10 Hal Krusial yang Hanya Diketahui Manajer Kaizen

Kita semua tahu bahwa Kaizen adalah perbaikan yang berkelanjutan. Banyak tulisan yang bisa mengajarkan kita tentang Kaizen, keuntungan dari Kaizen event, dan bagaimana cara menerapkan budaya Kaizen dalam organisasi bisnis. Namun pakar Kaizen Rey Elbo menyingkap lebih banyak rahasia lagi mengenai Kaizen, yang tak banyak diketahui orang selain para manajer Kaizen. Hal itu dipaparkan dalam tulisan Elbo berikut ini.

Seorang Filipina, seorang Jepang dan seorang Amerika menghadapi pemenggalan oleh kelompok teroris. Ketika ditawari permintaan terakhir, orang Filipina meminta untuk menonton video pertarungan Manny Pacquiao, sementara orang Jepang meminta diizinkan untuk memberikan kuliah satu hari tentang manajemen Jepang. Setelah mendengar ini, orang Amerika memohon untuk menjadi yang pertama dieksekusi. Dia mengeluh:

“Silahkan! Silahkan penggal saya! Saya tidak tahan mendengar satu kuliah lagi tentang manajemen Jepang!”

Itu adalah lelucon yang sering dilontarkan oleh para manajer Barat yang mungkin sudah cukup banyak mendengar kuliah dari orang Jepang. Satu alasan yang masuk akal, banyak dari mereka bukanlah pembicara yang menarik, dan banyak akademisi tidak akan membaca slide presentasi mereka.

Tetapi saya seorang Filipina dan saya berjanji untuk tidak membuat Anda bosan dengan ceramah lain tentang Kaizen, manajemen Jepang dan Sistem Produksi Toyota, tetapi hanya hal-hal yang tidak diketahui banyak orang dan organisasi. Jadi, inilah beberapa fakta mendasar, vital, tetapi tidak diketahui tentang Kaizen:

 

(1) Kaizen mempromosikan pola pikir perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement)

Tentu, tapi saya yakin Anda tidak tahu bahwa Kaizen diciptakan oleh orang Amerika sebagai strategi untuk perusahaan Jepang. Kaizen berasa dari program “Training within the Industry (TWI)” yang dibawa oleh konsultan Amerika untuk membantu Jepang membangun kembali ekonominya dari abu Perang Dunia II.

Konsep TWI termasuk dinamisme PDCA (plan, do, control/check, act) W. Edwards Deming (1900-1993).

 

(2) Budaya Kaizen dibangun berdasarkan perubahan tanpa akhir, bukan inovasi satu kali

Konfusius berkata: “Tidak masalah seberapa lambat Anda berjalan, selama Anda tidak berhenti.” Dan itulah esensi dari Kaizen, yangjika Anda menganalisis huruf kanjisecara harfiah berarti penyerahan diri yang berkelanjutan, dan seseorang harus menyerahkan diri untuk mendapatkan keuntungan mayoritas.

Sungguh, Kaizen adalah bentuk pengorbanan tanpa pamrih di “altar” perbaikan terus menerus.

 

(3) Kaizen mengadvokasi pembentukan tim pemecah masalah

Setiap orang harus berpartisipasi, terlepas dari level jabatan seseorang, dengan atau tanpa judul sabuk macho. Peningkatan satu persen yang dilakukan setiap hari oleh ribuan pekerja lebih baik dari 1.000 persen yang dilakukan oleh seorang jenius yang sulit didapat.

Dalam Iceberg of Ignorance, Sidney Yoshida mengatakan “hanya empat persen dari masalah garis depan organisasi diketahui oleh manajemen puncak” dan mayoritas diketahui oleh pekerja biasa dan supervisor mereka.

 

(4) Kaizen menggunakan matematika sederhana untuk menghitung berbagai hal dan potensi penghematan biaya

Mengapa kita harus menggunakan alat statistik canggih dan perangkat lunak mahal untuk menganalisis masalah seperti yang dipersyaratkan oleh Six Sigma, ketika kita bisa melakukannya dengan baik menggunakan aritmatika dasar? Lagipula, banyak orang membenci statistik. Jika mereka membencinya, lalu bagaimana kita bisa meyakinkan orang untuk menggunakannya?

Pertanyaannya tetap sama, mengapa menggunakan penyembur api untuk membunuh lalat ketika pemukul atau koran yang digulung dapat melakukan pekerjaan itu?

 

(5) Kaizen hanya menetapkan solusi praktis berbiaya rendah bahkan hingga kesalahan

Ada pepatah Jepang“Anda bisa mendapatkan air dari handuk kering” karena ada banyak solusi umum di luar sana. Banyak dari potensi yang ada adalah buah yang menggantung rendah (low hanging fruit). Ini hanya masalah mengubah perspektif seseorang dan membuka mata seseorang untuk menanamkan pelajaran yang diajarkan Taiichi Ohno (1912-1990), yang mengatakan: “Gunakan otak Anda, dan bukan uang perusahaan” dalam pemecahan masalah.

 

(6) Kaizen memprioritaskan orientasi proses daripada orientasi hasil

Beberapa manajer old-school terbiasa dengan klaim seperti ini: “Saya tidak peduli bagaimana Anda melakukannya, selama Anda mencapai target.” Tapi itu pada dasarnya salah.

Tidak ada cara yang lebih baik selain memperbaiki sistem sehingga Anda bisa mendapatkan hasil sebaik mungkin, dengan menghilangkan hambatan dan aktivitas tidak bernilai tambah lainnya yang berkontribusi pada biaya. Dan itulah perbedaan antara manajer yang efektif dan efisien dengan yang tidak.

 

(7) Kaizen menerima, tetapi tidak selalu mempromosikan ide-ide karyawan yang kurang sesuai

Jika para pekerja memberikan ide-ide yang tidak dapat diterimaitu berarti mereka mempercayai manajemen dan itu adalah perwujudan yang jelas bahwa mereka ingin berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.

Ini tentang prinsip kepemilikan bersama di era demokrasi industri, di mana karyawan dilibatkan dan diberdayakan secara aktif untuk berpartisipasi.

 

(8) Kaizen membuat peran quality inspector tidak relevan dalam organisasi bisnis apa pun

Memiliki sistem yang buruk dapat membuat manajer yang baik dan para stafnya tampak buruk sepanjang waktu. Tingkatkan sistem sehingga Anda tidak perlu pengawas untuk memperbaiki cacat atau kesalahan orang.

Orang Jepang punya nama untuk itupokayoke atau mistake-proofing.

Kaizen guru Masaaki Imai menetapkan Three Rules of Defect: “Jangan sampai (menyebabkan produksi cacat). Jangan kirim (barang yang cacat). Jangan menerima (bahwa sistem memproduksi barang cacat).”

 

(9) Kaizen membutuhkan program good housekeeping alias 5S yang kuat sebagai fondasinya

Tanpa 5S, Anda tidak dapat melakukan banyak hal bahkan jika Anda membeli peralatan mahal dan menyewa tenaga tambahan untuk melakukan pekerjaan itu.

Secara kebetulan, pendekatan seiri-seiton-seiso-seiketsu-shitsuke adalah program yang disalin dari sistem CANDO Ford Motors, yang berarti Pembersihan, Pengaturan, Kerapian, Kedisiplinan, Disiplin, dan Perbaikan berkelanjutan.

 

(10) Kaizen memaksimalkan penggunaan sumber daya perusahaan yang ada

Jumlah tenaga kerja yang berlebihan, mesin yang tidak digunakan, proses-dalam-proses, dan bahan baku yang tidak digunakan adalah beberapa hal yang tidak dapat kita abaikan, karena mereka memakan biaya ekstra. Jika dibiarkan tanpa pengawasan, mereka dapat dikategorikan sebagai bagian dari delapan waste.

Selain itu, tidak ada pendekatan yang lebih baik daripada memanfaatkan energi alami, seperti gravitasi, sinar matahari, atau udara untuk membantu menyelesaikan masalah operasional.

Masih banyak yang bisa ditambahkan dalam daftar ini. Inti masalahnya adalah bahwa apapun yang gagal kita perhatikan dan pahami tetap tidak diindahkan. Kegagalan untuk memahami berarti hanya satu hal. Anda tidak tahu apa yang Anda lewatkan. Karenanya, mulai saat ini, Anda perlu membersihkan diri Anda dari “ilusi” yang menyedot perhatian. Anda mungkin mengetahuinya tetapi Anda mungkin tidak sepenuhnya memahami segalanya.

Rey Elbo adalah pakar Kaizen dan penulis buku “Total Quality by Maximization” (2017).

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *