Apa Itu SOP? Arti, Manfaat, Cara Membuat dan Contohnya

Setiap instansi, perusahaan, atau organisasi bisnis memiliki SOP untuk mengendalikan keputusan. Kehadiran SOP adalah sebuah keharusan untuk memastikan segala hal berjalan dengan sesuai yang ditargetkan.

Apa itu SOP? SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur, adalah suatu sistem yang dirancang untuk menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu kegiatan. Sistem SOP mencakup seluruh urutan proses pekerjaan dari awal hingga akhir. Prosedur ini hadir dalam bentuk dokumen yang menerangkan kronologis sebagai pedoman untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan untuk mendapatkan hasil kerja secara efektif.

SOP yang sudah terstandarisasi merupakan aspek yang penting dari setiap sistem kualitas supaya melahirkan kemampuan bekerja yang selaras sesuai dengan standar yang sudah tercantum. Dengan merancangnya secara optimal, SOP akan menentukan tim bekerja sesuai arahan dan mengatasi perbedaan pola kerja dari karakteristik pekerja yang memiliki perbedaan model kerja.

Untuk mengetahui arti, manfaat sampai fungsi dari SOP secara lebih lanjut, berikut ini pengertian SOP dari para ahli.

1. Sailendra

Menurut Sailendra, Standar Operasional Prosedur adalah pedoman yang dipakai untuk membenarkan bahwa kegiatan operasional dari sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.

2. Tjipto Atmoko

Atmoko berpendapat bahwa, Standar Operasional Prosedur adalah suatu panduan atau pedoman yang digunakan untuk mengerjakan sebuah tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi non pemerintah/pemerintah, non-usaha/usaha, yang berdasar pada administratif, indikator-indikator teknis, sampai sistem kerja pada unit yang saling berkaitan.

3. Insani

Sedangkan menurut Insani, SOP adalah dokumen yang sifatnya baku dan resmi, serta berisikan berbagai macam instruksi yang berhubungan dengan rangkaian pelaksanaan administrasi organisasi.

Dari penjelasan di atas, dalam disimpulkan bahwa SOP adalah panduan atau pedoman yang digunakan untuk menyelaraskan kegiatan dalam suatu organisasi. Organisasinya pun beragam, dapat digunakan untuk perusahaan, instansi pemerintahan, komunitas, sekolah, dan lainnya. Tujuannya sendiri untuk mengatur hal-hal yang harus berjalan secara seragam atau terstruktur.

Tujuan dan Manfaat SOP dalam Perusahaan

Sebagai alat bisnis yang menjadi pedoman cara yang benar dalam menjalani suatu kegiatan dalam organisasi, SOP memiliki beberapa tujuan.

Berikut ini adalah tujuan dari SOP dikutip dari buku Langkah-langkah Praktis Membuat SOP dari Annie Sailendra. 

1. Menjaga konsistensi kerja setiap petugas, pegawai, tim dan semua unit kerja
2. Memperjelas alur tugas, wewenang serta tanggung jawab setiap unit kerja.
3. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankan.
4. Memudahkan proses pengontrolan setiap proses kerja.
5. Memudahkan proses pemahaman staf secara sistematis dan general.
6. Memudahkan dan mengetahui terjadinya kegagalan, tidak efektif proses kerja, serta kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan pegawai.
7. Menghindari kesalahan selama proses kerja.
8. Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
9. Melindungi organisasi atau unit kerja dari berbagai bentuk kesalahan administrasi.
10. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.
11. Menghemat waktu dalam program training.

Selain itu, menurut pemaparan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) No.PER/21/M-PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan, menyatakan bahwa manfaat SOP secara umum sebagai berikut:

1. Sebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasi tanggung jawab tertentu ketika melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret guna memperbaiki kinerja serta membantu memberikan evaluasi terhadap usaha yang sudah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang bisa membantu pegawai baru agar dapat cepat melaksanakan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang efisien dan dikelola secara baik.
7. Menyediakan panduan untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam melakukan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pada pemberian pelayanan.
9. Membantu penyelesaian terhadap kesalahan prosedur dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan tersebut tetap berjalan secara baik dalam berbagai situasi.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pembuatan SOP

Sebagai standar yang menjadi acuan berbagai kegiatan, SOP tidak boleh dibuat secara sembarangan. Berikut adalah beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP.

1. Harus mudah dipahami oleh semua pihak yang berkaitan
2. Bersifat efektif dan efisien
3. Memberikan hukum yang jelas untuk setiap pelanggaran yang terjadi
4. Bersifat jelas dan selaras agar informasi yang tercantum sesuai dengan visi, misi dan SDM yang dipekerjakan
5. Dapat diukur dengan jelas sehingga bisa dijadikan bahan evaluasi dan memudahkan pelaksanaan revisi jika dibutuhkan
6. Bersifat dinamis agar mudah mengikuti dan menyesuaikan perkembangan dari organisasi atau perusahaan.

Contoh SOP dan Cara Pembuatannya

Dikutip dari berbagai sumber, berikut adalah beberapa cara pembuatan SOP yang bisa diterapkan dalam organisasi Anda.

1. Menentukan anggota tim

Bagian HRD atau Human Capital memiliki andil besar dalam proses menentukan tim yang sesuai dengan kebutuhan keahlian yang sejalan dengan organisasi masing-masing.

2. Pemetaan proses bisnis

Anggota tim yang telah dibentuk dapat mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam organisasi. Masing-masing tim akan mempelajari secara mendetail agar mengetahui gambaran jelasnya.

3. Pengumpulan data dokumentasi

Data dan dokumen akan dicatat secara detail sebagai acuan dari SOP. Dokumennya dapat berupa catatan akuntansi, penjualan, retur, invoice, kode dokumen dan lainnya.

4. Buat flowchart 

Flowchart adalah bagan atau alur dari sebuah diagram yang menampilkan langkah-langkah keputusan. Pembuatan flowchart memudahkan untuk melihat hubungan antar pekerja dan alur kerja yang dinarasikan dengan jelas.

5. Review

Setelah unsur-unsur di atas telah dibuat, saatnya masuk ke tahap review sebagai langkah memeriksa kembali apakah alur sudah sesuai dengan yang diinginkan organisasi.

6. Simulasi dan penetapan SOP

Jika tahapan review sudah dinilai, maka masuk ke tahap simulasi di mana uji coba menjalankan SOP dilakukan. Lalu, Standard Operating Procedure bisa dilaksanakan agar seluruh kegiatan sesuai dengan arahan dan aturan yang sudah ditetapkan.

Contoh Penggunaan SOP dalam Perusahaan

Setiap organisasi bisnis memiliki berbagai target pasar dan pola kerja yang tentunya berbeda. Pola yang berbeda ini tentunya juga berdampak pada pembuatan SOP yang memiliki prinsip dinamis mengikuti perkembangan perusahaan. 

Berikut ini adalah contoh beberapa penggunaan SOP di berbagai bidang perusahaan.

1. Administrasi dan Keuangan

• Cara mengelola piutang dagang, pembayaran, proses penagihan
• Cara memproses tabungan atau nasabah baru
• Cara memaksimalkan arus kas 

2. Penjualan, Pemasaran dan Layanan Pelanggan

• Aturan menyambut pelanggan
• Aturan pembayaran
• Cara melakukan suatu persiapan untuk penawaran harga
• Standardisasi proses pengiriman layanan
• Aturan dalam menyelesaikan keluhan pelanggan hingga menyelesaikan masalah dengan solutif

3. Gudang

• Penyimpanan barang di gudang
• Penerimaan dan pengeluaran barang di gudang
• Menerapkan 5S di lingkungan gudang

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap tentang SOP, mulai dari arti, tujuan, manfaat, hingga contoh penggunaan SOP dalam perusahaan. SOP pada umumnya adalah pedoman yang mengatur agar seluruh kegiatan bisa berjalan sesuai dengan nilai yang disepakati organisasi atau perusahaan. Dokumen ini berperan sebagai pengatur serta mengontrol secara keseluruhan semua proses bisnis. Selain itu, standar ini juga bisa dijadikan suatu cara yang efektif untuk mengkomunikasikan sebuah perubahan dalam cara bisnis bekerja terhadap karyawan.

Jika perusahaan Anda masih kesulitan menentukan SOP atau SOP yang sudah dirancang tidak berjalan dengan sempurna, PQM Consultants hadir untuk memfasilitasi perusahaan dari berbagai bidang untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas melalui sumber daya manusia yang unggul untuk mencapai target perusahaan yang berguna untuk jangka panjang.

Referensi

1. Mekari. SOP: Kepanjangan, Definisi, Tujuan dan Fungsinya https://mekari.com/blog/sop-standard-operating-procedure/
2. Gramedia. Apa Itu SOP? Pengertian, Fungsi dan Manfaatnya https://www.gramedia.com/best-seller/apa-itu-sop/
3. DetikFinance. SOP Adalah: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Cara Membuatnya https://finance.detik.com/solusiukm/d-6807918/sop-adalah-pengertian-tujuan-manfaat-dan-cara-membuatnya