Mengapa Workload Analysis Sangat Penting?

Menghadapi tantangan bisnis di era pandemi, perusahaan dituntut untuk bisa beroperasi secara efficient dengan tetap mengedepankan quality produk dan layanan yang prima . Bagaimana agar perusahaan mampu bertahan dan mampu bersaing? Apapun jenis perusahaan, BUMN, Swasta nasional, Multinasional, Kuncinya adalah produktivitas. 

Manpower sebagai salah satu komponen produktivitas menjadi issue utama pada masa masa sulit ini. Para pimpinan perusahaan mulai menghitung ulang , berapa kebutuhan manpower optimal, bagaimana manpower planning nya, bagaimana meningkatkan bisnis proses 

Salah satu konsep manajemen yang bisa menjadi opsi solusi masalah di atas adalah Workload Analysis. PQM Consultants mendefinisikan Workload Analysis sebagai  suatu aktivitas untuk : Menghitung waktu kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan saat ini, kemudian menganalisa seberapa efisien proses kerjanya dan melakukan perbaikan sehingga mendapatkan jumlah optimal tenaga yang dibutuhkan  suatu proses kerja di unit kerja, departemen, divisi maupun perusahaan

 

Mengapa Organisasi perlu melakukan Workload Analysis (WOLA)?

Untuk memberikan gambaran mengapa perusahaan perlu melakukan Workload Analysis, berikut kami sampaikan beberapa pengalaman organisasi yang pernah melakukan Workload Analysis 

  1. Mengetahui jumlah kebutuhan tenaga kerja yang optimal 

Apakah setiap permintaan tenaga kerja harus dipenuhi? Ini issue yang umum dihadapi di banyak organisasi.  Entah karena berbagai alasan, diantaranya pekerjaan yang dirasa semakin banyak, ada karyawan resign atau pensiun, dan lain lain. Apa dasar yang paling valid untuk mengatakan ya atau tidak? Masalah yang dihadapi dalam Wola, adalah setelah dilakukan Wola kegiatan operasional terganggu karena kekurangan orang dll. 

Dalam Wola, untuk mendapatkan jumlah personel yang optimal, diperlukan informasi aktivitas kegiatan , durasi waktu , dan frekuensi kegiatan untuk setiap proses ataupun jabatan. Rumusan yang sangat sederhana, namun ketika salah mendefinisikan kegiatan, salah menghitung frekuensi dan durasi, serta salah mengantisipasi kondisi kondisi abnormal seperti defect, rework, machine breakdown, absensi karyawan , maka sia sialah hasil Wola yang dilakukan. Untuk itu dalam melakukan Wola perlu ketelitian dalam mendefinisikan hal hal di atas

Ketika anda cukup memahami teknik WOLA dengan baik, akan bisa diketahui apakah penambahan orang diperlukan atau tidak.  Perlu diingat bahwa Wola tidak berarti pembatasan tenaga kerja, dimungkinkan dari hasil Wola ini bisa dilihat unit kerja yang overload, dan memang perlu dilakukan penambahan tenaga kerja. Apalagi ketika volume produksi meningkat tentunya sangat wajar dilakukan penambahan tenaga kerja. Peranyaan berapa jumlah tenaga kerja yang dianggap wajar, dan bagaimana menghitungnya? Melalui Wola akan diperoleh FTE (Full Time Equivalent) yaitu suatu indeks yang menggambarkan Jumlah tenaga kerja Optimum yang dibutuhkan untuk merampungkan serangkaian kegiatan tertentu. Idealnya FTE adalah 1 , jika FTE  < 1 Job holder masih bisa diberi pekerjaan tambahan, sedangkan jika FTE > 1 maka ini mengindikasikan bahwa sebagian pekerjaan Job holder bisa dialihkan ke orang lain.

 

  1. Menyusun strategi rekrutmen yang lebih baik. 

Dengan melakukan Wola, akan teridentifikasi jenis-jenis aktivitas yang perlu dilakukan serta seberapa berat aktivitas itu dilakukan, sehingga bisa diketahui kualifikasi personel seperti apa yang dibutuhkan . Melalui Wola ini selain mendapatkan jumlah personil optimum bisa juga menghasilkan informasi kualifikasi personil yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu aktivitas pekerjaan. Selain itu dengan diketahuinya target produksi atau volume kegiatan pada waktu waktu yang sudah dijadwalkan, maka Bagian Human Resources bisa menerjemahkan target produksi tersebut ke dalam target kebutuhan berapa personil yang perlu direkrut dan kemudian ditarik mundur kapan sebaiknya rekrutmen sudah harus dilakukan.

 

  1. Standarisasi proses kerja baru, meredesign Job Desc, Restrukturisasi organisasi

Pendekatan PQM dalam melakukan Wola adalah adalah dua siklus Wola, dimana setelah siklus Wola pertama akan dilakukan  Gap Analysis untuk mengetahui seberapa efisien proses kerja, dan kemudian dilakukan Proses Improvement (Quick & Easy Improvement), dan kemudian dihitung kembali FTE hasil improvement. Dari FTE hasil improvement maka akan menghasilkan proses kerja baru  yang juga berpotensi terjadinya perubahan Job Description atau beberapa fungsi yang ditiadakan.

 

  1. Merencanakan kegiatan pengembangan karyawan untuk memenuhi persyaratan jabatan

Sebagaimana disampaikan di muka bahwa salah satu komponen dalam Wola adalah waktu kerja. Jika suatu aktivitas dilakukan oleh beberapa personil yang berbeda kompetensinya, maka tantangannya adalah waktu kerja siapa yang akan dijadikan dasar perhitungan? Kami menyarankan untuk memilih waktu kerja  agar dipilih dari job holder dengan kompetensi above average

Dibalik penetapan waktu kerja tersebut  ada tugas tambahan yang harus kita siapkan, yakni meningkatkan kompetensi karyawan agar memiliki speed dan cara kerja yang sama dengan job holder yang above average.  Hal ini yang kadang dilupakan, setelah menghitung FTE dianggap tugas selesai, dan kemudian akhirnya muncul kendala bahwa pekerjaan banyak yang tidak selesai sesuai yang direncanakan

 

Apa Manfaat Penerapan Workload Analysis?

  • Meningkatkan Quality of life

Dari penerapan Wola ini akan dapat teridentifikasi karyawan yang overload atau underload.  Dalam jangka panjang jika hal ini dibiarkan akan menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan baik dalam kehidupan pribadi maupun terhadap kualitas kerja /produktivitas karyawan

Melalui Wola ini , diharapkan tidak ada lagi karyawan yang overload maupun underload, yang mempengaruhi kondisi psikologis karyawan. Karyawan bisa memiliki  kehidupan pribadi yang imbang , sehingga mereka bisa bekerja dengan tingkat kualitas kerja yang optimal.

 

  • Meningkatkan kelancaran kegiatan operasional

Melalui Wola , proses proses kerja yang bottleneck yang disebabkan pengalokasian manpower yang kurang sesuai bisa teratasi. Demikian pula dari hasil analisa FTE di setiap proses bisa ditindaklanjuti dengan proses balancing , sehingga  delay antara proses bisa diminimalkan dan kegiatan operasional berjalan lancar.

 

  • Meningkatkan produktivitas dan organizational competitiveness

Manpower sebagai salah satu komponen produktivitas, jika bisa dipertahankan dalam jumlah yang optimal akan berpengaruh pada produktivitas perusahaan. Selain itu Wola ini bukan suatu aktivitas yang sekali dilakukan selesai. Ketika terjadi perubahan lingkungan bisnis,  perubahan proses bisnis, perubahan alat kerja, volume kerja, ketika ada proses improvement, atau peralatan kerja, maka perlu dilakukan Wola kembali. Dibarengi dengan Process Improvement sebagai kesatuan dari siklus Wola ini diharapkan akan membawa organisasi menjadi lebih kompetititf.

 

Apakah anda ingin menciptakan lingkungan kerja yang produktif? Jika ya, maka mulailah  dengan melakukan Workload Analysis. Ikuti Online Training Workload Analysis yang akan diselenggarakan oleh PQM Consultants pada 23-25 Maret 2021. Link Pendaftaran: https://bit.ly/2N19SfF

Related posts