Jika melakukan transaksi jual-beli, Anda mungkin sering mendengar istilah PO atau Purchase Order. Pada pelaksanaannya, PO sering disalahartikan sebagai kepanjangan dari pre-order atau disamakan dengan inovice. Walaupun sedikit benar, namun purchase order memiliki arti spesifiknya sendiri. Artikel ini akan membahas apa itu purchase order, perbedaannya dengan invoice, cara melakukan hingga fungsi dari purchase order.
Di dunia bisnis, purchase order adalah salah satu alat utama yang digunakan untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar. Ini juga menjadi dasar bagi pengendalian stok dan pencatatan keuangan yang akurat. Selain itu, PO juga membantu perusahaan untuk memonitor anggaran yang dikeluarkan, memastikan bahwa semua pembelian dilakukan dengan persetujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Apa Itu Purchase Order?
Purchase Order atau sering disingkat sebagai PO, adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual. PO berfungsi sebagai bukti kesepakatan antara kedua belah pihak mengenai jenis, jumlah, dan harga barang yang dipesan. Dalam banyak kasus, purchase order juga mencakup syarat pembayaran dan tanggal pengiriman. PO memberikan jaminan bahwa pembeli akan menerima barang atau jasa sesuai dengan spesifikasi yang disepakati, serta mencegah terjadinya kesalahpahaman atau sengketa dalam transaksi bisnis.
Selain itu, purchase order juga sangat membantu dalam manajemen inventaris. Perusahaan dapat dengan mudah melacak barang apa saja yang telah dipesan, berapa banyak yang sedang dalam proses pengiriman, dan kapan barang tersebut akan tiba. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa stok selalu tersedia tepat waktu, sehingga operasi bisnis tidak terganggu.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Meskipun purchase order dan invoice sering digunakan dalam proses bisnis yang sama, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Purchase Order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pembeli untuk memulai transaksi dengan penjual. Purchase order mencantumkan rincian barang atau jasa yang dipesan, jumlahnya, harga, serta syarat pembayaran dan pengiriman.
Sedangkan invoice merupakan dokumen yang diterbitkan oleh penjual untuk menagih pembayaran setelah barang atau jasa dikirim. Invoice mencantumkan informasi yang sama seperti di dalam purchase order, tetapi juga mencakup total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Dengan adanya perbedaan ini, purchase order berfungsi sebagai alat untuk memulai transaksi, sementara invoice digunakan untuk menyelesaikan transaksi melalui pembayaran.
Fungsi Purchase Order
- Bukti Transaksi Resmi
Purchase order berfungsi sebagai dokumen legal yang mencatat semua detail transaksi. Dengan PO, baik pembeli maupun penjual memiliki bukti tertulis yang menjamin bahwa pesanan akan dikirimkan sesuai dengan spesifikasi yang disepakati. Jika terjadi perselisihan mengenai purchasing, purchase order bisa digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan masalah.
- Mencegah Kesalahan Pengiriman
Kesalahan dalam pengiriman barang dapat terjadi jika tidak ada dokumen yang jelas. Dengan purchase order, pembeli dapat memastikan bahwa pesanan yang diterima sesuai dengan permintaan, mulai dari jumlah barang, jenis, hingga harga. PO juga membantu penjual dalam menyiapkan barang yang tepat sesuai dengan detail yang tertera.
- Dokumen Pendukung Pembukuan
PO adalah bagian dari dokumentasi keuangan yang digunakan dalam pencatatan transaksi perusahaan. Dengan adanya PO, bagian keuangan dapat melacak setiap pembelian dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli telah diterima sebelum melakukan pembayaran. Hal ini juga memudahkan dalam proses audit keuangan.
- Alat Pengendalian Stok
Purchase order mempermudah perusahaan dalam mengelola inventaris. Setiap pesanan yang dilakukan melalui PO dapat dilacak sehingga perusahaan selalu tahu barang apa saja yang sedang dalam perjalanan dan kapan barang tersebut akan tiba. Ini membantu perusahaan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu operasi bisnis.
Manfaat Purchase Order untuk Bisnis
- Mengurangi Kesalahan
Dengan purchase order, perusahaan dapat menghindari kesalahpahaman mengenai detail pesanan. Baik pembeli maupun penjual memiliki dokumen yang sama sebagai referensi, sehingga setiap pihak memahami dengan jelas jenis, jumlah, dan harga barang yang dipesan.
- Mendukung Pengelolaan Inventaris
Purchase order membantu perusahaan dalam melacak barang yang dipesan dan memastikan stok selalu tersedia ketika dibutuhkan. Ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional, terutama di sektor-sektor yang sangat bergantung pada pengelolaan stok.
- Alat Kontrol Anggaran
Purchase order memungkinkan perusahaan untuk memantau pengeluaran dan memastikan bahwa semua pembelian sesuai dengan anggaran yang telah disusun. Dengan kontrol yang baik, perusahaan dapat menghindari pengeluaran berlebih yang tidak diperlukan.
Format Cara Membuat Purchase Order
Sebuah purchase order umumnya berisi informasi-informasi penting berikut ini:
- Nama dan Alamat Perusahaan: Informasi kontak lengkap dari pembeli dan penjual, yang memudahkan komunikasi terkait pesanan.
- Nomor Purchase Order (PO): Nomor unik yang diberikan pada setiap purchase order untuk memudahkan pelacakan dan pengarsipan. Biasanya disertakan juga dengan tanggal pembuatan PO.
- Detail Barang/Jasa: Spesifikasi barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga satuan, dan deskripsi barang.
- Tanggal Pengiriman: Informasi mengenai kapan barang atau jasa akan dikirim oleh penjual kepada pembeli.
- Syarat dan Ketentuan Pembayaran: Informasi mengenai metode pembayaran dan tenggat waktu pembayaran yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Jenis Purchase Order: Fisik & Digital
Seiring perkembangan teknologi, banyak perusahaan mulai beralih dari purchase order fisik ke digital. Secara umum yang sering digunakan adalah PO fisik, atau dokumen pemesanan secara tradisional yang dicetak di atas kertas. Meskipun masih digunakan oleh beberapa perusahaan, PO fisik lebih rentan terhadap kerusakan dan membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar.
Sedangkan PO Digital dikelola secara elektronik melalui sistem penyimpanan berbasis cloud. PO digital lebih efisien karena dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta memudahkan proses pengelolaan dan pengarsipan.
Kesimpulan
Purchase order adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan transparan. Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan, menjaga stok dengan lebih baik, serta mengelola pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah disusun. PO juga berfungsi sebagai alat penting dalam pencatatan keuangan dan audit bisnis, sehingga membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan transaksi.
Arti dari apa itu purchase order berbeda dengan invoice, meski digunakan dalam momen yang serupa. PO digunakan untuk memesan barang, sedangkan invoice adalah dokumen tagihan pembayaran. Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa dalam memberikan layanan kepada pelanggan lewat training bersama PQM Consultants. Dapatkan wawasan lengkap tentang penerapan purchase order secara optimal melalui program “Purchasing Management”.
Artikel terkini:
- Mengenal 7 QC Tools: Alat Utama dalam Pengendalian Kualitas
- Downtime Adalah? Arti, Strategi Pencegahan, Cara Menghitung Rugi & Pemulihan
- 13 Manfaat Manajemen Waktu untuk Ciptakan Work-Life Balance
- Warehouse Artinya: Fungsi, Jenis, dan Manfaat Gudang dalam Sistem Logistik
- 10 Klausul ISO 9001:2015, Struktur dan Langkah Sertifikasi
Referensi
- Mekari. “Memahami Arti dan Fungsi dari Purchase Order (PO).” Diakses dari https://www.mekari.com/blog/purchase-order/
- CIMB Niaga. “Purchase Order: Pengertian, Fungsi Hingga Formatnya.” Diakses dari https://www.cimbniaga.co.id/en/personal/daily-banking/articles/purchase-order
- Bhinneka. “Apa Itu Purchase Order (PO) ? Serta Fungsi dan Contohnya.” Diakses dari https://www.bhinneka.com/blog/purchase-order-apa-itu
