Artikel ini merupakan pengalaman langsung Yozie Syamsubar dalam merancang dan mendampingi program Sales and Operations Planning (S&OP) di sebuah grup perusahaan farmasi nasional untuk mengatasi hambatan rantai pasok dan menyelaraskan ritme perencanaan bisnis.
Dalam banyak perusahaan skala besar, tantangan menyelaraskan demand (permintaan) dan supply (pasokan) tidak selalu disebabkan oleh kurangnya ketersediaan data. Sering kali, data di lapangan sebenarnya sudah tersedia dengan lengkap; target penjualan tahunan telah ditetapkan, kapasitas operasional produksi sudah diketahui, dan pergerakan kebutuhan persediaan pun terus dipantau secara berkala. Namun, persoalan mendasar kerap muncul ketika seluruh aliran informasi tersebut masih berjalan secara terpisah dan belum terhubung dalam satu wadah perencanaan yang terintegrasi.
Tantangan ego sektoral atau miskomunikasi ini akan semakin terasa nyata pada struktur bisnis yang memiliki kompleksitas tinggi. Level manajemen di Perusahaan Holding tentu sangat membutuhkan visibilitas yang jernih terhadap rencana penjualan, tingkat ketersediaan produk, total kapasitas pasokan, kondisi riil persediaan, hingga potensi risiko fluktuasi di pasar.
Di sisi lain, masing-masing anak perusahaan atau entitas di bawahnya bergerak dengan dinamika operasional yang berbeda-beda. Ada entitas yang terus bergulat dengan masalah forecast bias, ada yang dituntut untuk meningkatkan akurasi forecast, ada yang berfokus menekan index stock, dan ada pula yang harus mempercepat time-to-market untuk produk baru tertentu.
Dalam kondisi lingkungan bisnis yang kompleks seperti inilah, implementasi Sales and Operations Planning atau S&OP menjelma menjadi jauh lebih penting daripada sekadar forum rapat koordinasi biasa. Fungsi utama dari proses S&OP adalah berperan sebagai mekanisme strategis untuk menyelaraskan aspek demand, supply, inventory, serta pengambilan keputusan bisnis utama lintas fungsi maupun lintas entitas perusahaan.
Tantangan: Perencanaan Demand-Supply yang Belum Terintegrasi
Sebuah grup perusahaan farmasi nasional terkemuka di Indonesia menghadapi hambatan nyata dalam menyelaraskan proses forecasting, pemenuhan pesanan (order fulfillment), aktivitas produksi pabrik, jalur distribusi, hingga pengelolaan persediaan di gudang. Di satu sisi, tim komersial memiliki target penjualan yang ambisius sehingga membutuhkan dukungan penuh dari sistem supply chain yang responsif. Namun di sisi lain, proses perencanaan di berbagai anak perusahaan masih berjalan sendiri-sendiri dengan menggunakan pendekatan sektoral masing-masing.
Dampak dari tidak sinkronnya perencanaan ini menimbulkan konsekuensi finansial dan operasional yang signifikan bagi grup perusahaan:
- Proyeksi atau forecast yang tidak akurat memicu terjadinya penumpukan barang (overstock) di satu sisi, sekaligus kelangkaan barang (stockout) di sisi lain.
- Timbulnya tambahan biaya logistik yang tidak perlu serta tingginya angka pengembalian (return) produk yang langsung menekan profitabilitas perusahaan.
- Horizon perencanaan yang belum selaras dengan lead time pengadaan bahan baku—terutama untuk material impor dengan waktu pemenuhan yang panjang—membuat ketersediaan produk jadi di pasar sering kali terlambat dan tidak sejalan dengan momentum kebutuhan konsumen.
Tantangan besar ini pada dasarnya bukan sekadar persoalan teknis rumit mengenai rumus forecasting semata. Masalah yang jauh lebih mendasar adalah bagaimana membangun disiplin cara kerja baru yang berbasis data (data-driven) lintas fungsi. Perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang mampu menghubungkan divisi Marketing, Demand Planning, Supply Chain, Manufacturing, Distribution, hingga jajaran Direksi ke dalam satu ritme serta siklus perencanaan yang sama.
Solusi PQM Consultants: Program Training-Led S&OP Improvement
Untuk menjawab akar permasalahan tersebut, PQM Consultants merancang sebuah program pembenahan sistem S&OP melalui pendekatan khusus yang disebut training-led improvement. Pendekatan ini memastikan bahwa program intervensi tidak hanya berhenti pada pemahaman teori atau pelatihan konseptual di dalam ruang kelas saja, melainkan langsung dilanjutkan ke tahap coaching intensif dan implementasi proyek nyata (project implementation) yang menyasar langsung pada problem riil di masing-masing entitas.
Lihat penjelasan Training-led Implementation.
Rangkaian program komprehensif ini dijalankan melalui tahapan terstruktur yang mengadopsi siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA):
- Tahap Diagnosis Awal: Langkah pertama dimulai dengan memetakan proses kerja yang sedang berjalan saat ini, mengidentifikasi isu-isu kritikal, memeriksa mekanisme monitoring yang ada, serta memvalidasi kesiapan kualitas data perusahaan.
- Tahap Workshop Intensif: Para perwakilan tim lintas fungsi mengikuti pembekalan selama dua hari. Materi difokuskan pada pemahaman menyeluruh mengenai pilar konsep S&OP, manajemen permintaan (demand management), evaluasi performa akurasi (forecast performance review), alur demand planning process, hingga teknik pembersihan data (data cleansing) serta metode forecasting yang tepat.
- Tahap Coaching & Project Implementation: Ini merupakan pilar terpenting dari program intervensi PQM Consultants. Setiap tim dari anak perusahaan dibimbing untuk menerjemahkan materi kelas ke dalam project charter yang memiliki pernyataan masalah (problem statement) dan analisis kesenjangan data yang jelas. Selama beberapa sesi coaching berjalan, peserta didampingi secara taktis untuk mencari akar penyebab masalah, menyusun langkah perbaikan (countermeasure), menguji coba akurasi di lapangan, hingga menyiapkan draf standardisasi prosedur standar yang baru. Program ini kemudian diakhiri dengan sesi presentasi final di hadapan manajemen untuk mengukur dampak finansial dan operasional yang berhasil dicapai.
Empat Fokus Perbaikan di Lintas Entitas Holding
Program ini melibatkan empat tim lintas entitas holding farmasi dengan fokus area perbaikan yang disesuaikan secara spesifik berdasarkan kebutuhan bisnis mereka masing-masing:
- Perusahaan A (Fokus: Menekan Forecast Bias): Berfokus penuh pada pengurangan tingkat forecast bias negatif pada kategori produk-produk prioritas utama perusahaan. Melalui analisis gap yang mendalam antara data proyeksi dan realisasi penjualan, tim berhasil memetakan area hilangnya potensi omzet dan mulai membangun struktur forecasting yang jauh lebih disiplin.
- Perusahaan B (Fokus: Meningkatkan Akurasi Forecast): Mengangkat isu rendahnya akurasi proyeksi pada SKU (Stock Keeping Unit) yang masuk dalam program pemasaran terintegrasi. Langkah perbaikan dilakukan dengan memperkuat proses penetapan angka forecast berbasis data historis yang kuat, tren pasar terkini, serta diperkuat oleh forum tinjauan lintas fungsi (cross-functional review) yang lebih ketat.
- Perusahaan C (Fokus: Optimasi Index Stock): Menjadikan pengendalian persediaan sebagai target utama. Tujuannya adalah menurunkan tumpukan inventori tanpa mengorbankan tingkat pelayanan (service level) kepada pelanggan maupun mengganggu ketersediaan pemenuhan kebutuhan penjualan.
- Perusahaan D (Fokus: Pola Permintaan Fluktuatif): Memperbaiki sistem perencanaan untuk produk kit diagnostik yang memiliki karakteristik pola permintaan sangat fluktuatif dan tidak menentu di pasar. Proses perbaikan difokuskan pada pembersihan data masa lalu, pemilihan software/tools statistik yang sesuai, serta pembentukan komitmen forum review berkala di dalam wadah S&OP.
Hasil Nyata: Kapabilitas Tim Meningkat, Dampak Bisnis Terlihat Setelah Dibantu PQM Consultants
Melalui kombinasi pelatihan dan pendampingan proyek yang terstruktur ini, hasil yang dicapai tidak sekadar berupa peningkatan kompetensi tim di atas kertas, melainkan langsung memberikan dampak positif pada performa bisnis grup holding farmasi tersebut.
Berdasarkan hasil evaluasi akhir program, metrik keberhasilan performa yang berhasil dicapai mencatatkan angka yang sangat impresif:
- Peningkatan Akurasi Forecast yang Signifikan: Salah satu tim entitas berhasil mendongkrak performa Forecast Accuracy (KFHO) dari angka awal sebesar 65% melonjak tajam hingga mencapai 81% (mengalami kenaikan performa bersih sebesar +16%).
- Penyelamatan Potensi Omzet Perusahaan: Keberhasilan menekan angka forecast bias negatif yang ekstrem (dari kondisi awal sebesar -1.204% berhasil dikendalikan ke level yang jauh lebih sehat yaitu -13,17%) sukses menyelamatkan potensi omzet perusahaan sebesar Rp56 Miliar yang sebelumnya berisiko hilang akibat kelangkaan stok di pasar.
- Efisiensi Manajemen Inventory (Optimasi Index Stock): Tim lainnya berhasil mencatatkan perbaikan Days of Inventory dari yang semula membutuhkan waktu penyimpanan selama 61 hari berhasil dipangkas menjadi 51 hari. Secara agregat nasional, program ini berhasil menurunkan tingkat Index Stock (Phapros) dari angka 1,9 bulan menuju target ideal sebesar 1,5 bulan secara aman tanpa menurunkan service level operasional sama sekali.
Jauh melebihi pencapaian angka-angka di atas, program ini telah berhasil mengubah budaya kerja dan memperkuat fondasi proses S&OP di lingkungan holding. Seluruh elemen tim kini memiliki kesadaran baru mengenai pentingnya honest demand, proses pembersihan data yang bersih, komitmen tinjauan berkala, penggunaan template kerja yang seragam, serta esensi kolaborasi lintas fungsi yang sesungguhnya. Angka forecast tidak lagi dipandang sebelah mata sebagai target penjualan milik tim marketing semata, melainkan telah disepakati bersama sebagai input tunggal yang valid untuk menyelaraskan keputusan bisnis dari hulu (demand) hingga ke hilir (supply).
Pembelajaran Bagi Industri: Keberhasilan S&OP Bukan Sekadar Menggelar Rapat
Pengalaman berharga dari studi kasus industri farmasi ini membuktikan secara nyata bahwa implementasi sistem S&OP di dalam sebuah perusahaan tidak akan pernah cukup jika hanya mengandalkan pelatihan atau training formal yang dilakukan sekali saja. Organisasi membutuhkan sebuah pendekatan komprehensif yang mampu membangun pemahaman mendalam, membentuk kedisplinan proses di lapangan, serta mampu memicu inisiatif perbaikan yang berkelanjutan.
Sistem S&OP yang dinilai efektif dan sukses harus mampu menjawab tiga kebutuhan mendasar organisasi secara sekaligus, yaitu: menyatukan integritas data, menyelaraskan arah keputusan strategis lintas fungsi, serta memastikan seluruh rencana tindak lanjut dijalankan secara konsisten hingga menghasilkan dampak finansial yang nyata bagi bisnis.
Bagi perusahaan manufaktur maupun holding yang saat ini masih kerap mengalami kendala operasional seperti tingginya angka forecast bias, masalah kelangkaan barang (stockout), penumpukan stok (overstock), biaya inventori yang membengkak, atau koordinasi komunikasi antar-divisi yang belum berjalan optimal, maka pembenahan sistem S&OP merupakan fondasi awal yang wajib segera dibangun demi mewujudkan proses perencanaan bisnis yang jauh lebih sehat dan terintegrasi.
Transformasikan Proses Sales and Operations Planning (S&OP) Perusahaan Anda Bersama PQM Consultants
Apakah koordinasi lintas fungsi antara tim Marketing, PPIC, Produksi, dan Distribusi di perusahaan Anda masih berjalan sendiri-sendiri? Apakah masalah ketidakakuratan forecast dan pembengkakan biaya persediaan masih menjadi kendala tahunan yang menekan profitabilitas bisnis Anda?
PQM Consultants siap mendampingi organisasi Anda untuk merancang dan mengimplementasikan sistem Sales and Operations Planning (S&OP) yang disesuaikan dengan karakteristik unik bisnis Anda. Melalui pendekatan khas training-led improvement yang memadukan sesi workshop intensif, coaching klinis, serta pengawalan proyek perbaikan secara langsung, kami membantu Anda membangun kapabilitas internal tim sekaligus mendorong lahirnya efisiensi operasional yang terukur.
Keberhasilan sistem S&OP tidak diukur dari seberapa sering atau seberapa ramainya rapat koordinasi diselenggarakan. Keberhasilan sejati terlihat ketika seluruh elemen di dalam organisasi Anda mampu mengambil keputusan strategis dengan memegang satu sumber data yang sama, bergerak selaras dalam prioritas yang sama, dan menghasilkan dampak positif yang langsung dirasakan pada kinerja laba-rugi bisnis Anda.
Mari diskusikan tantangan rantai pasok dan kebutuhan pembenahan perencanaan bisnis Anda bersama tim ahli kami. Hubungi PQM Consultants sekarang untuk menjadwalkan sesi konsultasi strategis secara langsung. Klik Link Ini untuk Terhubung dengan Konsultan Kami.
- Menyelamatkan ‘Pabrik Overload’ Melalui Proses Sales and Operations Planning (S&OP)
- Menerapkan Built-in Quality (BIQ): Solusi Mengatasi Defect dengan Memperbaiki Sistem, Bukan Menyalahkan Orang
- ISO 9001:2026 Sistem Manajemen Mutu Versi Terbaru, Apa Saja yang Berubah?
- Demand Review Adalah Tahapan Awal yang Sangat Krusial di S&OP
- 6 Rekomendasi Leadership Training Indonesia untuk Mengembangkan Pemimpin Perusahaan
