Tips Pengembalian Barang Warehouse Return Agar Perusahaan Tak Rugi

Gudang atau warehouse memiliki banyak peran dan kegiatan di dalamnya, salah satunya adalah warehouse return, sebuah tugas penting yang ada dalam bisnis. Retur atau pengembalian barang merupakan hal biasa yang terjadi dalam proses jual-beli. Namun hal ini bukan berarti bisa dianggap sepele. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang warehouse return, fungsi retur, alasan retur diterima, jenis barang retur sampai cara melakukan retur. 

Pengertian Warehouse Return

Warehouse return adalah kegiatan pengembalian barang/produk ke gudang, produk tersebut biasanya tidak sesuai dengan spesifikasi atau tidak memenuhi standar kualitas. Perusahaan biasanya mengelola kembali produk yang kurang memenuhi standar yang telah dikembalikan oleh pelanggan. Dalam hal ini, pelanggan bisa mengembalikan produk yang kurang sesuai dan diganti dengan produk baru yang sesuai dengan standar dan pastinya lolos quality control.

Dalam Undang-undang Perlindungan Konsumen Nomor 8 Tahun 1999, penjual dapat dikenakan sanksi hukum bila sejak awal dengan sengaja menyerahkan barang rusak kepada pembeli. 

Maka dari itu, penjual harus memastikan dua hal penting dalam proses jual beli, yakni memastikan keamanan objek terhadap klaim pihak ketiga dan jaminan barang yang dijual bebas dari cacat yang tersembunyi. Bila produk ada cacat karena kesengajaan atau kelalaian, maka penjual harus menanggung ganti rugi.

Ganti rugi yang dimaksud bisa berupa pengembalian atau retur. Terdapat dua jenis retur, yaitu retur penjualan dari sudut penjual atau retur pembelian dari sisi pembeli. Lalu, apa saja alasan yang menjadi dasar adanya retur barang? Simak penjelasannya berikut ini.

Alasan Retur Barang 

Retur adalah kegiatan mengembalikan barang yang tidak sesuai. Ketidaksesuaian ini bisa berupa warna yang salah, kerusakan, atau perbedaan kualitas. Berikut adalah alasan-alasan mengapa penjual/pembeli melakukan retur.

1. Keterlambatan Pengiriman

Pengiriman yang terlalu lama bisa jadi membuat pembeli tidak lagi membutuhkannya. Terkadang, barang bisa tertahan lama di pihak ekspedisi dan hal tersebut di luar kuasa penjual. Meski pengiriman tidak selalu dilakukan langsung oleh produsen/penjual, mereka tetap harus bertanggung jawab menerima pengembalian produk yang tidak sesuai dengan estimasi waktu barang sampai.

2. Salah Warna dan Ukuran

Pengiriman barang dengan warna produk dan ukuran yang salah sering terjadi karena belakangan ini banyak pelanggan yang belanja secara online tanpa melihat barangnya dengan langsung sehingga warna yang tercetak di foto berbeda dengan aslinya. Hal ini mudah membuat pembeli tidak puas dan mengajukan pengembalian.

3. Salah Pesan Produk

Pembeli bisa saja melakukan ‘human error’ dengan kesalahan dalam memesan produk. Hal ini sering terjadi pada pembelian secara online.

4. Pembeli Menerima Barang Lebih

Selain kesalahan ada pada pembeli atau cacat produksi, penjual juga bisa melakukan kesalahan seperti mengirimkan barang dengan jumlah yang lebih sehingga pembeli harus mengembalikannya.

5. Cacat Produk

Cacat produk belum tentu selalu terjadi pada proses produksi, bisa saja rusak saat penyimpanan di gudang atau rusak karena proses pengiriman yang kurang baik. Pembeli bisa melakukan retur barang dan ditukar dengan barang baru yang tidak rusak.

Cara Mencatat Retur Barang

Mencatat retur barang adalah proses yang penting untuk menjaga akurasi stok dan meminimalkan kerugian finansial bagi perusahaan. Pencatatan retur barang dilakukan dengan beberapa langkah untuk memastikan bahwa barang yang dikembalikan tercatat dengan benar dan sesuai prosedur, sebagai berikut.

1. Identifikasi Barang yang Dikembalikan: Langkah pertama dalam mencatat retur barang adalah dengan memverifikasi barang yang dikembalikan oleh pelanggan. Pastikan jenis, jumlah, dan kondisi barang sesuai dengan informasi retur yang disediakan oleh pelanggan.
2. Catat Alasan Retur: Alasan pengembalian perlu dicatat dengan jelas dalam sistem, seperti karena cacat produk, barang yang salah dikirim, atau ukuran yang tidak sesuai. Informasi ini penting untuk memahami pola retur dan memperbaiki sistem logistik atau kualitas produk.
3. Gunakan Sistem Inventaris: Perusahaan dapat memanfaatkan software manajemen gudang atau sistem inventaris yang mendukung pencatatan barang secara real-time. Dengan begitu, setiap retur akan langsung tercatat di sistem, membantu dalam pemantauan stok secara akurat.
4. Konsolidasi Laporan Retur: Semua data retur perlu dikumpulkan dalam laporan yang lengkap untuk evaluasi berkala. Data retur ini berguna bagi manajer gudang dalam memahami pola pengembalian dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dalam rantai pasok​.

Fungsi Retur Barang

Retur barang memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis, terutama dalam meningkatkan efisiensi operasional gudang dan menjaga kepuasan pelanggan. Berikut adalah fungsi utama dari retur barang:

1. Meningkatkan Efisiensi Stok: Barang yang dikembalikan memungkinkan perusahaan untuk memperbarui data stok dan mencegah kelebihan penyimpanan. Hal ini mengurangi risiko penumpukan barang yang tidak dapat dijual dan menghemat ruang gudang.
2. Memperbaiki Kualitas Produk: Melalui proses retur, perusahaan dapat memantau barang-barang yang sering dikembalikan karena cacat atau masalah kualitas. Data ini membantu bagian produksi untuk meningkatkan kualitas produk dan mengurangi jumlah retur di masa depan.
3. Memenuhi Harapan Pelanggan: Dengan menyediakan opsi retur barang, perusahaan menunjukkan komitmennya terhadap layanan pelanggan. Pelanggan yang merasa tidak puas dapat mengembalikan barang mereka dengan mudah, yang pada gilirannya meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan.
4. Mengurangi Potensi Kerugian: Melalui pencatatan dan pengelolaan retur barang yang baik, perusahaan dapat mengurangi kerugian finansial yang mungkin timbul akibat produk cacat atau ketidaksesuaian pesanan.

Tips Warehouse Management Return

Mengelola warehouse return secara efisien adalah kunci untuk menjaga operasi gudang yang lancar dan mengurangi kerugian. Berikut beberapa tips warehouse management return yang dapat diterapkan perusahaan:

1. Menetapkan Kebijakan Retur yang Jelas

Pastikan kebijakan pengembalian barang mudah dipahami oleh pelanggan dan karyawan. Kebijakan yang jelas akan membantu mengurangi kebingungan serta mencegah retur yang tidak perlu.

2. Siapkan Area Khusus untuk Retur

Pisahkan area gudang yang khusus untuk barang retur agar lebih mudah dikontrol dan tidak bercampur dengan stok reguler. Ini memudahkan karyawan dalam mengelola dan memproses barang yang dikembalikan.

3. Gunakan Teknologi untuk Melacak Barang

Manfaatkan teknologi, seperti barcode atau RFID, untuk melacak setiap item yang dikembalikan secara real-time. Sistem ini mempercepat proses pengembalian dan memastikan akurasi stok.

4. Latih Karyawan dalam Proses Retur

Berikan pelatihan kepada karyawan tentang prosedur retur yang benar. Karyawan yang memahami proses retur dengan baik dapat menangani pengembalian barang dengan cepat dan akurat, sehingga mengurangi waktu penanganan dan potensi kesalahan.

5. Analisis Data Retur untuk Perbaikan

Lakukan evaluasi data retur secara berkala untuk mengidentifikasi penyebab utama pengembalian. Hal ini berguna dalam meningkatkan kualitas produk dan memperbaiki layanan yang ada.

Kesimpulan

Warehouse return atau pegembalian barang ke gudang terjadi karena adanya kekurangan dalam kualitas produk yang tidak sesuai dengan standar. Pada dasarnya, barang yang rusak atau tidak sesuai tidak dapat diserahkan oleh penjual kepada pembeli, maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk menciptakan produk dengan sedikit cacat. Selain itu, pencatatan retur barang penting dilakukan untuk menjaga akurasi stok dan meminimalkan kerugian finansial bagi perusahaan.

Temukan cara paling efektif untuk meningkatkan performa dalam memberikan layanan dan menyediakan produk unggul kepada pelanggan lewat training bersama PQM Consultants. Dapatkan wawasan lengkap tentang pergudangan secara optimal melalui program “Warehouse Management”.

Artikel terkini:

• Mengenal 7 QC Tools: Alat Utama dalam Pengendalian Kualitas
• Downtime Adalah? Arti, Strategi Pencegahan, Cara Menghitung Rugi & Pemulihan
• 13 Manfaat Manajemen Waktu untuk Ciptakan Work-Life Balance
• Warehouse Artinya: Fungsi, Jenis, dan Manfaat Gudang dalam Sistem Logistik
• 10 Klausul ISO 9001:2015, Struktur dan Langkah Sertifikasi

Referensi:

1. Asdf. “Warehouse Return Adalah: Pengertian, Fungsi dan Tipsnya.” Diakses dari https://www.asdf.id/penjelasan-warehouse-return/.
2. Ginee. “4 Tips Manajemen Retur Barang di Gudang, Bisnis Anti Boncos.” Diakses dari https://ginee.com/id/insights/retur-barang/.
3. Mekari. “Retur Barang: Pengertian, Jenis, Mekanisme, dan Contoh Lengkap”
   https://mekari.com/blog/retur-barang/