Metode 5 Whys atau Why-Why Analysis adalah salah satu metode yang efektif untuk mengidentifikasi akar penyebab (root cause) dari sebuah masalah. Pertama kali diperkenalkan oleh Sakichi Toyoda sekitar tahun 1930-an, metode ini kemudian disempurnakan dan menjadi bagian integral dari Toyota Production System pada era 1970-an. Tujuan utamanya adalah untuk memandu tim agar mampu berpikir secara kritis dan menemukan sumber permasalahan yang sesungguhnya.
Filosofi di balik Metode 5 Whys atau Why-Why Analysis adalah untuk mencegah tim merasa cepat puas dengan jawaban pertama yang seringkali hanya berupa gejala. Metode ini bekerja dengan cara menggali setiap lapisan masalah secara mendalam, sehingga solusi yang dihasilkan tidak hanya bersifat sementara di permukaan, tetapi benar-benar mampu memperbaiki masalah untuk jangka panjang.
Strategi untuk menjalankan Why-Why Analysis sangatlah sederhana namun sistematis. Dimulai dari masalah yang teridentifikasi, kita mengajukan pertanyaan “Mengapa?” yang pertama. Jawaban dari pertanyaan tersebut kemudian menjadi dasar untuk pertanyaan “Mengapa?” yang kedua. Proses bertanya secara berulang ini terus dilanjutkan hingga tim mencapai sebuah kesimpulan yang merupakan akar penyebab masalah, yang umumnya ditemukan dalam lima kali iterasi pertanyaan.
Bagaimana Menjalankan Strategi 5 Whys?
Ketika terjadi suatu masalah, maka lakukan pertanyaan berulang dengan “mengapa” terus mengulang pertanyaan tersebut hingga ditemukan akar permasalahan yang terjadi. Menerapkan strategi 5 Whys merupakan salah satu metode yang sangat sederhana dan sangat membantu Anda untuk menemukan akar permasalahan dengan cepat. Pertanyaan dari 5 Whys harus dijawab sesuai dengan kondisi aktual yang terjadi, hindari menjawab dengan kata “mungkin” karena akan membuat strategi 5 Whys menjadi membingungkan. Teruslah bertanya dengan “mengapa” sampai Anda menemukan jawaban yang sangat meyakinkan dan tidak ada lagi jawaban yang lain beserta evidence/ bukti yang relevant.
Apa keuntungan menerapkan strategi 5 Whys?
Menerapkan metode ini akan mendorong tim untuk terus berpikir kritis dengan menggali permasalahan yang terjadi hingga menemukan akar permasalahan, selain itu manfaat menerapkan metode ini, adalah:
- Mengidentifikasi dan memastikan secara cepat akar masalah utama yang dihadapi
- Mudah dipelajari dan diterapkan. Menerapkan strategi 5 Whys tidak membutuhkan tools serta biaya yang tinggi, teori ini sangat sederhana cukup bertanya dengan “mengapa” dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya kembali “mengapa” sampai tidak ada jawaban yang lain setelah itu. Jawaban terakhir tersebut merupakan inti permasalahan yang sebenarnya
- Mendorong kolaborasi antar tim serta mendapatkan berbagai perspektif yang lebih mendalam
Hacks dalam menerapkan strategi 5 Whys
- Kolaborasi dengan tim: hindari untuk menganalisis secara individu tetapi lakukan diskusi dengan tim sehingga didapatkan perspektif serta wawasan yang lebih komprehensif
- Jangan kaku dengan angka lima: yang dimaksud adalah jangan sangat bergantung dengan lima analisis, terkadang akar masalah dapat ditemukan sebelum atau sesudah 5 kali bertanya “mengapa”
- Dokumentasikan setiap proses: setiap mendapat atau jawaban, catatlah baik dalam buku ataupun di laptop Anda. Hal tersebut bertujuan untuk menjadi rujukan di masa depan
- Fokus pada fakta: hindari memberikan jawaban dengan “menurut saya” tetapi berikan jawaban sesuai dengan kondisi aktual yang terjadi
Studi kasus Contoh penerapan 5 Whys pada bidang manufaktur
Suatu hari terjadi kejadian di luar dugaan pada pabrik manufaktur, yaitu mesin produksi berhenti secara tiba tiba. Lalu, tim berusaha untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan strategi 5 Whys, sebagai berikut:
- Mengapa mesin berhenti? Karena electrical circuit kelebihan beban, sehingga sekringnya menjadi putus
- Kenapa electrical circuit kelebihan beban? Karena bantalan pada mesin tidak diberi oli secara layak
- Kenapa bantalan mesinnya tidak diberi oli dengan layak? Karena tidak mengikuti jadwal perbaikan
- Kenapa tidak mengikuti jadwal perbaikan? Karena tim maintenance melewatkan jadwal perbaikan
- Kenapa tim maintenance melewatkan jadwal perbaikan? Karena tidak ada komunikasi yang clear antara tim maintenance dengan tim produksi.
Maka, ditemukan Root Cause dari masalah tersebut adalah kurangnya komunikasi antara tim maintenance dengan tim produksi dan ditemukan solusi untuk menerapkan sistem untuk memantau jadwal perbaikan yang dapat dikomunikasikan secara jelas dan diikuti berdasarkan penjadwalan tersebut.
Solusi Upgrade Skill Analisa Akar Masalah Bersama PQM Consultants
Setiap permasalahan bisnis yang terus berulang adalah waste serta biaya yang tersembunyi, hal tersebut harus segera diberhentikan untuk menghindari pemborosan dalam waktu, sumber daya, serta biaya. Dengan memahami strategi penerapan 5 Whys, Anda akan dibekali metode yang sangat ampuh untuk mengidentifikasi root cause dari suatu permasalahan dan mengembangkan solusi untuk jangka panjang bersama dengan konsultan ahli.
Klik di sini untuk informasi detail mengenai Program 5 Whys atau Why-Why Analysis.
