Di sebuah perusahaan komponen otomotif, salah seorang “penggemar” PQM Consultants bernama Pak Yo (bukan nama sebenarnya) memiliki kebiasaan hadir kira-kira 30 menit sebelum shift pagi dimulai. Pak Yo selalu meminta sopirnya menghentikan mobil di ujung belakang pabrik kemudian Beliau berjalan dari arah belakang ke depan gedung kantornya.
Kebiasaan Pak Yo berkunjung ke seluruh area kerja setiap pagi dikenal dengan istilah Gemba Walk. Pengamatan yang dilakukan selama kurang lebih 30 menit tersebut membuat Beliau sangat memahami seluruh hal yang terjadi di pabriknya. Pak Yo mampu mengidentifikasi area kerja yang bermasalah dan harus segera ditangani dengan bantuan langsung dari dirinya atau pihak manajemen. Demikian pula halnya dengan keputusan mendesak yang harus segera dilakukan karena menyangkut kinerja pabrik.
Jadi, apakah masalah di pabrik benar-benar bisa dipahami dalam waktu singkat dengan melakukan Gemba Walk? Tentu saja bisa!
Mengidentifikasi Masalah Perusahaan Melalui Mini Company
Identifikasi masalah di perusahaan tersebut tentu tak lepas dari peran mini company. Salah satu tujuan penerapan Mini Company adalah membuat setiap area kerja menjadi transparan melalui pembuatan papan kendali (control board) pada setiap area kerja.
Melalui papan kendali tersebut, Pak Yo mendapatkan gambaran tentang kondisi pabriknya. Papan kendali biasanya memuat target dan pencapaian berupa Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale dan Environment (PQCDSME). Data pada papan kendali di setiap area kerja wajib diperbaharui setiap akhir shift. Dengan demikian, Pak Yo bisa memahami masalah yang sedang terjadi di pabrik dalam sekejap pada keesokan paginya.
Mini Company tidak sekadar berupa pembuatan papan kendali. Tujuan utama sistem tersebut adalah memberdayakan anggota tim yang bekerja di setiap area untuk melakukan peningkatan (improvement) secara terus-menerus. Artinya, semua tim wajib melakukan koordinasi kerja pada areanya sendiri dalam bentuk morning/shift meeting untuk meninjau kinerja yang dicapai pada hari/shift tersebut. Tim tidak hanya bertugas melakukan monitoring terhadap pencapaian target di areanya per hari/shift, tetapi juga melakukan manajemen kinerja area tersebut.
Apa Bedanya Monitoring dan Manajemen?
Monitoring artinya hanya mencatat dan menampilkan hasil kerja, Sedangkan, manajemen berarti menanggulangi masalah secara mandiri bila ada target yang tidak tercapai. Jika penanggulangan yang dilakukan Tim terbilang kurang atau efektif hingga membutuhkan bantuan dari jenjang atas, maka masalah tersebut perlu eskalasi. Pak Yo biasanya tidak menunggu proses eskalasi masalah terjadi, melainkan langsung “menjemput bola” secara proaktif. Sehingga permasalahan yang terjadi di Gemba dapat diselesaikan lebih cepat.
Walaupun ilustrasi tersebut lebih berfokus pada penerapan Mini Company di frontline (biasanya dipimpin oleh group leader), pola yang sama dapat diterapkan di berbagai tingkat organisasi, misalnya jenjang supervisor, assistant manager, manager, bahkan di tingkat kepala pabrik atau direksi.
Miny Company Hadir dalam Beragam Bentuk dan Nama
Istilah Mini Company mungkin masih terdengar asing bagi sebagian orang. Sebenarnya, banyak istilah lain yang digunakan untuk mendeskripsikan hal serupa, misalnya Total Quality Management (TQM) menyebutnya sebagai Daily Management. Sementata itu, perusahaan yang menerapkan Total Productive Maintenance (TPM) menyebutnya sebagai Small Group (Improvement) Activity (SG(I)A). Beberapa perusahaan lain menyebutnya sebagai Short Interval Management (SIM).
Konsep Mini Company pertama kali dipopulerkan oleh Kiyoshi Suzaki dalam bukunya yang bertajuk The New Shop Floor Management (1994). Istilah tersebut kemudian dijelaskan secara lebih rinci dalam buku lainnya yang berjudul Results from the Heart (2002). Dalam buku Results from the Heart, Suzaki menekankan untuk menyentuh hati pimpinan tim dan anggotanya untuk menjaga kelangsungan Mini Company sehingga bisa mencapai Sustainable Continuous Improvement.
Webinar Series PQM Consultants tentang Mini Company
Pada bulan Agustus 2020, tim PQM Consultants telah melaksanakan webinar tentang Mini Company dengan pembicara tunggal Kiyoshi Suzaki serta webinar series dengan topik yang sama.Hingga saat ini, webinar tersebut sudah berlangsung sebanyak tiga kali. Setiap sesi webinar membahas penerapan Mini Company secara kasuistik untuk masing-masing perusahaan partisipan, yaitu Bank BCA, Hanes Brands Supply Chain Indonesia dan Danone SN Indonesia.
Pada webinar series selanjutnya di tanggal 22 April 2021, PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) akan berbagi pengalaman mengenai peran Mini Company dalam meraih TPM Award. Selain itu, tim PQM Consultants juga telah menyiapkan pelatihan online tentang Mini Company pada tanggal 9 Juni 2021.
Untuk mendiskusikan lebih lanjut konsep mini company ini silakan bergabung di Komunitas Mini Company melalui http://bit.ly/minicompany.
Tertarik mengikuti Online Training Mini Company? Daftar di sini: https://bit.ly/3z7S9pP
Penulis: Dr. Sonny Irawan
