Terdapat banyak divisi dalam operasional Suppy Chain, salah satunya adalah divisi Purchasing. Staff purchasing adalah sumber daya yang tidak sekadar melakukan pembelian barang, tetapi juga berfokus pada pengelolaan rantai pasokan (Supply Chain) dan pengadaan (Procurement) yang efisien untuk mendukung produktivitas.
Dalam perusahaan modern yang mengandalkan kelancaran pasokan barang dan jasa, staff purchasing atau bagian pembelian membantu memastikan bahwa kebutuhan operasional terpenuhi dengan tepat waktu dan biaya yang terkendali.
Secara umum, staff purchasing adalah profesional yang bertanggung jawab atas pemilihan, negosiasi, dan pengelolaan vendor. Mereka berperan dalam mencari pemasok terbaik, mengatur persediaan, serta menjaga kualitas produk atau layanan yang dibutuhkan. Dalam artikel ini, kita akan membahas tugas utama staff purchasing, keterampilan yang diperlukan, serta manfaat yang diberikan bagi perusahaan.
Tugas Utama Staff Purchasing Adalah
Bagian pembelian memiliki sejumlah tugas penting yang harus dijalankan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah tugas-tugas utama mereka:
- Analisis Kebutuhan
Bagian ini bertanggung jawab untuk menganalisis kebutuhan perusahaan terkait barang atau jasa tertentu. Melalui analisis ini, mereka dapat menentukan spesifikasi produk yang dibutuhkan serta jumlahnya. Tugas ini melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen untuk memastikan bahwa semua kebutuhan sudah terpenuhi.
- Riset Pasar
Melakukan riset pasar adalah salah satu tugas penting bagi bagian pembelian. Dengan memahami tren pasar, mereka dapat membuat keputusan pembelian yang lebih tepat. Riset ini meliputi penilaian terhadap harga pasar, kualitas produk, serta identifikasi vendor baru yang potensial.
- Pemilihan Vendor
Pemilihan vendor juga jadi salah satu tugas pentingnya. Purchasing bertanggung jawab memilih pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas, harga, dan waktu pengiriman yang telah ditentukan. Pemilihan vendor dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa perusahaan bekerja dengan pemasok yang andal.
- Negosiasi Kontrak
Peran lainnya adalah menegosiasikan kontrak dengan vendor. Negosiasi ini mencakup penentuan harga, waktu pengiriman, serta syarat dan ketentuan lainnya. Kemampuan bernegosiasi sangat penting untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.
- Manajemen Persediaan
Memastikan persediaan barang mencukupi namun tidak berlebihan merupakan salah satu tugas pentingnya. Bagian purchasing harus mengatur inventaris dengan cermat agar perusahaan selalu memiliki barang yang dibutuhkan tanpa menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi.
- Evaluasi Kinerja Vendor
Staff purchasing juga bertugas untuk melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala. Tujuannya adalah memastikan bahwa vendor selalu memenuhi standar kualitas, ketepatan waktu, dan pelayanan yang diharapkan perusahaan.
- Pencatatan dan Dokumentasi
Mengelola faktur, purchase order, dan dokumen terkait pembelian adalah tugas lain yang harus dilakukan oleh staff purchasing. Dokumentasi yang baik memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jenis-Jenis Purchasing dan Perannya dalam Perusahaan
Di dalam divisi purchasing, terdapat beberapa jenis posisi dengan peran yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Purchasing Manager
Purchasing Manager bertanggung jawab atas perencanaan dan pengawasan seluruh aktivitas purchasing. Mereka mengarahkan strategi pembelian dan memastikan bahwa tim purchasing bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.
- Purchasing Agent
Purchasing Agent atau agen pembelian melakukan eksekusi pembelian sesuai dengan spesifikasi yang diberikan oleh perusahaan. Mereka juga melakukan analisis terhadap vendor yang potensial dan melakukan pemesanan barang.
- Purchasing Officer
Purchasing Officer lebih fokus pada evaluasi dan pemantauan kebutuhan pembelian. Mereka menentukan prioritas pembelian berdasarkan kebutuhan mendesak atau target anggaran yang telah ditetapkan.
Keahlian yang Dibutuhkan sebagai Purchasing Profesional
Untuk menjadi seorang staff purchasing yang andal, terdapat sejumlah keterampilan yang harus dimiliki. Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang perlu diketahui.
- Kemampuan Komunikasi
Komunikasi yang efektif sangat penting dalam peran staff purchasing, terutama saat berinteraksi dengan vendor dan negosiasi harga. Kemampuan komunikasi membantu mereka menyampaikan kebutuhan perusahaan dengan jelas dan mendapatkan kesepakatan terbaik.
- Analisis Data dan Riset Pasar
Bagian purchasing harus memiliki kemampuan analitik yang baik untuk mengevaluasi data dan tren pasar. Keterampilan ini membantu mereka membuat keputusan pembelian yang lebih tepat berdasarkan informasi pasar yang akurat.
- Multitasking
Mengelola banyak tugas dalam waktu bersamaan adalah hal yang umum bagi staff purchasing. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu memungkinkan mereka untuk bekerja secara efisien dan memastikan setiap tugas diselesaikan tepat waktu.
- Pengetahuan Teknis Terkait Perpajakan
Mengingat proses pengadaan juga terkait dengan aspek keuangan, staff purchasing perlu memiliki pengetahuan dasar tentang perpajakan yang relevan dengan proses pembelian, terutama untuk transaksi skala besar.
- Keahlian Teknologi
Purchasing diharapkan mampu mengoperasikan perangkat lunak seperti Ms. Excel dan sistem ERP untuk memantau persediaan, mengelola data vendor, dan membuat laporan pembelian.
Manfaat Staff Purchasing bagi Perusahaan
Keberadaan divisi Purchasing dalam perusahaan memberikan berbagai manfaat yang signifikan, terutama dalam hal efisiensi operasional dan pengelolaan biaya. Berikut adalah beberapa manfaat utama:
- Penghematan Biaya Operasional
Dengan strategi pembelian yang efektif, Purchasing membantu perusahaan menghemat biaya operasional. Mereka memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang berkualitas dengan harga terbaik melalui negosiasi dan pemilihan vendor yang tepat.
- Pengendalian Risiko
Purchasing juga berperan dalam mengurangi risiko terkait pemasok dan kualitas barang. Dengan melakukan evaluasi rutin terhadap vendor, perusahaan dapat menghindari potensi risiko seperti keterlambatan pengiriman atau produk yang tidak sesuai standar.
- Membangun Hubungan yang Kuat dengan Vendor
Melalui komunikasi dan negosiasi yang baik, divisi ini dapat membangun hubungan jangka panjang dengan vendor. Hubungan yang baik ini memberikan manfaat seperti potongan harga, prioritas pengiriman, atau fasilitas lain yang menguntungkan perusahaan.
Kesimpulan
Staff purchasing adalah bagian penting dalam struktur perusahaan yang mendukung efisiensi dan keberhasilan operasional. Dengan tugas yang mencakup pemilihan vendor, manajemen persediaan, dan negosiasi harga, staff purchasing berperan besar dalam menjaga kelancaran rantai pasokan dan memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya yang diperlukan. Keberadaan staff purchasing yang profesional dan terampil memberikan dampak positif bagi perusahaan melalui penghematan biaya, pengendalian risiko, dan hubungan yang kuat dengan vendor.
Bagi mereka yang tertarik berkarir dalam bidang ini, keterampilan komunikasi, analisis data, dan pengetahuan teknis akan menjadi bekal penting untuk sukses. Dengan persiapan yang tepat, peran staff purchasing dapat menjadi karir yang menjanjikan.
Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa sekaligus memberikan kontribusi besar dalam mendukung pertumbuhan perusahaan lewat training bersama PQM Consultants. Dapatkan wawasan lengkap menjadi Staff Purchasing unggul melalui program “Purchasing Management”
Artikel terbaru:
- Mengenal 7 QC Tools: Alat Utama dalam Pengendalian Kualitas
- Downtime Adalah? Arti, Strategi Pencegahan, Cara Menghitung Rugi & Pemulihan
- 13 Manfaat Manajemen Waktu untuk Ciptakan Work-Life Balance
- Warehouse Artinya: Fungsi, Jenis, dan Manfaat Gudang dalam Sistem Logistik
- 10 Klausul ISO 9001:2015, Struktur dan Langkah Sertifikasi
Referensi:
- Mekari – “Bekerja sebagai Staff Purchasing: Tugas dan Tanggung Jawab.” Mekari. https://mekari.com/blog/staff-purchasing/
- Arkademi – “15 Tugas Purchasing Staff yang Perlu Kamu Kuasai Sebagai Profesional!” Arkademi. https://arkademi.com/blog/tugas-purchasing-staff/
- Gramedia Literasi – “Admin Purchasing Adalah: Pengertian, Tanggung Jawab, & Kualifikasi.” Gramedia. https://www.gramedia.com/literasi/admin-purchasing-adalah/
