Siemens Oostkamp merupakan produsen komponen elektronika seperti relay, konektor, dan coil. Akibat kurangnya order dari perusahaan induk dan tingginya persaingan global memaksa mereka untuk mencari pangsa pasar yang baru. Sebelum dapat mencari peluang baru, mereka memutuskan untuk mengajak konsultan untuk membantu mereka melakukan perbaikan di tempat kerjanya dengan melakukan Kaizen.
Pada kunjungan pertama ke pabrik, seorang konsultan kaizen menanyakan informasi yang spesifik, misalnya berapa rasio kegagalan atau waktu setup. Setiap kali pertanyaan tersebut ditanyakan konsultan, respon karyawan seragam, “Ada di komputer.” Tapi begitu sang konsultan meminta untuk mencari data tersebut, tak ada yang bisa menemukan. Tugas improvement pertama ialah membuat manajemen paham kebutuhan akan pengumpulan data dan membuat informasi ini terlihat dan mudah diakses. Tanpa data ini, mustahil untuk tahu harus mulai dari mana.
Perkara keberadaan data ini ternyata menimbulkan pergolakan di dalam organisasi. Akhirnya jajaran manajemen di Siemens Oostkamp mengatasi penolakan perubahan dari karyawan dengan pendekatan langsung. Manajemen kemudian mulai rutin meninjau tempat kerja karyawannya (gemba) untuk melihat langsung masalah yang ada dan juga senantiasa mereview pekerjaan karyawannya.
Setelah beberapa bulan berlalu, Siemens Oostkamp memiliki data yang cukup untuk mengetahui perbaikan apa yang harus dilakukan dan harus memulainya dari mana. Akhirnya, dibuatlah kegiatan Kaizen dimana untuk menggerakkan kegiatan ini, dibentuk beberapa tim mandiri dengan tujuan agar kegiatan kaizen ini dapat dilakukan dengan cara yang dikembangkan oleh karyawan sendiri.
Dengan terlibatnya karyawan dalam kelompok, mereka semakin peka terhadap masalah yang terjadi di line produksi dan mampu menyelesaikan masalahnya sendiri. Setelah lebih jelas, barulah mereka bisa memberi masukan dan melakukan perubahan-perubahan kecil. Dengan menggunakan data yang baru dikumpulkan, mereka dapat menentukan sendiri target yang ingin mereka capai.
5S, kontrol visual, dan just-in-time adalah tools-tools kaizen yang digunakan oleh tim untuk mencapai target mereka. Pada area dimana 5S diterapkan, hasilnya mesin serta lantai kerja bersih, dan layout mesin dirubah untuk proses yang lebih efisien.
Visual control terlihat di mana-mana. Diagram yang menunjukkan target pabrik dengan data numerik ditampilkan dan menunjukkan tren untuk setiap item. Setiap perkakas punya tempat tersendiri dan ditandai dengan jelas, lantai kerja juga diberi tanda untuk menunjukkan area khusus keranjang supply material dan produk jadi.
Model just-in-time menunjukkan berapa lama waktu changeover di departemen molding. Hasilnya, anggota tim mengusulkan prosedur baru yakni mengurangi jumlah setiap batch dan jumlah kotak produk yang masih diproses, sehingga mengurangi waktu changeover.
Lalu apa saja hasil kaizen di Siemens Oostkamp?
- Perusahaan mampu mengurangi biaya inventory sebanyak 30%. Lead time untuk memproduksi brake coil menurun dari 12 hari menjadi setengah hari.
- Sebelum kaizen, mereka menyimpan inventory konektor kabel selama tiga bulan; hal ini tak lagi penting karena lead time sudah diturunkan hingga tiga jam.
- Jumlah tipe produk dikurangi hingga 33%. Area penyimpanan berkurang hingga 10%.
- Karyawan menjadi problem solver. Sebelumnya jika ditemukan kecacatan produk, perlu waktu berhari-hari untuk mencari sumber masalahnya. Sekarang mereka dapat melihat langsung dan melakukan perbaikan.
Hal-hal tersebut baru yang terlihat saja. Apa yang tidak dapat ditunjukkan angka adalah staf yang merasa puas dan senang datang ke tempat kerja. Yang berarti berkurangnya izin sakit, berkurangnya turnover karyawan, dan keselamatan kerja yang lebih baik.
