Filosofi Kaizen sangat dikenal dan dibutuhkan dalam menyusun strategi peningkatan berkelanjutan dari sebuah bisnis. Kaizen sebagai pendekatan untuk meningkatkan kualitas produk hingga efisiensi operasional dalam jangka pendek dan panjang ini, memiliki metode perbaikan yang spesial, yakni Kaizen Event sebagai cara untuk meningkatkan kualitas dalam waktu singkat.
Kaizen Event adalah metode perbaikan proses yang dirancang untuk menghasilkan perubahan positif dalam waktu singkat, biasanya dalam durasi 3-5 hari. Istilah ini berasal dari bahasa Jepang, “kai” yang berarti perubahan, dan “zen” yang berarti lebih baik. Tujuan utama Kaizen Event adalah menyelesaikan masalah tertentu dan meningkatkan proses yang sudah ada dengan cepat. Kaizen Event dikenal juga dengan istilah Kaizen Blitz (cepat) karena umum diterapkan secara singkat.
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, Kaizen Event telah menjadi salah satu strategi inti untuk memastikan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Lebih dari sekadar acara satu kali, Kaizen Event juga bertujuan membangun budaya kerja yang berorientasi pada perbaikan berkelanjutan.
Di tengah tantangan bisnis yang terus berkembang, Kaizen Event membantu organisasi merespons masalah dengan lebih cepat. Dengan melibatkan semua pemangku kepentingan, mulai dari operator hingga eksekutif, metode ini mendorong kolaborasi lintas fungsi yang sangat penting untuk mencapai keberhasilan.
Apa Itu Kaizen Event?
Kaizen Event adalah sesi brainstorming intensif yang mengumpulkan tim untuk fokus pada perbaikan proses tertentu. Dalam kurun waktu yang singkat, tim dalam Kaizen Event akan memetakan proses yang ada, mengidentifikasi area masalah, menyusun dan mengimplementasikan solusi yang relevan.
Pendekatan ini tidak hanya berfokus pada hasil langsung tetapi juga memupuk budaya kerja yang terus mencari cara untuk menjadi lebih baik. Seperti yang diajarkan dalam Lean dan Six Sigma, Kaizen Event menjadi alat penting untuk mempercepat transformasi organisasi.
Kapan Kaizen Event Dibutuhkan?
Berbeda dengan fokus Kaizen secara umum yang dapat dilakukan setiap saat karena untuk mencapai peningkatan berkelanjutan tidak memiliki target khusus kecuali dijalankan dengan terus-menerus, Kaizen Event memiliki karakteristik lain, seperti kapan waktu yang tepat untuk melakukannya.
Berikut ini adalah poin-poin yang menggambarkan kapan Kaizen Event diperlukan oleh organisasi bisnis. Kaizen Event dibutuhkan jika:
- Masalah mendesak: Misalnya ketika terjadi lonjakan keluhan pelanggan atau tingginya tingkat cacat produk.
- Target operasional/KPI yang sulit dicapai: Ketika key performance indicators (KPI) atau tujuan strategis gagal terpenuhi, Kaizen Event diperlukan untuk memberikan solusi cepat.
- Kegagalan perbaikan harian: Ketika upaya perbaikan rutin tidak efektif, Kaizen Event mendorong tim keluar dari rutinitas untuk melihat masalah dengan perspektif baru.
- Proyek kolaborasi yang sulit terjadi: Kaizen Event membantu menyatukan berbagai divisi untuk melakukan kolaborasi dengan memanfaatkan keahlian kolektif mereka.
Proses dan Tahapan Kaizen Event
- Persiapan Kaizen Event
Dalam mempersiapkan Kaizen Event, hal pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan tujuan, proses yang ditargetkan, daftar siapa yang perlu melakukan, dan output yang diharapkan.
Dalam tahap ini, pertanyaan masalah juga harus tersusun dengan rapi. Pertanyaan tersebut dirumuskan sebagai berikut:
- Apa yang sedang terjadi?
- Di mana dan kapan masalah terjadi?
- Siapa yang terpengaruh?
- Apa dampak dari masalah tersebut?
- Pelaksanaan Kaizen Event (5 Hari)
Dalam melaksanakan Kaizen Event, anggota tim yang terlibat akan menerima pelatihan dalam memperbaiki dengan proses yang tepat dan cepat menggunakan metode dasar, alat dan tujuan yang sesuai dengan pendekatan Lean Six Sigma.
Bila Kaizen Event dilakukan dalam lima hari, berikut ini adalah contoh kegiatan yang dilakukan dilansir dari berbagai sumber.
- Hari 1: Pelatihan prinsip dan alat Lean yang akan digunakan, serta identifikasi pemborosan melalui pemetaan proses.
- Hari 2: Brainstorming solusi, pengumpulan data, dan pengembangan rencana tindakan Kaizen.
- Hari 3: Implementasi hasil brainstorming sebagai solusi untuk mengatasi masalah utama.
- Hari 4: Evaluasi hasil sementara. Jika terdapat kendala, perbaikan dan proses penyempurnaan harus dilakukan dalam tahapan ini. Selain itu, temukan juga cara mempertahankan proses yang sudah ditingkatkan.
- Hari 5: Presentasi hasil kepada jajaran top manajemen dan bisa juga ditambahkan dengan acara apresiasi keberhasilan Kaizen Event.
- Tindak Lanjut Kaizen Event
Setelah pelaksanaan Kaizen Event selesai, perusahaan harus mendokumentasikan perubahan yang telah diterapkan dan mengevaluasi hasilnya untuk memastikan perbaikan keberlanjutan.
Kesimpulan
Kaizen Event adalah metode perbaikan proses sekaligus alat untuk membangun budaya kerja yang inovatif dan berkelanjutan. Dengan melibatkan semua lapisan organisasi dan fokus pada tindakan yang cepat dan tepat, Kaizen Event membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas layanan.
Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa dan kualitas produksi yang berpengaruh pada keunggulan bisnis dengan training dan konsultasi bersama PQM Consultants. Dapatkan wawasan khusus tentang penerapan continuous improvement dengan mempraktikkan Kaizen Event secara langsung untuk pemecahan masalah di tempat kerja dan memberikan dampak signifikan bagi peningkatan bisnis secara terus-menerus.
Artikle terkini:
- Kaizen Event: Strategi Cepat dalam Perbaikan Berkelanjutan
- 10 Prinsip Kaizen: Metode Peningkatan Bisnis dengan Maksimal
- Panduan Lengkap Tingkatan Belt Six Sigma: White Belt hingga Master Black Belt
- Mengenal 7 QC Tools: Alat Utama dalam Pengendalian Kualitas
- Downtime Adalah? Arti, Strategi Pencegahan, Cara Menghitung Rugi & Pemulihan
Referensi:
- Six Sigma Daily. What is a Kaizen Event? Diakses dari https://www.sixsigmadaily.com/what-is-a-kaizen-event/
- Villanova University. Kaizen Event Steps. Diakses dari https://www.villanovau.com/articles/six-sigma/kaizen-event-steps/
- Shift Indonesia. Kaizen Event: Cuma Butuh 3 Hari Buat Improvement.
