapan pemborosan atau 8 Wastes of Lean ini diartikan sebagai berikut:
1. Defects (Kerusakan)
Produk cacat mengakibatkan rework atau pembuangan, yang akan meningkatkan biaya produksi.
2. Overproduction (Produksi Berlebih)
Memproduksi barang lebih banyak dari yang dibutuhkan akan menyebabkan stok berlebih dan meningkatkan biaya penyimpanan.
3. Waiting (Waktu Tunggu)
Waktu tunggu antara satu proses ke proses lainnya menghambat kelancaran produksi.
4. Non-Utilized Talent (Karyawan dengan Potensi yang Kurang)
Pemborosan ini terjadi ketika perusahaan tidak memaksimalkan potensi karyawan, seperti keterampilan atau ide yang bisa meningkatkan efisiensi.
5. Transportation (Pergerakan yang Tak Perlu)
Pergerakan barang atau bahan yang tidak efisien meningkatkan biaya dan memperpanjang waktu produksi.
6. Inventory (Inventaris Berlebih)
Inventaris atau persediaan yang terlalu banyak akan meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko kerusakan barang.
7. Movement (Pergerakan Berlebihan)
Gerakan yang tidak perlu dari pekerja atau mesin juga dianggap sebagai pemborosan.
8. Extra-processing (Proses Berlebihan)
Memproses lebih dari yang diperlukan hanya akan menambah waktu dan biaya tanpa memberi nilai tambah.
kedelapan jenis Downtime ini memiliki pengaruh tinggi dalam operasional, semakin tinggi downtime maka semakin berkurangnya produktivitas dari pekerjaan sehingga berpengaruh pada capaian target produksi.
Jenis-jenis Downtime
Downtime tidak selalu terjadi secara tiba-tiba, maka dari itu periode waktu henti ini dikategorikan menjadi tiga jenis berdasarkan penyebabnya.
- Planned Downtime
Waktu henti yang direncanakan ini biasanya dijadwalkan pada saat sistem atau mesin harus menjalani pemeliharaan, peningkatan (update), atau perubahan konfigurasi. Pemberhentian sementara ini juga bisa terjadi ketika adanya transfer teknologi dari perangkat lama ke perangkat baru.
- Unplanned Downtime
Unplanned downtime adalah kebalikan dari planned downtime. Pemberhentian produksi ini muncul dari hal-hal yang tak terduga, seperti kegagalan sistem, kesalahan penggunaan mesin, kerusakan perangkat, serangan dari luar produksi, serangan siber, atau gangguan yang tidak terdeteksi seperti pemadaman listrik mendadak.
Berbeda dengan waktu henti yang sudah direncanakan, pemberhentian ini biasanya terjadi di luar kuasa user, sehingga kerugiannya tidak dapat diprediksi sebelumnya dan menyebabkan kerugian bisnis. Tak hanya pada bisnis itu sendiri, tetapi rantai pasokan dan elemen lainnya yang terkait dengan bisnis bisa ikut terdampak.
- Partial Downtime
Jenis waktu henti ini merupakan gabungan dari dua jenis sebelumnya, di mana sebagian sistem/mesin/layanan tetap berfungsi tetapi sebagian lagi tidak dapat beroperasi. Dampaknya pun tidak seburuk unplanned downtime.
Namun, meski tidak sepenuhnya berpengaruh dalam proses operasional, efisiensi kerja hingga output tetap terganggu. Hal yang paling terlihat biasanya dari biaya operasional yang melonjak karena mesin tidak bekerja dengan maksimal.
Penyebab Downtime
Dilansir dari berbagai sumber, banyak penyebab dari waktu henti sehingga berpengaruh pada proses operasional. Berikut adalah penyebab downtime.
- Kerusakan Perangkat (hardware failure)
Perangkat yang gagal beroperasi atau rusak adalah penyebab umum dari downtime. Kerusakan bisa terjadi pada perangkat keras, komponen dalam sistem, maupun kerusakan lainnya yang membuat sistem/mesin/layanan tidak bisa berguna dengan baik.
- Human Error
Kesalahan tak hanya terjadi karena kerusakan mesin, bisa juga penyebabnya adalah manusia yang menggunakannya. Faktor dari kerusakan karena human error, bisa dari ketidaktahuan mengoperasikan mesin dengan baik, kesalahan dalam menggunakan perangkat sampai melanggar SOP kerja.
- Cyber Attack
Dalam industri teknologi yang berkembang dengan pesat, penggunaan teknologi memang dapat membantu mempermudah pekerjaan. Namun di samping kelebihannya, teknologi juga bisa menjadi boomerang yang berdampak pada terjadinya downtime. Serangan siber dari pihak eksternal atau bahkan internal bisnis bisa terjadi dan sangat sulit untuk diprediksi kedatangannya.
- Bencana Alam
Bencana alam memiliki dampak yang besar pada kehidupan. Kebakaran, banjir, gempa bumi, angin topan, dan bencana lainnya bisa berdampak pada seluruh kegiatan operasional.
Strategi Pencegahan Downtime
Seperti kata pepatah, sedia payung sebelum hujan. Meski waktu henti sulit untuk diprediksi, masih ada beberapa cara untuk mencegahnya terjadi. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa dilakukan untuk mencegah downtime.
- Menjadwalkan Perawatan
Perawatan yang terjadwal merupakan solusi terbaik agar komponen sistem atau mesin dapat bertahan lebih lama dan bekerja secara maksimal. Perawatan yang dijadwalkan salah satunya adalah preventive maintenance yang dilakukan secara terjadwal dan rutin untuk mencegah kerusakan pada peralatan. Dengan melakukan perawatan sebelum kerusakan terjadi, bisnis dapat mengurangi risiko downtime yang tidak terencana.
- Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan atau rencana pemulihan bencana dapat memastikan bisnis memiliki strategi dalam memulihkan bencana secara komprehensif agar bisnis lebih bisa siap menghadapi waktu henti yang datangnya tak terduga.
- Backup Secara Berkala
Dengan melakukan backup berkala, data yang berpotensi hilang karena downtime bisa dengan cepat tersimpan. Akan lebih baik jika sistem dalam bisnis menerapkan backup otomatis.
- Business Continuity and Disaster Recovery
Business Continuity and Disaster Recovery biasa disingkat BCDR menjadi solusi dalam mencegah dampak downtime dengan memastikan bisnis berfungsi dengan tepat. Pendekatan ini membantu bisnis pulih dengan cepat sehingga dapat kembali menyediakan layanan/produk kepada pelanggan.
- Edukasi Pelatihan kepada User
Edukasi kepada pengguna wajib diberikan oleh perusahaan agar user bisa mendeteksi kerusakan lebih dini. User juga harus apik dalam menggunakan mesin agar tetap terawat dan mampu bekerja dengan baik.
Cara Menghitung Kerugian dari Bisnis Akibat Downtime
Perhitungan dalam downtime penting dilakukan untuk mengevaluasi kinerja dan kesiapan sistem/mesin dalam bekerja, serta mengetahui seberapa banyak dampak finansial yang terganggu karena terjadinya waktu henti.
Berikut ini adalah cara menghitung kerugian bisnis akibat downtime.
- Cara menghitung efisiensi penggunaan sistem/mesin dapat menggunakan rumus berikut:
Availability = (waktu mesin loading – total waktu yang tersedia) x 100%
- Cara menghitung waktu sistem/mesin loading:
Waktu mesin loading = total waktu yang tersedia – waktu downtime
- Cara menghitung jumlah produktivitas yang hilang:
Produktivitas yang hilang = (jumlah user yang terpengaruh) x (pengaruh pada produktivitas [dalam persentase]) x (gaji rata-rata per jam) x (durasi downtime)
Rencana Pemulihan Kerugian Akibat Downtime
Dalam merancang pemulihan kerugian setelah terjadinya waktu henti, harus ada rancangan untuk meminimalkan dampak finansial dan operasional akibat gangguan atau kegagalan sistem. Berikut adalah beberapa langkah umum dalam rencana pemulihan tersebut.
- Analisis Risiko dan Dampak
Sebelum membuat rencana pemulihan, perusahaan harus memahami risiko downtime dan dampaknya. Analisis ini mencakup identifikasi jenis gangguan yang mungkin terjadi, berapa lama downtime yang bisa terjadi, dan berapa besar kerugian yang berpotensi dialami. Hasil analisis ini akan menjadi dasar untuk menentukan prioritas pemulihan dan alokasi sumber daya.
- Menyusun Tim Pemulihan
Tim pemulihan ditugaskan untuk menangani berbagai aspek dari proses pemulihan. Mereka bertanggung jawab untuk mengeksekusi langkah-langkah darurat, mengidentifikasi sumber masalah, dan memperbaiki atau mengembalikan sistem.
- Penggunaan Sistem Backup dan Recovery
Menerapkan solusi backup data adalah langkah penting untuk meminimalkan dampak kerugian akibat downtime. Data penting harus disimpan dalam cadangan secara berkala. Selain itu, perusahaan perlu memiliki sistem recovery untuk mengembalikan data dan konfigurasi jika terjadi gangguan, sehingga operasional bisa dilanjutkan dengan cepat.
- Redundansi Sistem dan Mesin
Redundansi berarti memiliki perangkat, sistem, atau mesin cadangan yang siap digunakan jika sistem utama mengalami masalah. Misalnya, memiliki server cadangan atau mesin backup memungkinkan produksi tetap berjalan meski sistem utama mengalami downtime.
- Implementasi Protokol Pemulihan Cepat
Protokol pemulihan cepat adalah panduan langkah demi langkah yang harus diikuti jika terjadi downtime. Protokol ini mencakup siapa yang harus dihubungi, tindakan darurat apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana memulai ulang sistem. Semakin jelas protokolnya, semakin cepat waktu pemulihan.
- Pelatihan dan Simulasi Pemulihan untuk Karyawan
Perusahaan dapat melakukan simulasi downtime sebagai latihan untuk menguji kesiapan tim, meningkatkan respons, dan menemukan cara untuk memperbaiki rencana pemulihan.
- Pemantauan dan Alarm Otomatis
Alarm otomatis juga dapat dikonfigurasikan untuk memberikan peringatan dini, sehingga tim dapat merespons lebih cepat untuk mencegah atau mengurangi kerugian.
- Evaluasi dan Pembaruan Rencana Pemulihan secara Berkala
Rencana pemulihan harus terus dievaluasi dan diperbarui berdasarkan pengalaman, perubahan teknologi, atau perubahan kebutuhan perusahaan. Evaluasi berkala penting untuk mengatasi situasi waktu henti yang mungkin berbeda di masa depan.
- Asuransi Downtime
Beberapa perusahaan memilih untuk memiliki asuransi downtime sebagai perlindungan finansial jika terjadi gangguan besar yang menimbulkan kerugian signifikan. Asuransi ini bisa membantu menutup kerugian akibat penghentian produksi sementara atau kerusakan sistem yang membutuhkan biaya besar untuk pemulihan.
Kesimpulan
Downtime adalah waktu ketika sistem, mesin, perangkat, atau layanan dalam keadaan tidak tersedia atau tidak aktif dalam jangka waktu tertentu. Terdapat tiga jenis downtime yang dibedakan berdasarkan penyebabnya, mulai dari waktu henti yang direncanakan, tidak direncanakan, dan berhenti sebagian. Biasanya downtime terjadi karena perangkat yang mengalami kerusakan dan human error dalam pengoprasiannya.
Walau biasanya sistem atau mesin mengalami waktu henti yang tak terduga, downtime tetap bisa dicegah salah satunya dengan menerapkan total productive maintenance untuk memperbaiki mesin secara berkala. Ada pula cara lain dengan memberikan pencerdasan kenapa para User agar bisa lebih sigap dalam menghadapi downtime dan menghindari human error.
Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa dalam membangun bisnis dengan mengurangi DOWNTIME training dan konsultasi bersama PQM Consultants. Dapatkan wawasan khusus tentang menerapkan Total Productive Maintenance secara optimal yang akan memberikan dampak signifikan bagi peningkatan bisnis.
Artikel terkini:
- Kaizen Event: Strategi Cepat dalam Perbaikan Berkelanjutan
- 10 Prinsip Kaizen: Metode Peningkatan Bisnis dengan Maksimal
- Panduan Lengkap Tingkatan Belt Six Sigma: White Belt hingga Master Black Belt
- Mengenal 7 QC Tools: Alat Utama dalam Pengendalian Kualitas
- Downtime Adalah? Arti, Strategi Pencegahan, Cara Menghitung Rugi & Pemulihan
Referensi:
- Hydropower. “Power Mesin Adalah Serta Tips Mengurangi Resikonya” diakses dari https://www.ciptahydropower.com/downtime-mesin-adalah/#3_Tips_Mengurangi_Resiko_Downtime_Mesin
- Hashmicro. “Apa Itu Downtime? Penyebab dan Tips Mencegahnya” diakses dari https://www.hashmicro.com/id/blog/pengertian-downtime-penyebab-dan-tips-mencegahnya/
- RevoU. “Downtime” diakses dari https://revou.co/kosakata/downtime
