Memperbaiki Masalah dengan Daily Management System

Dengan manajemen harian yang baik di jantung modus operandinya, sebuah organisasi akan dapat dengan cepat mengidentifikasi penyimpangan, mulai memecahkan masalah, dan membuat penerapan strategi menuju sukses.

Sebagian besar organisasi mencoba untuk merealisasikan strategi mereka dengan hanya menempatkan tujuan dan harapan kepada berbagai bidang dan tingkat bisnis, memberi mereka tanggung jawab tunggal untuk “mencetak angka” dan memantau tindakan yang diharapkan mereka lakukan.

Dengan pendekatan ini, tidak mengherankan bahwa prestasi seringkali di bawah harapan. Manajer senior biasanya mengadakan rapat sebulan sekali untuk memeriksa kemajuan (atau kegagalan), tetapi ini sering kali berubah menjadi sesi saling tunjuk jari (saling menyalahkan), alih-alih kesempatan untuk membahas angka-angka yang mengecewakan dan mencari tindakan korektif.

Keputusan yang tergesa-gesa kemudian dibuat untuk melawan masalah yang tampaknya muncul dimana-mana dalam organisasi dan untuk meringankan situasi, yang kemudian malah membuat situasi lebih buruk.

Tetapi mengapa targetnya tidak tercapai? Mengapa perencanaan strategi tidak berhasil? Apa yang terjadi dalam skenario seperti ini adalah bahwa sistem TI perusahaan yang sangat canggih (repositori untuk semua data) tidak memungkinkan untuk memahami situasi sebenarnya dan seringkali keputusan dibuat terlambat. Bagaimana kita bisa berharap untuk mencapai target tahunan dalam keadaan seperti ini?

Organisasi perlu menerapkan cara baru untuk memonitor tindakan yang direncanakan dan hasil yang dicapai, yang memastikan implementasi strategi yang memadai dan memungkinkan respons yang lebih cepat dan lebih efektif terhadap penyimpangan. Apa yang dibutuhkan organisasi adalah apa yang kita sebut sistem manajemen harian.

Sistem manajemen harian (daily management system) adalah tentang memenuhi kinerja yang ‘dianggarkan’ setiap hari. Para pemimpin yang efektif mengembangkan perilaku yang mendukung orang-orang yang melakukan pekerjaan sehari-hari, dengan cara yang membantu mereka memahami lebih banyak tentang proses, kinerja, dan penyelesaian masalah mereka.

Bagi banyak orang, ini dapat dianggap sebagai common sense, namun ini tidak selalu umum dilakukan, sehingga diperlukan proses untuk menjalankan sistem manajemen harian yang efektif.

Manajemen harian adalah pendekatan terstruktur untuk menjalankan operasi. Singkatnya, manajemen harian adalah aplikasi konstan dari siklus PDCA ke dalam proses produksi.

 

Apa itu Daily Management (DM)?

Manajemen harian (daily management/DM) adalah proses berkelanjutan yang memastikan pekerjaan dilakukan dengan cara yang benar dan pada waktu yang tepat, untuk mencapai kesuksesan bisnis sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.

Hal ini memerlukan pemantauan tindakan secara rutin, sebagaimana didefinisikan oleh penyebaran strategi, untuk memverifikasi apakah hasil yang diharapkan tercapai dan—kalaupun tidak tercapai—menghasilkan langkah-langkah perbaikan secara tepat waktu.

Manajemen harian memungkinkan orang-orang di semua tingkatan organisasi untuk memvisualisasikan dengan jelas apakah kinerja itu baik atau buruk pada hari tertentu (jika perlu, bahkan setiap jam, mingguan atau bulanan).

Inisiatif ini membantu organisasi atau manajemen untuk secara cepat mengidentifikasi penyimpangan dari target (baik di tingkat divisi/departemen ataupun perusahaan), yang membuat semua orang yang terlibat dalam proses sama-sama bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang diperlukan. Dengan demikian, tim-tim yang terkait bisa dengan cepat memperbaiki masalah dan mengembalikan tingkat kinerja yang diharapkan.

Manajemen harian terdiri dari:

  1. Planning (perencanaan): Manajemen harian membutuhkan pemahaman tentang apa yang akan diminta atau diperlukan, dan kemampuan organisasi. Ini juga membutuhkan mengetahui jadwal staf Anda, dan menghitung waktu jauh dari pekerjaan produksi.
  2. Doing (pelaksanaan): Manajemen harian mengharuskan para manajer atau supervisor menginformasikan tim tentang rencana tersebut, dan bahwa tim tahu apa harapan dan targetnya. Mereka juga perlu tahu apa yang harus dilakukan ketika ada masalah.
  3. Checking (pemeriksaan): Tim dan manajer harus memantau kemajuan. Dengan standar yang jelas dan langkah yang mapan, masalah menjadi jelas.
  4. Acting (penindakan): Manajemen harian membutuhkan tindakan segera untuk membuat proses kembali ke jalurnya. Ini juga membutuhkan tindakan countermeasure—tindakan yang diambil untuk mengurangi/menghilangkan akar penyebab masalah yang menghambat tim/organisasi mencapai tujuannya—untuk mengembangkan perbaikan permanen ketika ada masalah berulang.

Manajemen harian (daily management) menyediakan kerangka kerja yang memungkinkan self-review oleh organisasi. Fungsi jangka pendeknya adalah menjaga agar rencana tindakan agar tetap berada di jalurnya. Ini membutuhkan pemahaman organisasi dan permintaan yang cukup untuk membuat prediksi tentang apa beban kerjanya, dan seberapa baik tim dapat mengatasinya. Jelas, jika jumlahnya tidak bertambah, para pimpinan dan manajer harus mengambil tindakan.

Fungsi jangka panjang dari manajemen harian adalah untuk memungkinkan penyelesaian masalah yang lebih efektif. Strategi ini menyoroti masalah/defect tepat pada saat kesalahan itu terjadi, dan memastikan bahwa tim mengatasi masalah tersebut sebelum melanjutkan.

Manajemen harian membutuhkan pengawasan terhadap operasi yang berkelanjutan. Untuk proses dengan takt time jumlah waktu maksimum di mana suatu produk perlu diproduksi untuk memenuhi permintaan pelanggan—yang didefinisikan dengan baik dan konsisten, ini mungkin berarti melacak setiap unit. 

Untuk area kerja dengan variasi yang lebih banyak, implementasinya mungkin berarti menambah beban kerja. Namun dengan daily management system, kemajuan diperiksa setiap beberapa jam. 

Namun sistem ini tidak kaku. Sebagian besar pekerjaan cenderung rata-rata dari waktu ke waktu, sehingga kebisingan dalam sistem diperhitungkan, dan penyebab khusus lebih banyak muncul.

Aktivitas terakhir yang diperlukan oleh manajemen harian adalah melakukan sesuatu tentang masalah. Karena mereka diidentifikasi begitu cepat, akar penyebabnya cenderung lebih mudah terungkap daripadamisalnyajika Anda menunggu sampai akhir bulan untuk mencari sumber masalah produksi.

Gambar di bawah ini menunjukkan sistem manajemen tanpa manajemen harian, di mana masalah yang mempengaruhi kinerja tidak segera diperbaiki.

Di bawah ini kita bisa melihat ilustrasi sistem manajemen harian – kontrasnya sangat mencolok. Alat visual sederhana akan membuat kinerja aktual dan terlihat jelas, dan menjelaskan bagaimana perbandingannya dengan kinerja yang diharapkan (pencapaian saat ini versus target). Ini adalah satu-satunya cara untuk menyoroti penyimpangan secara efektif.

 

Mulailah dengan Mengganti Strategi Untuk Semua Level

Manajemen harian dimulai dengan proses yang solid untuk membentuk dan kemudian menggunakan strategi tersebut, yang memiliki pondasi dalam definisi dan komunikasi “True North” dari organisasi—biasanya kalimat sederhana dan mudah diingat yang menyerupai pernyataan misi. Ini secara eksplisit mengungkapkan prioritas perusahaan untuk waktu dekat—katakanlah sekitar 12 hingga 18 bulan.

“Status ideal” ini kemudian diterjemahkan ke dalam indikator spesifik di tingkat makro, yang kemudian turun ke tingkat fungsional (dalam bentuk matriks lainnya yang diuraikan) hingga mencapai sel kerja dan pada akhirnya mencapai masing-masing karyawan.

Setiap orang harus menyadari prioritas dan tantangan perusahaan dan bagaimana prioritas dan tantangan tersebut berhubungan dengan pekerjaan mereka. Itulah mengapa sangat penting untuk mendefinisikan “True North” dalam istilah yang memadai, sehingga orang lebih cenderung proaktif dalam membantu perusahaan untuk mencapai kesuksesan.

Walaupun sulit untuk direalisasikan, transformasi indikator yang ditetapkan pada tingkat makro menjadi tujuan individu untuk setiap orang dan pekerjaan adalah langkah yang diperlukan menuju perputaran bisnis. Dengan setiap orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dan diberi tanggung jawabnya sendiri, kesuksesan akan berada dalam jangkauan.

Langkah selanjutnya adalah untuk semua area organisasi (produksi, administrasi, komersial, dan fungsi pendukung) untuk mengatur grafik dan papan manajemen visual (visual management board) di tempat-tempat yang sangat terlihat dan dapat diakses, di dekat titik kerja, untuk memastikan sebagian besar isinya dibuat berdasarkan rapat yang dilakukan setiap hari (atau dengan frekuensi lain yang diperlukan).

Gambar di bawah menggambarkan bagaimana indikator digunakan untuk setiap level.

 

PQM Consultants menyelenggarakan workshop Lean Daily Management pada tanggal 25 Oktober 2019 dalam bentuk Public Training, informasi lebih lengkap dapat Anda simak di sini.

Related posts

Leave your comment Required fields are marked *