Dalam era modern yang semakin kompetitif, organisasi membutuhkan cara yang efisien untuk mengelola alur kerja dan meningkatkan produktivitas. Salah satu metode yang telah terbukti efektif adalah Kanban. Berasal dari kata Jepang yang berarti “papan sinyal” atau “kartu visual,” Kanban dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an sebagai bagian dari sistem produksi Just-In-Time (JIT). Cara kerja kanban adalah sebagai solusi manajemen alur kerja visual, yang dapat membantu tim memprioritaskan tugas berdasarkan kebutuhan aktual.
Secara garis besar, Kanban memungkinkan organisasi untuk memvisualisasikan aliran tugas di seluruh proses kerja. Dengan metode ini, setiap tugas atau proyek dapat dikelola dalam satu tampilan papan yang terbagi menjadi beberapa kolom. Kolom ini menunjukkan tahap-tahap dari alur kerja, yang memberikan visibilitas menyeluruh terhadap status setiap tugas.
Kanban Adalah…
Kanban adalah sistem manajemen visual yang bertujuan untuk mengatur aliran kerja agar lebih efisien. Sistem ini menggunakan papan Kanban yang terbagi menjadi kolom, seperti To Do, In Progress, dan Done, untuk merepresentasikan berbagai tahapan alur kerja.
Tujuan utama kanban adalah sebagai pembantu berupa kartu atau sticky notes yang mewakili setiap pekerjaan agar tim dapat saling melacak kemajuan dari satu tugas ke tugas lainnya.
Prinsip Utama Kanban
Kanban didasarkan dari prinsip change management dan empat praktik utama yang memungkinkan organisasi mengoptimalkan alur kerja secara efektif. Berikut ini adalah pembahasan dari prinsip dan praktik utama kanban:
- Mulai dengan Apa yang Ada Sekarang
Metode Kanban dimulai dengan mempertahankan alur kerja yang ada tanpa perubahan drastis. Pendekatan ini bertujuan untuk memberikan ruang bagi perubahan bertahap yang tidak mengganggu alur kerja.
- Perubahan Bertahap dan Evolusioner
Kanban menekankan bahwa perubahan sebaiknya dilakukan secara bertahap dan evolusioner untuk menghindari transformasi besar yang dapat mengganggu anggota tim.
- Hormati Seluruh Peran
Kanban menghargai keseluruhan peran dan tanggung jawab yang ada dalam tim, sehingga tidak perlu perubahan besar dalam struktur organisasi.
- Fokus pada Kebutuhan Pelanggan
Metode ini menekankan pentingnya memprioritaskan kebutuhan pelanggan agar kualitas layanan dan produk meningkat.
- Kelola Pekerjaan, Bukan Pekerja
Dalam Kanban, pengelolaan fokus pada tugas, bukan individu, sehingga memungkinkan anggota tim mengelola alur kerja secara mandiri.
- Tinjauan Berkala Jaringan Layanan
Melalui tinjauan rutin, tim dapat mengidentifikasi area untuk peningkatan performa dan mengoptimalkan jaringan layanan mereka.
Praktik Utama dalam Kanban
- Visualize
Visualisasi proses kerja yang baik dapat menumbuhkan improvement yang baik pula bagi perkembangan bisnis. Dengan trasparansi proses kerja kepada seluruh tim, memungkinkan para pekerja untuk memproses informasi dalam waktu singkat yang mendukung penyesuaian gambaran yang sama oleh seluruh tim.
- Limit Work in Progress
Work in Progress atau WIP, merupakan pemaparan dari beberapa proyek yang sedang berjalan pada suatu waktu tertentu. Dengan Kanban, keefektifan pekerjaan dapat diukur dengan melihat mana proyek yang membutuhkan perhatian lebih untuk bisa dikerjakan lebih dulu.
- Manage Flow
Tujuan dari mengelola alur kerja adalah untuk menyelesaikan pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan waktu yang ditentukan dengan hasil yang sesuai pula, serta mempertahankan kecepatan berkelanjutan dalam bekerja.
- Make Policies Explicit
Setiap hari, arahan atau keputusan baru yang mendadak sering muncul dalam proses produksi, entah dari individu atau kelompok tertentu. Meski tujuannya untuk kebaikan produksi, namun hal ini belum tentu efektif. Maka dari itu, harus ada kebijakan yang jelas menggunakan Kanban.
Kebijakan ini biasanya mengatur:
- Siapa, berapa banyak, kepada siapa kartu Kanban dapat diisi ulang
- Siapa penentu kriteria proyek yang sudah selesai, dan seperti apa kriteria produk yang selesai
- Berapa banyak limit WIP (Pekerjaan dalam proses)
- Kapan waktu untuk meeting, kapan waktu untuk bekerja
- Perjanjian lain tentang kolaborasi dan kebijakan yang disepakati berlaku dalam proyek
Selain itu, kebiajakan harus bersifat sederhana, terdefinisi dengan baik, terlihat jelas, selalu diterapkan, dan mudah diubah oleh orang yang memiliki kepentingan dalam menyediakan layanan agar produktivitas bisa berjalan dengan efektif.
- Implement Feedback Loops
Feedback atau umpan balik diperlukan untuk penyampaian yang terkoordinasi dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Umpan balik yang terus berputar memungkinkan bisnis untuk berevolusi melalui eksperimen yang dikelola untuk menemukan formula terbaiknya.
- Improve Collaboratively, Evolve Experimentally
Kanban adalah metode perubahan berkelanjutan dan dikerjakan secara kolaboratif dalam artian fokus dengan apa yang dilakukan saat ini dan setuju untuk mengupayakan perbaikan melalui perubahan evolusioner. Improvement dibutuhkan dalam kanban untuk memberikan hasil yang baik dan mempertahankan perubahan positifnya.
Fungsi Kanban dalam Organisasi
Secara garis besar, Kanban berfungsi untuk mengatur pergerakan bahan di dalam sistem produksi agar proyek selesai tepat waktu. Selain itu, Kanban memiliki fungsi lainnya sebagai alat pengendalian visual dalam alur kerja organisasi, sebagai berikut:
- Instruksi Produksi dan Pengangkutan
Kanban menyediakan instruksi yang jelas terkait apa, kapan, dan bagaimana proses produksi atau pengangkutan harus dilakukan.
- Pengendalian Visual
Tim dapat memantau proses produksi dengan lebih mudah karena informasi dalam Kanban dapat terlihat hanya dalam sekali pandang.
- Proses Kaizen
Kanban memungkinkan adanya perbaikan terus-menerus untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan.
- Penyesuaian Perubahan
Kanban berfungsi sebagai alat penyesuaian jika ada perubahan proses produksi, misalnya penundaan proses produksi, penyelesaian jadwal produksi, atau perbaikan mesin dan alat produksi lainnya.
Cara Menerapkan Kanban
Berikut adalah langkah-langkah untuk menerapkan Kanban secara efektif di antaranya:
- Identifikasi Aliran Kerja: Kenali tahapan-tahapan alur kerja yang ada dalam organisasi.
- Tentukan Kolom Papan Kanban: Buat kolom sesuai tahapan kerja, seperti “To Do,” “In Progress,” dan “Done.”
- Tetapkan Batasan WIP: Batasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung untuk menghindari overload.
- Visualisasikan Pekerjaan: Tempatkan kartu kerja di kolom yang sesuai.
- Pemantauan dan Perbaikan Terus-Menerus: Tinjau alur kerja dan lakukan perbaikan berdasarkan masukan tim.
Jenis-Jenis Kanban
Kanban memiliki beberapa jenis yang dibedakan sesuai dengan kebutuhan dari macam-macam bisnis. Secara umum, terdapat enam jenis kanban yang diterapkan pada industri warehouse, berikut adalah jenis-jenis Kanban.
- Withdrawal
Withdrawal atau yang biasa dikenal juga dengan sebutan move cards atau conveyance kanbans. Jenis ini adalah sinyal yang menandai perpindahan komponen dari satu tahap ke tahapan lainnya.
- Production
Jenis kanban Production berisikan data lengkap tentang hal yang dibutuhkan selama produksi, termasuk barang yang diproduksi dan informasinya.
- Through
Merupakan gabungan dari Kanban Production dan Withdrawal dalam kondisi di mana dua tim proyek bekerja dalam satu produksi yang sama.
- Supplier
Kanban supplier atau pemasok digunakan untuk perpindahan langsung ke pemasok.Kanban jenis ini jarang ditemukan, kecuali jika organisasi bisnis memperbolehkan produsen/pemasok ikut serta langsung dalam sistem kerja.
- Express
Sistem ini bekerja dalam menangani situasi yang harus dikerjakan dengan segera atau ekspres. Kartu Kanban jenis ini memprioritaskan pekerjaan pada barang tertentu yang membutuhkan perhatian, biasanya karena adanya persediaan jumlah rendah dalam produksi.
- Emergency
Hampir serupa dengan Express Kanban, Emergency menangani jenis pekerjaan yang situasinya di luar ekspektasi, misalnya produksi ulang barang cacat yang termasuk dalam proses pergantian secara tiba-tiba, tetapi sifatnya harus dikerjakan.
Metode Kanban
- Kanban Personal: Digunakan individu untuk mengatur tugas pribadi.
- Kanban Tim: Membantu tim berkolaborasi dalam mengelola pekerjaan.
- Kanban Portfolio: Digunakan untuk pengelolaan proyek di tingkat organisasi.
- Kanban IT Ops: Untuk operasi teknologi informasi, membantu manajemen insiden dan pemeliharaan.
- Kanban Agile: Menggabungkan prinsip-prinsip Agile untuk meningkatkan fleksibilitas tim.
Kelebihan Kanban
- Visualisasi Alur Kerja: Memudahkan tim dalam memantau status pekerjaan.
- Pengurangan Waktu Tunggu: Membantu mengelola WIP agar proses kerja lebih efisien.
- Kolaborasi Lebih Baik: Mendukung transparansi yang mendorong kolaborasi tim.
Kekurangan Kanban
Kanban memang sangat dibutuhkan untuk proses kerja agar lebih efisien, beberapa kelebihan dari kanban sudah di bahas di atas, namun metode ini tak lepas dari kekurangannya. Kekurangan kanban secara umum terlihat dari ketidakcocokannya untuk proyek terstruktur karena membutuhkan sistem yang ketat dan membutuhkan disiplin tinggi sehingga tidak cocok untuk tim yang sulit disiplin.
Kesimpulan
Dengan visualisasi yang baik dan alur kerja yang terstruktur, Kanban memungkinkan tim untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Melalui implementasi bertahap dan prinsip-prinsip yang mendukung, organisasi dapat mencapai hasil yang optimal dan responsif terhadap perubahan.
Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa dalam memberikan layanan kepada pelanggan dengan training dan konsultasi bersama PQM Consultants. Dapatkan wawasan khusus tentang penerapan Kanban yang akan memberikan dampak signifikan bagi peningkatan bisnis.
Referensi:
- ASDF. “Kanban: Arti, Prinsip, Keuntungan, Cara Menerapkan” diakses dari https://www.asdf.id/definisi-kanban/
- IT Telkom University. “Pengertian Kanban dan Fungsinya dalam Proses Produksi” diakses dari https://it.telkomuniversity.ac.id/pengertian-kanban-dan-fungsinya/#Fungsi_Kanban
- Hash Micro “Kanban: Metode agar Pekerjaan Menjadi Lebih Efisien” diakses dari https://www.hashmicro.com/id/blog/kanban-metode-agar-pekerjaan-menjadi-lebih-efisien/#Jenis_Kanban
- Kanban Zone “6 Different Types of Kanban System Explained” diakses dari https://kanbanzone.com/2019/types-of-kanban-systems/
