Bagaimana Lean Daily Management System Tingkatkan Employee Engagement dan Customer Value

Lean Daily Management System (LDMS) adalah seperangkat prosedur standar yang menyediakan struktur dan fokus untuk workgroup yang utuh dengan tugas dan hasil kerja yang sama untuk terus meningkatkan pekerjaan sehari-hari karyawan, yang pada akhirnya akan memperbaiki proses dan meningkatkan customer value. Namun bagaimana cara sistem ini bekerja? Simak pembahasan menarik ini ya!

Lean yang merupakan metode untuk meningkatkan bisnis sering dipandang sebagai seperangkat alat yang ditujukan untuk meningkatkan mesin dan inventaris. Di permukaan, dan dalam penjelasan yang paling sederhana, Lean dianggap sebagai kelompok teknik yang berguna yang dapat “diarahkan dan diterapkan”. 

Menurut pakar Lean Jerry Timpson dari Kaufman Global, pandangan yang seperti lebih merupakan interpretasi Barat yang masih banyak dianut kebanyakan perusahaan sejak tahun 1990-an sampai hari ini. Dalam hal ini, para praktisi saat itu kurang menekankan pada elemen manusia dan menganggap peningkatan keterlibatan karyawan sebagai ‘efek samping’ dari Lean, alih-alih sebagai kontributor utama untuk hasil setiap inisiatif Lean. 

Banyak informasi yang tersedia berfokus pada aspek teknis seperti pull system, peningkatan sistem inventaris, dan quick changeover dengan bias yang memisahkan antara manufaktur dengan continuous flow, proses bisnis atau industri jasa.

Timpson mengangkat contoh konsep Seven Waste dari Taiichi Ohno, yang belum diperbarui untuk memasukkan People Energy Wastes of Alignment and Engagement—penyia-nyiaan upaya karyawan untuk melakukan pengaturan dan meningkatkan keterlibatan. Elemen ‘waste’ ini telah ditambahkan ke diagram roda waste saat ini (gambar di bawah), tetapi ini merupakan tambahan yang mungkin disetujui Ohno saat ini. 

Ohno sangat memahami nilai keterlibatan dan kecerdasan manusia ketika dia mengatakan dalam bukunya Workplace Management (Ohno, 1988), “Hanya gemba yang dapat menghasilkan pengurangan biaya.”

Selain itu, Timpson mengemukakan contoh lainnya dalam buku The Machine that Changed the World (Womack, Jones, & Roos, 1990). Selama satu dekade, buku ini adalah sumber utama inspirasi Lean ketika pabrikan lainnya berusaha meniru Toyota. Ini masih merupakan deskripsi yang meyakinkan tentang manfaat Lean versus bentuk produksi yang lebih tradisional. 

Buku ini menggambarkan keterlibatan pekerja sebagai elemen penting dari Toyota Production System tetapi tidak menganggapnya sebagai fondasi. Inventori yang lebih rendah dan aliran produk yang lebih baik dipandang sebagai penyebab produktivitas yang lebih tinggi dan kualitas yang lebih baik ketika keduanya sebenarnya merupakan dampak dari tenaga kerja yang lebih terlibat (engaged).

 

Kekuatan Manusia yang Sering Dipandang Sebelah Mata

Keyakinan fundamental kita yang dulu dan sekarang adalah bahwa Lean adalah sistem yang terkait dengan manusia, bukan yang teknis. Pikirkan ada limbah besar yang tertimbun di bawah tanah, dan ada alat Lean—Quick Changeover, Error Proofing, Pull Systems, atau Kaizen Events—sebagai sekop besar untuk menyingkirkan sampah tersebut. Semua alat itu bisa bekerja dengan baik, tetapi mereka tidak berguna tanpa wawasan yang tajam tentang tempat yang tepat untuk menggali dan menyingkirkan sampah tersebut.

Timpson menjelaskan, ini adalah mata rantai yang hilang yang ia coba atasi saat timnya pertama kali menjelaskan LDMS. Ini memberi tim kerja kemampuan untuk membuat keputusan tentang tempat menggali berdasarkan pemahaman mereka tentang masalah dan kinerja mereka. 

Gabungkan wawasan ini dengan otorisasi agar mereka benar-benar mengambil kendali dan memanfaatkan beberapa teknik pemecahan masalah terstruktur, dan Anda akan memiliki mesin improvement yang mampu mengatur dirinya sendiri.

 

Metodologi Lean Daily Management System

Metodologi ini adalah tentang workgroup engagement:

Komponen vital dari Lean Daily Management System:

  • Prosedur standar yang membantu tim terus meningkatkan pekerjaan sehari-hari mereka (Kaizen).
  • Kelompok kerja yang utuh dengan tugas dan hasil umum.
  • Pelatihan interval pendek harian (SIC) oleh supervisor.
  • Papan tampilan visual primer—Primary Visual Display (PVD).
  • Shift start-up meeting (SSU) harian sebelum memulai shift.
  • Sistem peningkatan Lembar Tindakan Kaizen—Kaizen Action Sheet (KAS)
  • Metrik yang dapat dipengaruhi dan dikontrol tim.
  • Lean Daily Management System (LDMS) adalah sarana utama untuk melibatkan organisasi.

LDMS adalah manifestasi dari partisipasi kelompok kerja dan keterlibatan ini adalah rute tercepat menuju tujuan keseluruhan Lean yaitu memaksimalkan nilai pelanggan dengan meminimalkan pemborosan. 

Atau katakan dengan cara lain: Lakukan pengadaanpada setiap tahapan prosesapa yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya, pada tingkat kualitas yang terus diperbaiki, dan untuk kepuasan pelanggan. 

Meskipun ini tidak dapat dicapai melalui kontrol top-down, kepemimpinan memang memiliki peran penting untuk dimainkan. Mereka yang ‘menjalankan’ LDMS harus didukung, dimotivasi, didorong, dan dipimpin dari atas, jika tidak itu tidak akan terjadi cukup konsisten, cukup luas atau cukup sering untuk menjadi cara organisasi menjalankan bisnisnya.

 

Perilaku dan Tindakan LDMS Spesifik dan Dapat Diobservasi

Konstruksi LDMS cukup spesifik. Mereka menggambarkan kegiatan dan perilaku yang dapat diamati. Hal ini memungkinkan pemimpin atau atasan untuk berinteraksi dengan dan mendukung tim secara spesifik dan natural. 

Bayangkan jawaban untuk pertanyaan ini: “Apakah Anda memiliki kerja tim yang baik? Apakah Anda berkomunikasi? Apakah Anda mengukur pekerjaan dan kinerja Anda?”

Dalam lingkungan LDMS, semua hal ini dapat diamati dan tim dapat berbicara langsung tentang cara mereka melakukannya. Pemberdayaan itu mendorong akuntabilitas dan ownership dari proses hingga ke jajaran terbawah di perusahaan, di mana proses tersebut berlangsung.

Lean Daily Management System memberi pengetahuan kepada organisasi atau perusahaan di luar industri manufaktur. Ketika kita menganggap Lean sebagai alat penghapusan waste dan LDMS sebagai pekerjaan standar organisasi yang terlibat, ini akan membuka kemungkinan baru yang melampaui lantai pabrik. 

Menurut pengalaman Timpson, LDMS bekerja di mana-mana. Isinya bisa disesuaikan – metrik-nya tentu akan berbeda dalam lingkungan fungsional dan administrasi dengan di bidang manufaktur. Tetapi ketika karyawan secara aktif berpartisipasi dalam meningkatkan dan memperbaiki pekerjaan yang mereka kendalikan, mereka selalu menemukan cara untuk berinovasi dan menyesuaikan diri dengan benar.

Selain di perusahaan manufaktur, di sinilah LDMS sudah berhasil diterapkan dan telah memberikan hasil: Goodrich, AGCO, Becton Dickinson, Johnson ‘n’ Johnson, Goodyear, Rumah Sakit Oregon State, Rumah Sakit Mississippi State, Lincoln Healthcare Network, Negara Bagian Oregon, Negara Bagian Indiana, Negara Bagian Delaware dan masih banyak lagi.

 

Mengapa LDMS Menjadi Sistem yang Berhasil?

Jika ada pertanyaan, haruskah perusahaan kami menerapkannya? Timpson sangat menyarankannya. Dia menegaskan, LDMS membuat inisiatif dan hasil Lean bertahan lama.

Manfaat yang terasa adalah, karyawan jadi memiliki lebih banyak kendali pribadi dan rasa kepemilikan atas pekerjaan yang mereka lakukan. Prestasi individu dan tim menjadi terlihat.

Selain itu, manfaat lainnya adalah masalah kinerja dan peluang lebih transparan. Perubahan proses dan upaya peningkatan terhubung lebih baik dengan kegiatan sehari-hari dan pekerjaan standar lebih mudah untuk dicapai.

LDMS melibatkan pikiran dan hati dan menyediakan wadah bagi karyawan untuk berkontribusi dengan cara yang bermakna dan bermanfaat bagi mereka.

Bahkan dengan semua hal positif ini, bersiaplah untuk beberapa resistensi. Ini adalah sesuatu yang baru dan karyawan akan memiliki banyak pertanyaan ketika sistem ini digunakan dalam organisasi. 

Timpson memperingatkan, para pemimpin perlu tetap bertahan sampai budaya mulai terbentuk, dan karyawan mulai menyadari bahwa pendekatan yang luas dan proaktif untuk peningkatan kinerja adalah cara terbaik untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan nilai bagi pelanggan.

 

PQM Consultants menyelenggarakan workshop Lean Daily Management pada tanggal 25 Oktober 2019 dalam bentuk Public Training, informasi lebih lengkap dapat Anda simak di sini.

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *