Perbedaan Project dan Operation: Meskipun sekilas keduanya tampak mirip, karena sama-sama melibatkan tugas yang terkoordinasi, sumber daya dan orang, namun tujuan, karakteristik, gaya manajemen dan objektif keduanya sangat berbeda.
Memahami perbedaan project dan operation sangat penting, tidak hanya bagi project manager tetapi juga untuk para eksekutif, pemimpin tim, pemangku kepentingan yang terlibat dalam perencanaan organisasi dan resource. Kesalahpahaman mengenai konsep-konsep ini akan menyebabkan inefisiensi, salah urus dan kehilangan peluang bisnis.
Artikel ini akan membahas mengenai gambaran umum yang komprehensif sehingga mudah dipahami tentang perbedaan project dan operation. Selain itu akan dijelaskan pula mengenai peran unik keduanya, bagaimana keduanya berinteraksi dan mengapa menguasai keduanya sangat penting untuk kesuksesan organisasi.
Definisi Project
Menurut Project Management Institute (PMI) Project merupakan upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan atau hasil yang unik. Adapun karakteristik utama dari sebuah project:
- Bersifat Sementara: Project memiliki awal dan akhir yang pasti
- Hasil yang unik: Setiap project menciptakan sesuatu yang baru, baik itu produk, layanan atau hasil
- Progresif dan berkembang: Project dibentuk secara bertahap, ia akan menjadi lebih baik seiring progresnya.
- Tujuan Spesifik: Project dimulai untuk mencapai tujuan tertentu dalam batasan yang ditentukan seperti ruang lingkup, waktu, dan biaya.
- Sumber Daya Terbatas: Project memiliki sumber daya yang terbatas, termasuk anggaran, orang, dan material.
Definisi Operation
Operation merupakan kegiatan yang sedang berlangsung dan berulang yang menghasilkan produk yang sama atau menyediakan layanan yang berkelanjutan. Adapun karakteristik utama dari operation adalah sebagai berikut:
Terus Berlangsung: Operation berlangsung terus menerus tanpa batas akhir (kecuali jika terganggu oleh perubahan organisasi yang besar).
- Hasil yang Berulang: Operation menghasilkan produk yang sama atau memberikan layanan yang konsisten.
- Berfokus pada Efisiensi: Tujuan utamanya adalah optimalisasi, efisiensi, dan konsistensi.
- Stabil dan dapat Diprediksi: Operation menekankan lingkungan yang stabil dengan perubahan minimal.
- Contoh operation:
- Memproduksi smartphone di line produksi.
- Mengelola pusat panggilan yang menyediakan customer support.
- Memproses penggajian karyawan setiap bulan.
- Menjalankan layanan dukungan IT.
Kegiatan operation mempertahankan business as usual (BAU), yaitu menjaga agar organisasi tetap berfungsi dan memberikan nilai kepada pelanggan secara konsisten dari waktu ke waktu.
Perbedaan Project dan Operation Secara Fundamental
Berikut ini adalah pembahasan yang lebih dalam mengenai perbedaan mendasar antara project dan operation:
| Aspek | Project | Operation |
| Waktu | Sementara dengan awal dan akhir yang jelas | Berlangsung terus-menerus dan keberlanjutan |
| Tujuan | Menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik | Menjaga keberlangsungan organisasi dengan memproduksi barang atau layanan |
| Perubahan | Fokus pada pelaksanaan perubahan | Fokus pada menjaga stabilitas |
| Pendekatan Manajemen | Metodologi manajemen project seperti Agile, Waterfall atau PRINCE2 | Manajemen operasi yang fokus pada efisiensi dan optimasi |
| Hasil | Hasil yang unik | Hasil yang berulang dan konsisten |
| Alokasi SDM | Biasanya penugasan satu kali atau sementara | Penempatan sumber daya secara permanen |
| Risiko | Risiko tinggi karena inovasi dan perubahan | Risiko lebih rendah, dikelola melalui SOP |
Hubungan antara Project dan Operation
Terlepas dari perbedaan project dan operation saling berhubungan dalam berbagai cara. Berikut adalah bagaimana cara mereka saling mempengaruhi:
- Project Meningkatkan Operation: Banyak project yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional, seperti mengimplementasikan software baru, restrukturisasi tim, atau improvement pada lini produksi.
- Operation Mensupport Project: Operation menyediakan sumber daya pendukung yang penting, seperti anggota tim, peralatan, atau fasilitas yang diperlukan untuk keberhasilan sebuah project.
- Project Menciptakan Operation: Dalam beberapa kasus, hasil akhir project menjadi kegiatan operation baru. Misalnya, membangun pabrik (Project) mengarah pada produksi barang yang berkelanjutan (Operation).
- Saat Project Berakhir, Operation Berlanjut: Setelah project selesai, operation mengambil tanggung jawab untuk memelihara, menggunakan, atau memanfaatkan hasil proyek.
- Memahami hubungan ini membantu organisasi bertransisi dengan lancar dari akhir project hingga mengintegrasikan hasil project ke dalam lingkungan operasional.
Perbedaan Project dan Operation dari Segi Siklus
Siklus Project biasanya mengikuti fase-fase berikut:
- Inisiasi: Mendefinisikan project dan mendapatkan persetujuan.
- Perencanaan: Menetapkan rencana, jadwal, dan anggaran yang terperinci.
- Eksekusi: Melakukan pekerjaan untuk mencapai tujuan project.
- Pemantauan dan Pengendalian: Melacak kinerja dan melakukan penyesuaian.
- Penutup: Menyelesaikan semua aktivitas dan menyerahkan hasil kerja.
Di sisi lain, operation bersifat siklus dan berkelanjutan:
- Desain dan Pengaturan: Menetapkan proses operasional.
- Eksekusi: Memberikan produk atau layanan.
- Pemantauan dan Optimalisasi: Meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara teratur.
- Mempertahankan: Memastikan kesuksesan jangka panjang melalui peningkatan bertahap.
Dengan demikian, disaat project yang sedang dijalankan berkembang, kegiatan operational tetap berjalan.
Keterampilan yang Dibutuhkan Manager Project vs Manager Operation
Keterampilan yang dibutuhkan untuk sukses di setiap domain berbeda secara signifikan:
- Keterampilan Manager Project:
- Keahlian kepemimpinan dan motivasi yang kuat
- Keahlian dalam perencanaan dan penjadwalan
- Manajemen risiko dan perubahan
- Manajemen anggaran
- Komunikasi dengan pemangku kepentingan
- Pemecahan masalah dan inovasi
- Keahlian Manager Operation:
- Keahlian manajemen proses
- Pengetahuan kontrol kualitas
- Optimalisasi efisiensi
- Pemahaman rantai pasokan dan logistik
Keterampilan manajemen organisasi dan sumber daya manusia yang kuat. Seorang manajer project berkembang dengan ambiguitas dan transformasi, sedangkan manajer operation berkembang dengan efisiensi dan stabilitas.
Tantangan dalam Mengelola Project dan Operation
Tantangan dalam Manajemen Project:
- Mendefinisikan cakupan project yang jelas.
- Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan.
- Menjaga batasan waktu, ruang lingkup, dan anggaran.
- Menavigasi dinamika dan konflik tim.
- Menangani ketidakpastian dan risiko.
Tantangan dalam Manajemen Operation:
- Menjaga konsistensi dalam kualitas layanan/produk.
- Merampingkan proses di tengah kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
- Mengelola rantai pasokan secara efektif.
- Mengurangi biaya operasional tanpa mengorbankan kualitas.
- Beradaptasi dengan kemajuan teknologi dalam produksi atau pemberian layanan.
Mengenali tantangan-tantangan ini memungkinkan persiapan dan perumusan strategi yang lebih baik.
Pentingnya Memahami Perbedaan Project dan Operation
Mengapa membedakan antara project dan operation itu penting?
- Alokasi Sumber Daya: Penganggaran dan penempatan staf yang tepat bergantung pada pengetahuan tentang apakah kebutuhan tersebut berbasis project atau operasional.
- Evaluasi Kinerja: Matriksnya berbeda, keberhasilan project didasarkan pada hasil yang dicapai, sementara keberhasilan operasional bergantung pada efisiensi.
- Manajemen Risiko: Project seringkali melibatkan tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi dibandingkan dengan operasional.
- Penyelarasan Strategis: Organisasi harus memastikan bahwa project dan operation selaras dengan tujuan strategis namun dikelola secara berbeda.
- Pada akhirnya, organisasi yang secara jelas membedakan dan mengelola kedua aspek tersebut secara efektif akan lebih mungkin mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.
Kesimpulan
Project dan operation sama-sama membutuhkan koordinasi, kepemimpinan, dan manajemen sumber daya, keduanya memiliki tujuan yang berbeda dalam sebuah organisasi.
- project menciptakan perubahan, mendorong inovasi, dan memiliki masa hidup yang terbatas.
- operation mempertahankan status quo, fokus pada efisiensi, dan berkelanjutan.
Dengan memahami perbedaan project dan operation, bisnis dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif, menetapkan ekspektasi kinerja yang jelas, dan memastikan bahwa inovasi dan stabilitas tetap terjaga. Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, organisasi yang menguasai keseimbangan antara mengelola project yang dinamis dan menjalankan operation yang efisien akan menjadi organisasi yang mencapai keunggulan kompetitif yang sesungguhnya.
Training Project Management
Dapatkan pelatihan project management yang komprehensif melalui public training Successful Project Management yang akan diselenggarakan PQM Consultants dalam waktu dekat. Anda juga dapat menjalankan pelatihan Project Management secara in-house dengan cara mengunjungi halaman ini.
