PT Hanes Supply Chain Indonesia (HSCI) merupakan klien setia PQM Consultants sejak tahun 2008. Mereka telah membuktikan bahwa implementasi Lean Manufacturing, khususnya melalui konsep Mini Company, adalah kunci untuk bertahan dan unggul di tengah tantangan pasar yang semakin ketat. Webinar PQM Consultants yang bertajuk “Implementasi LEAN Menggunakan Mini Company di PT. Hanes Supply Chain Indonesia” mengungkap bagaimana HSCI berhasil mencapai efisiensi dan daya saing yang luar biasa.
Lean Menjadi Strategi Kunci HSCI
Devi Yunita Rahmi, Hanes Brands Inc. Asia Regional Engineering & Lean Value Stream Manager HSCI, yang hadir sebagai pembicara utama, menjelaskan konteks di balik keputusan HSCI mengadopsi Lean. Perusahaan garmen yang telah berdiri sejak 1980-an dengan kapasitas 13 juta pakaian dalam per tahun ini menghadapi tekanan biaya yang signifikan. “(Harga-harga di) marketplace mulai dari raw material cost, labor cost, dan juga overhead itu setiap tahun naik, terutama di tahun-tahun 2013 dan 2014 itu naiknya sampai gila-gilaan,” jelasnya.
Dengan area pabrik yang terbatas dan tuntutan untuk selalu menurunkan lead time, Lean menjadi strategi perusahaan untuk tetap kompetitif secara harga dan waktu pengiriman. Bahkan, tantangan pandemi COVID-19 semakin memperkuat urgensi penerapan Lean.
Jarot Anorogo, salah satu konsultan lean dari PQM Consultants yang mendampingi HSCI dalam penerapan Lean dan juga moderator webinar, membuka sesi dengan menekankan kolaborasi yang terjalin. “Apa yang disampaikan dalam Webinar ini merupakan kolaborasi antara PQM Consultants bersama Hanes sejak tahun 2008” ujarnya.
HSCI mengadopsi Lean sebagai sistem, bukan hanya sekumpulan tools, dengan pilar utama pada pengembangan sumber daya manusia (people development). Filosofi “Toyota Way” menjadi dasar pembelajaran awal, dengan sesi baca buku yang intensif bagi semua level manajemen.
Mini Company: Mesin Penggerak Continuous Improvement
Mini-company, sering juga disebut sebagai Mini Business Alignment, merupakan konsep manajemen di mana setiap unit dalam organisasi berperan sebagai “perusahaan” yang secara selaras dan mandiri mengelola improvement serta mampu berkolaborasi / bersinergi dengan customer (next process) dan supplier (proses sebelumnya) untuk mencapai target bersama. Pendekatan ini menekankan bahwa setiap shopfloor leaders (supervisor, foreman atau group / line leader) dapat berperan sebagai “CEO” di dalam mini company-nya sedangkan para manager berperan sebagai “Investor (sekaligus Coach)” bagi para CEO.
Mini Company sebagai salah satu infrastruktur yang fundamental dalam perjalanan Lean HSCI. Pendekatan Mini Company didesain bertujuan untuk:
- Pemberdayaan Karyawan: Setiap tim kecil (Mini Company) memiliki “CEO” (biasanya supervisor/leader) dan karyawannya didorong untuk memiliki rasa kepemilikan (ownership) terhadap area kerja mereka.
- Visibilitas Masalah: Masalah dibuat tampak jelas (visible) dan diselesaikan melalui kerja sama tim kecil.
- Orientasi Pelanggan: Karyawan diajarkan konsep hubungan customer-supplier internal, di mana setiap proses adalah pelanggan bagi proses sebelumnya dan pemasok bagi proses sesudahnya. Ini mendorong kolaborasi antar departemen, mengatasi pemikiran sektoral, dan mempercepat pemecahan masalah.
Prinsip dasar Mini Company meliputi pengembangan karyawan, manajemen visual (membuat proses dan informasi visible di papan kontrol), keterlibatan seluruh karyawan (employee involvement), dan penguatan hubungan customer-supplier.
Setiap Mini Company umumnya memiliki “nama” yang menggambarkan semangat dan nilai-niali teamnya, selain itu memiliki mission statement, profil / struktur dan peranan team (accountability board), serta melakukan meeting terstruktur (daily-weekly-monthly) untuk membahas permasalahan, peluang improvement hingga skills development.
Selain itu Mini Company memiliki Papan Key Performance Indicators secara visual (seperti: safety, quality, productivity, delivery, problem solving-PDCA, skills matrix) sebagai dashboard untuk memonitor apakah kinerjanya memiliki trend membaik dengan indikator “hijau-kuning-merah” menjadi panduan untuk mengidentifikasi kesenjangan terhadap target yang ingin dicapai dan sinyal untuk memulai siklus improvement melalui PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Mengatasi Tantangan dan Membangun Keberlanjutan Lean
Bu Devi Yunita Rahmi (Nita), Hanesbrands Incorporation Asia Regional Engineering & Lean Value Stream Manager juga menjelaskan beberapa insights penting dalam sesi tanya jawab pada webinar ini:
- Vertical and Horizontal Alignment dalam Hoshin Kanri (Strategy Deployment): Penyelarasan Target dari level atas (vertical) dan Service Level Agreement-SLA antar fungsi / departemen (horizontal) dilakukan melalui workshop secara tahunan atau dua kali setahun. “horizontal alignment itu kita lakukan pada saat akhir tahun dalam penyusunan strategi (hoshin). Kita review (strategi apakah masih relevan) setiap tahun ataupun kadang dua kali setahun tergantung kebutuhan.” Ia menambahkan bahwa sebagai Lean Stream Manager, ia juga berperan memastikan “ketidakselarasan target / sasaran antara satu departemen dengan departemen lain”
- Manajemen Kontrol Visual: Nita menegaskan bahwa dalam penerapan Mini Company, pengisian papan informasi dan data kinerja tidak membutuhkan orang khusus. Tanggung jawab pengisian dan pembaruan informasi didelegasikan kepada setiap anggota Mini Company itu sendiri, termasuk operator. Beberapa departemen non-produksi bahkan berinisiatif mendigitalkan data mereka untuk memudahkan pembaruan.
- Tantangan Memperpendek Lead Time: Tantangan terbesar adalah lead time bahan baku dari pemasok eksternal, terutama impor. Solusinya meliputi lokalisasi bahan baku dan supplier development dengan membantu pemasok mengimplementasikan Lean di pabrik mereka.
- Pengenalan dan penyebaran Lean di Department berikutnya (pasca Pilot Implementation): Nita menegaskan kunci penerapan Lean adalah edukasi bahwa Lean bertujuan mempermudah pekerjaan dengan menghilangkan pemborosan. “Yang penting yang kita perkenalkan itu adalah Lean itu bukan untuk membuat hidup Anda lebih susah, tapi itu untuk mempermudah,” tegasnya. Pendekatan harus dilakukan secara persuasif, bahkan dengan mengidentifikasi dan mendekati karyawan yang cenderung resisten terlebih dahulu, agar mereka bisa menjadi “juru bicara” di antara rekan-rekan mereka.
- Pentingnya Komitmen Top-Down: Keberhasilan Lean mutlak membutuhkan komitmen dan dukungan dari manajemen puncak. Tanpa arah dari atas, inisiatif dari bawah akan sulit berkembang dan berkelanjutan. Pemimpin juga harus menjadi coach dan memonitor perkembangannya.
- Hubungan Efisiensi dan Employee Turnover: Penerapan Lean berkontribusi pada penurunan turnover karyawan. Pendekatan kepemimpinan yang konstruktif (tidak menyalahkan, berfokus pada “apa” bukan “siapa”) dan lingkungan kerja yang tidak stres melalui daily meeting dan pemberdayaan di Mini Company, membuat karyawan merasa termotivasi, didukung, dan nyaman, sehingga mereka cenderung bertahan.
- Struktur Tim Lean: HSCI tidak memiliki tim Lean atau Continuous Improvement khusus. Semua level manajemen adalah “Agen Lean” (Lean Agent), dan kegiatan Lean diintegrasikan ke dalam peran dan tugas sehari-hari masing-masing fungsi. Tim Industrial Engineering (IE) yang dipimpin Nita sendiri bersifat multifungsi, dengan anggota yang merangkap tugas Lean.
Hasil Nyata Implementasi Lean di HSCI
Perjalanan Lean HSCI selama lebih dari 12 tahun sejak 2008 telah membuahkan hasil yang impresif:
- Peningkatan Efisiensi: Dari 70% menjadi 85-89%.
- Perpendek Lead Time: Dari 50-15 hari menjadi rata-rata 14-15 hari, bahkan untuk produk kompleks (intimate apparel) dari 94 hari menjadi 24 hari.
- Penurunan Harga Jual ke Buyers (FOB Price): Meskipun biaya naik, HSCI berhasil menurunkan harga jual produk mereka kepada pelanggan setiap tahunnya, menjadikannya sangat kompetitif rata-rata dapat menurunkan harga 2%-4% per tahun.
- Peningkatan Kaizen: Jumlah ide perbaikan terus meningkat, bahkan mencapai 600-700 Kaizen per tahun pada 2017.
- Penurunan Employee Turnover: Trennya menjadi lebih kecil, menunjukkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi.
Kesuksesan ini menjadikan pabrik HSCI sebagai pabrik percontohan bagi pemasok garmen lainnya, membuktikan bahwa Lean adalah sebuah journey yang tidak pernah berhenti, mendorong inovasi dan perbaikan berkelanjutan. “Kami percaya Lean sudah membawa kami dalam improvement sampai saat ini sebagai sebuah journey,” pungkas Nita. PQM Consultants bangga menjadi bagian dari perjalanan transformatif PT Hanes Supply Chain Indonesia, membantu mereka mencapai operational excellence dan continuous improvement.
Artikel ini merupakan summary dari sesi webinar PQM Consultants bersama para klien yang telah berhasil menjalankan improvement di organisasinya masing-masing. Simak video recording webinar lainnya melalui link berikut ini.
Implementasi Lean Manufacturing bersama PQM
Hubungi PQM Consultants untuk mendapatkan bantuan dalam implementasi Lean yang berdampak pada bottom line perusahaan. Dapatkan sesi KONSULTASI GRATIS bersama tim konsultan kami.
