Cara Memulai Implementasi Lean: Lean Culture Operational Stability

Para pemimpin Toyota Motor Company seperti Eiji Toyoda, Taiichi Ohno, dan konsultan Shingeo Shingo telah mengembangkan “Toyota Production System” atau yang sekarang lebih dikenal sebagai “Lean Manufacturing” dengan tujuan mengurangi pemborosan dan meningkatkan nilai pelanggan. Sudah banyak perusahaan yang menerapkan Lean, namun masih banyak pula yang bertanya-tanya, bagaimana cara memulai implementasi Lean Manufacturing?

Pada dasarnya prinsip Lean adalah bagaimana memproduksi produk atau jasa dalam jumlah dan waktu yang dibutuhkan saja, tidak lebih, agar tidak menimbulkan pemborosan. Dengan kata lain Lean Manufacturing dapat didefinisikan sebagai, pendekatan sistematis untuk mengidentifikasikan dan mengeliminasi pemborosan atau waste melalui perbaikan berkesinambungan dengan membuat produk mengalir berdasarkan kehendak konsumen (pull system) sambil mengejar kesempurnaan. Pull System dikenal juga dengan Just in Time (JIT) atau Produksi Tepat Waktu.

Kerja Lean adalah megurangi pemborosan. Pemborosan atau waste adalah semua kegiatan yang menghabiskan waktu, sumber daya, atau tempat dengan tidak memberi nilai tambah pada produk atau jasa yang diberikan pada pelanggan. Pada umumnya 95% dari kegiatan kerja (Total Lead Time) tidak memberikan nilai tambah (Non-Value Added) dan hanya 5% saja yang benar-benar merupakan Value Added.

8 Jenis Waste dalam Lean

Sebelum masuk ke cara memulai implementasi Lean Manufacturing, ada baiknya untuk mengetahui jenis pemborosan apa saja yang harus dieliminasi menggunakan pendekatan Lean.

Terdapat 8 kategori waste atau pemborosan dalam konsep Lean yang biasa dikenal dengan akronim DOWNTIME yang terdiri dari Defect, Overproduction, Waiting, Non Utilized Skill People, Transportation, Inventory, Motion dan Excess Processing.

1. Defect: Artinya memproduksi barang cacat, sehingga membutuhkan pengerjaan ulang atau bahkan dibuang karena tidak bisa diperbaiki. Hal ini merupakan pemborosan pemakaian material, waktu, tenaga kerja, dan sumber daya yang lain. Aktivitas ini merupakan kesia-siaan yang absolut.
2. Overproduction: Artinya memproduksi lebih banyak dari permintaan, atau memproduksi sebelum adanya permintaan berdasarkan spekulatif.
3. Waiting: Artinya waktu tunggu lama yang harus dihilangkan. Prinsipnya adalah memaksimalkan efisiensi pekerja daripada memaksimalkan penggunaan mesin.
4. Not Utilized Skill People: Artinya Kehilangan waktu, gagasan, keterampilan, peningkatan, dan kesempatan belajar karena tidak melibatkan atau mendengarkan keahlian dari karyawan.
5. Transportation: Artinya jumlah transportasi yang tinggi karena layout pabrik yang buruk, pemahaman yang buruk terhadap aliran proses produksi, ukuran lot yang besar, lead time panjang, dan area penyimpanan yang terlalu luas.
6. Inventory: Artinya material antar operasi yang timbul karena lot produksi yang besar atau proses-proses dengan waktu siklus yang panjang.
7. Motion: Artinya gerakan-gerakan yang tidak perlu, seperti mencari, meraih, memutar akan membuat sesuatu yang berdampak pada proses yang memakan waktu lebih lama.
8. Excess Processing: Artinya kelebihan proses yang tidak diperlukan.

Setelah mengetahui beragam pemborosan dalam proses bekerja, pertanyaan besar selanjutnya adalah bagaimana memulai implementasi Lean? Perlu diketahui, dibutuhkan perencanaan yang matang untuk mengimplementasikan Lean karena penerapannya membutuhkan waktu yang panjang dan mustahil untuk dicapai dalam waktu semalam.

Cara Memulai Implementasi Lean Manufacturing

Cara memulai implementasi Lean Manufacturing dapat dimulai dengan menyatukan persepsi serta komitmen kepada seluruh tim di dalam organisasi. Melibatkan seluruh orang untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dan menghilangkan pemborosan dalam visi yang sama juga wajib dilakukan agar penerapan Lean dapat berjalan dengan baik.

Setelah muncul komitmen, langkah selanjutnya adalah membangun sebuah fondasi Lean Manufacturing melalui Building Lean Culture (Membangun Budaya Lean) dan Operational Stability (Menstabilkan Proses Operasi).

Lean Culture

Lean Culture atau yang berarti membangun budaya Lean, dapat dibentuk melalui:

1. Trust and Respect (Saling Percaya dan Menghormati Satu Sama Lain)
2. Health and Safety (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)
3. Team Work (Kerjasama Kelompok)
4. Flexible Workforce (Tenaga Kerja yang fleksibel)
5. Skills Development (Pengembangan Ketrampilan)

Operational Stability

Sedangkan Operational Stability adalah langkah dari proses yang stabil. Langkah ini dapat dilakukan dengan:

1. Penerapan 5S dan Visual Management
2. Penerapan Total Productive Maintenance
3. Membuat Work Flow (Aliran Kerja) / Value stream Mapping

Membangun Pilar Lean Manufacturing

Tahapan berikutnya adalah membangun pilar-pilar Lean yang terdiri dari pilar Built-in Quality, Just In Time, dan Building Continuous Improvement Mindset.

Built-in Quality adalah cara membangun kualitas dari sumbernya dengan membuat standar kerja, Andon, Statistical Process Control sampai Poka Yoke. Pilar Kedua yakni Just in Time, dapat dimulai untuk menerapkan Lean layout, Quick Changeover, Continuous Flow, Pull System.

Lalu pilar terakhir, Building Continuous Improvement Mindset adalah cara membangun pola pikir peningkatan berkelanjutan dengan metode PDCA (Plan, Do, Check, Act), menyusun standarisasi, KPI, Strategy Deployment. Dan ditutup dengan membangun ‘atap’ yang bertujuan untuk mencapai Customer Value.

Kesimpulan

Itulah cara memulai implementasi Lean Manufacturing. Saat ini, penerapan Lean tidak saja terbatas pada perusahaan manufaktur tetapi sudah banyak industri jasa, retail atau perbankan yang menerapkan metode Lean. Sebagai contoh di Indonesia, Prodia dan BCA sudah menerapkan konsep Lean yang baik dengan menggunakan metode Kaizen dan terbukti sukses mengalami kenaikan penjualan dan memperoleh kepuasan pelanggan yang meningkat.

Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa dan mengurangi waste dengan metode Lean yang berfokus pada pengurangan pemborosan dan meningkatkan nilai pelanggan. Dapatkan wawasan khusus tentang cara implementasi Lean yang paling efektif memberikan dampak signifikan bagi peningkatan bisnis melalui program training “Lean Manufacturing” bersama PQM Consultants.