Posisi General Affair (GA) memegang peran yang sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional kantor sehari-hari. Sebagai bagian integral dari divisi operasional atau administrasi, tanggung jawab General Affair adalah memastikan bahwa segala kebutuhan perusahaan terkait logistik, fasilitas, dan layanan dukungan bagi karyawan terpenuhi dengan baik. Peran General Affair sangat dibutuhkan terutama dalam menjaga ketersediaan barang, pemeliharaan aset, serta pelaksanaan tugas-tugas yang mendukung produktivitas semua divisi.
Namun, tidak semua orang mengenal atau memahami apa saja tanggung jawab yang diemban oleh GA. Pada dasarnya, General Affair adalah posisi yang mencakup berbagai aspek administrasi dan operasional di perusahaan. Artikel ini akan menguraikan tugas-tugas, fungsi, serta keterampilan penting yang diperlukan untuk menjadi seorang General Affair profesional.
Peran dan Tanggung Jawab General Affair Adalah…
General Affair adalah posisi yang memiliki tanggung jawab yang luas dalam mendukung aktivitas harian perusahaan. GA sering kali berperan sebagai “penghubung” antara karyawan dan kebutuhan operasional, memastikan bahwa semua unit kerja dalam perusahaan dapat berfungsi dengan lancar. Dari kebutuhan logistik hingga pemeliharaan fasilitas, peran GA mencakup beragam aspek, antara lain:
- Pengadaan Barang dan Jasa: Mengurus segala kebutuhan operasional perusahaan, seperti alat tulis kantor, bahan kebersihan, dan kebutuhan logistik lainnya. GA juga melakukan perbandingan harga serta memilih vendor terpercaya untuk pengadaan barang dengan efisien.
- Pembayaran Rutin dan Keperluan Karyawan: Bertanggung jawab terhadap pembayaran bulanan yang bersifat rutin, seperti listrik, air, internet, dan biaya operasional lainnya. Selain itu, GA juga mengelola gaji untuk pekerja harian atau pekerja lepas.
- Pemeliharaan dan Pengawasan Aset: Mengawasi dan memastikan bahwa semua aset perusahaan, baik yang digunakan karyawan maupun yang disewa, dalam kondisi baik. Hal ini meliputi pemeliharaan alat kerja hingga perawatan gedung perusahaan.
- Renovasi dan Pembukaan Kantor Baru: Jika perusahaan melakukan renovasi atau membuka cabang baru, GA bertugas merencanakan dan menyiapkan anggaran, serta memastikan bahwa semua proses berjalan sesuai dengan standar perusahaan.
Tugas General Affair
Biasanya, dalam sebuah perusahaan, General Affair berada di satu divisi dengan Human Resource sebagai HR & GA. Namun, keduanya memiliki sejumlah tugas yang berbeda dan sama-sama penting dalam mendukung berjalannya kegiatan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas utama GA:
- Pengadaan Barang dan Jasa
General Affair bertugas mengurus pengadaan barang-barang kantor yang dibutuhkan. Tugas ini mencakup pencarian vendor, perbandingan harga, dan pembelian barang secara efisien. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sekaligus menjaga efisiensi anggaran.
- Pembayaran Rutin Perusahaan
GA juga bertanggung jawab mengurus pembayaran-pembayaran rutin seperti listrik, air, internet, pembayaran pekerja lepas harian dan kebutuhan lainnya. Pengelolaan pembayaran ini memastikan bahwa seluruh layanan perusahaan berjalan tanpa hambatan, serta menjaga kelancaran operasional sehari-hari.
- Pengawasan dan Pemeliharaan Aset Perusahaan
Pemeliharaan aset perusahaan merupakan tugas lain dari General Affair. Mulai dari perawatan alat kerja hingga kebersihan kantor, GA memastikan semua fasilitas dan aset yang digunakan karyawan dalam kondisi baik dan siap pakai.
- Pengelolaan Renovasi dan Pembukaan Cabang
Dalam perusahaan yang melakukan pengembangan atau renovasi, GA akan mengawasi pengeluaran, kelayakan, serta pengelolaan material dan proses pembelian hingga proyek selesai. Ini dilakukan untuk memastikan semua kegiatan sesuai dengan standar dan anggaran yang ditetapkan.
Fungsi General Affair dalam Operasional Perusahaan
Selain tugas-tugasnya yang spesifik, General Affair juga memiliki beberapa fungsi utama dalam menunjang operasional perusahaan:
- Pemeliharaan dan Perawatan Aset/Fasilitas
GA bertugas mengawasi kondisi fasilitas kantor seperti kebersihan, perawatan toilet, instalasi listrik, dan peralatan kantor lainnya.
- Penyusunan Laporan Berkala
Menyiapkan laporan berkala yang mencakup aset dan beban biaya kantor untuk keperluan rapat anggaran.
- Pengelolaan Perizinan
Mengurus segala bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan, termasuk menjalin hubungan baik dengan pihak pemerintah daerah, kepolisian, dan organisasi lain.
- Pengelola Hubungan Eksternal
Menjaga hubungan baik dengan vendor dan pihak eksternal lain yang terkait dalam operasional perusahaan, seperti penyedia layanan dan pemasok barang.
Keterampilan yang Harus Dimiliki General Affair
Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, seorang GA memerlukan sejumlah keterampilan penting. Beberapa di antaranya adalah:
- Keterampilan Administratif: Keterampilan ini diperlukan dalam mengelola dokumen, arsip, dan berbagai catatan yang berhubungan dengan kebutuhan operasional.
- Kemampuan Negosiasi dan Komunikasi: Mengelola hubungan dengan vendor atau pihak ketiga memerlukan kemampuan komunikasi yang baik dan negosiasi yang efektif.
- Kemampuan Organisasi dan Pemecahan Masalah: GA harus mampu mengelola inventaris perusahaan dan menemukan solusi atas berbagai masalah yang mungkin muncul dalam operasional harian perusahaan.
Jenjang Karier dan Gaji General Affair
Pekerjaan di bidang General Affair memiliki jenjang karier yang cukup jelas, mulai dari posisi staff hingga Head of General Affair. Berikut ini adalah beberapa jenjang karier dalam divisi General Affair:
- Staff General Affair: Posisi awal dalam GA dengan tanggung jawab administratif yang mendasar.
- Supervisor General Affair: Memiliki tanggung jawab yang lebih besar dengan mengelola unit-unit tertentu dan beberapa anggota tim.
- Manager General Affair: Bertanggung jawab membuat konsep kerja dan memantau seluruh tugas staff GA.
- Head of General Affair: Kepala divisi GA yang mengkoordinasikan tugas seluruh tim serta bertanggung jawab dalam hal pelaporan kepada pimpinan perusahaan.
Gaji seorang General Affair dapat bervariasi tergantung pada skala perusahaan dan tanggung jawab yang diemban. Rata-rata gaji untuk posisi Staff GA mulai dari Rp5 juta per bulan untuk posisi entry level, dan dapat meningkat seiring pengalaman dan prestasi kerja.
Kesimpulan
General Affair adalah posisi yang memegang peranan penting dalam menjaga agar operasional perusahaan berjalan dengan baik. Tugas-tugas yang dilakukan oleh GA, mulai dari pengadaan barang, pembayaran rutin, hingga pemeliharaan fasilitas, sangat vital dalam mendukung produktivitas dan kenyamanan kerja bagi seluruh karyawan.
- General Affair adalah: Peran, Tugas, dan Fungsi Vital dalam Operasional Perusahaan
- 7 Strategi Bisnis Paling Efektif untuk Kesuksesan Perusahaan
- Apa Itu SOP? Arti, Manfaat, Cara Membuat dan Contohnya
- Arti SWOT dalam Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengaplikasikannya
- 11 Leadership Skill yang Wajib Dimiliki Manajer!
Referensi
- Gramedia. “General Affair: Pengertian, Tugas, Fungsi, Gaji, dan Jenjang Karir.” Literasi Gramedia. https://www.gramedia.com/literasi/general-affair/.
- Mekari Talenta. “Jobdesk, Tugas, dan Fungsi General Affair di Perusahaan.” Talenta Blog. https://www.talenta.co/blog/tugas-dan-fungsi-general-affair/.
- ASDF. “General Affair Adalah? Berikut Tugas dan Fungsinya.” ASDF Blog. https://www.asdf.id/general-affair-adalah-berikut-tugas-dan-fungsinya/.
