Perencanaan merupakan salah satu hal penting yang tak boleh dilewatkan dalam proses operasional bisnis. Suatu organisasi harus punya tim perencanaan yang mampu memproyeksikan proses operasional sekaligus mengatur persediaan bahan baku. Itulah sebabnya semua organisasi pasti memiliki tim Production Plan and Inventory Control (PPIC) yang memiliki peran krusial dalam mendukung kelancaran bisnis.
Tim PPIC bertanggung jawab menyeimbangkan proses bisnis sekaligus memenuhi permintaan pelanggan, meminimalkan biaya produksi, serta menurunkan biaya investasi untuk hal-hal yang bersifat inventori.
Peran PPIC dalam Kegiatan Operational
Peran PPIC adalah harus melakukan perencanaan dan pengendalian secara lebih efisien dan efektif sehingga dapat mendukung kelangsungan organisasi. Salah satu langkah konkret yang harus dilakukan PPIC adalah upaya berkesinambungan untuk menurunkan biaya-biaya yang berkaitan dengan proses operasional bisnis (cost reduction).
Tim PPIC bertanggung jawab dalam perencanaan dan pengendalian aliran material melalui proses manufacturing. Oleh sebab itu, rencana produksi (production plan) yang dibuat harus sesuai dengan permintaan pasar. Seluruh pihak yang terlibat dalam tim PPIC harus mempunyai kapabilitas untuk menentukan prioritas yang tepat, misalnya menentukan kuantitas dan waktu penyediaan produk jadi berdasarkan permintaan pasar secara aktual. Aktivitas yang patut dilakukan tim PPIC meliputi demand forecasting, Master Production Schedule (MPS), Material Requirement Planning (MRP) dan capacity planning.
Cermat Mengelola Inventori
Inventori berupa produk akhir (finished goods), bahan baku (raw material), produk setengah jadi (Work In Progress) serta material penunjang (Maintenance, Repair, and Operation) juga harus dikelola dengan baik. Di satu sisi, jumlah inventori yang melimpah memang dapat membantu memenuhi permintaan pasar yang sedang meningkat. Namun di sisi lain, hal tersebut bisa berdampak negatif bagi organisasi karena menimbulkan beberapa biaya yang harus ditanggung perusahaan, misalnya biaya penyimpanan, biaya modal, dan biaya risiko.
Berbagai tantangan PPIC tersebut dapat diatasi dengan jalinan koordinasi yang baik antar pihak yang terlibat dalam operation management, baik dari sisi permintaan (Sales dan Marketing) maupun sisi suplai (PPIC, Production, Distribution). Pengelolaan permintaan dan suplai akan berlangsung dengan lancar bila didukung keberadaan Sales and Operations Planning (S&OP). S&OP merupakan sarana bagi organisasi untuk merealisasikan keseimbangan antara kebutuhan pasar (demand) serta ketersediaan sumber daya (resource planning). Tak hanya berfungsi sebagai sarana untuk mencapai keseimbangan proses bisnis, S&OP juga menjadi forum bagi manajemen level atas untuk memastikan keselarasan antara aktivitas di level operasional dengan rencana menengah dan jangka panjang organisasi.
Kendati demikian, masih banyak organisasi yang belum mampu mencapai sasaran bisnis secara akurat, terutama pada masa pandemi. PPIC harus mampu menjawab tantangan tersebut dan memberikan kontribusi secara maksimal bagi organisasi. Pelaksanaan S&OP yang efektif merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam mencapai sasaran bisnis. Selain itu, strategi rantai pasok (supply chain) yang efektif juga berperan sebagai pedoman pelaksanaan tugas operasional bagi PPIC.
Tim PQM Consultants sudah menyiapkan pelatihan untuk memperkaya pemahaman peserta tentang Production Plan and Inventory Control (PPIC). Sehingga nantinya para peserta dapat menjalankan peran sebagai bagian tim PPIC secara efisien dan efektif. Mari mengenal tentang proses S&OP yang berkelanjutan serta strategi segmentasi rantai pasok (Supply Chain Segmentation Strategy) melalui training yang digagas PQM Consultants. Pelajari selengkapnya di sini.
