Mendorong Improvement di Organisasi Melalui PDCA

Dikutip dari Jobstreet.com PDCA merupakan metode yang menggambarkan proses perbaikan secara terus-menerus dan berkelanjutan atas suatu masalah. 

Keunggulan utama PDCA terletak pada fleksibilitasnya, metode ini dapat diterapkan di berbagai skala, baik untuk proyek kecil maupun besar, serta di berbagai bidang seperti manufaktur, pelayanan pelangggan hingga pengembangan produk. Biasanya, metode ini diterapkan dalam pendekatan Kaizen atau Continuous Improvement, PDCA akan memastikan bahwa setiap keputusan didasarkan pada data yang akurat dan evaluasi menyeluruh untuk perubahan dalam kebaikan yang berkelanjutan.

Dalam melakukan suatu pekerjaan, dibutuhkan persiapan yang matang. Karena dengan meluangkan cukup waktu untuk bersiap melakukan pekerjaan, maka pekerjaan itu akan berjalan lebih efektif dan efisien. Untuk mendukung peningkatan dan penyelarasan dibutuhkan suatu proses yang dinamakan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act).  Berikut beberapa hal yang dapat memberi gambaran sederhana mengenai masing-masing proses yang di dalam PDCA:

1. Plan

   1. Apa yang ingin organisasi lakukan? Apakah ada masalah yang terkait keinginan itu?
   2. Apa yang pelanggan inginkan dari organisasi? Apakah ada masalah yang terkait berpotensi mengganggu harapan pelanggan baik internal / eksternal
   3. Mengapa ini penting?
   4. Apa langkah-langkah yang akan organisasi gunakan untuk benar-benar merealisasikannya?
   5. Proses apa yang dibutuhkan? 

2. Do

   1. Komunikasikan rencana yang sudah ditetapkan dan mengapa rencana tersebut sangat penting.
   2. Buatkan rencana visual menggunakan grafik, bagan / gantt chart, atau papan skor.
   3. Jelaskan apa yang organisasi perlu lakukan untuk menjadi sukses dan jelaskan dengan jelas seperti apa kesuksesan itu.
   4. Jalankan rencananya.
   5. Buatlah Bagan progress harian vs tujuan akhir

3. Check

   1. Melakukan evaluasi dari rencana tersebut sudah membuahkan hasil yang diinginkan.
   2. Lakukan evaluasi antar anggota tim dan melakukan report secara berkala
   3. Buatlah summary dalam bentuk laporan bulanan dan triwulanan.
   4. Komunikasikan dan posting hasilnya sampai saat ini di papan visual.
   5. Rayakan dan komunikasikan kesuksesan saat organisasi berhasil melakukan improvement
   6. Pilihlah orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan evaluasi tersebut?

4. Act

   1. Berfokus pada area yang kurang maksimal dalam melakukan improvement
   2. Kunci aktivitas -aktivitas baik yang membuat hasil positif terjadi
   3. Meninjau kembali rencana awal jika tidak mencapai kesuksesan
   4. Tambahkan atau hapus rencana jika / saat bisnis perlu diubah.

Apa Manfaat dari PDCA?

Untuk menjadi yang paling unggul diantara pesaing, dibutuhkan konsistensi sehingga perusahaan anda menonjol di tengah banyak perusahaan lain. Karakteristik utama dari siklus PDCA adalah peningkatan yang berkelanjutan. Sehingga setiap proyek dapat dijalankan dengan baik serta dapat memperbaiki kesalahan dengan tepat waktu sebelum menyebabkan kerugian finansial. Berikut 4 manfaat penerapan siklus PDCA:

Efisiensi dan efektivitas yang lebih besar

Manfaat pertama dari siklus PDCA adalah keandalan dan efisiensi yang lebih besar dalam kinerja proyek dan aktivitas dalam suatu organisasi. Mulai dari perencanaan jadi lebih baik, hingga memudahkan untuk mendeteksi kesalahan.

Keberhasilan suatu perusahaan dapat dilihat dari kemampuannya dalam mengembangkan produksi yang efisien dengan cara menghasilkan lebih banyak dengan barang dan kegiatan yang lebih sedikit, mengoptimalkan kinerja, mengurangi biaya, mengoptimalkan produktivitas dan meningkatkan keuntungan. Semua ini dapat dilakukan dengan menerapkan dan terus memantau siklus PDCA.

Proses Perbaikan Berkelanjutan

Siklus PDCA memungkinkan kegiatan continuous improvement dilakukan dengan tepat sasaran di dalam sebuah siklus. Setiap bagian dari proyek atau aktivitas kita akan melalui tahap yang sama beberapa kali, sehingga harus dipastikan bahwa setiap kesalahan dapat segera diperbaiki dan disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi aktual perusahaan.

Manfaat lain dari continuous improvement pada siklus PDCA adalah meningkatkan persepsi pasar tentang nilai produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan secara bertahap. Dengan proses yang lebih baik, bukanlah hal yang mustahil perusahaan akan mendapatkan kepercayaan lebih dan meningkatkan loyalitas dari pelanggan.

Membuat pengambilan keputusan oleh manajer lebih mudah

Sebagian besar waktu dari top management digunakan untuk melaksanakan dan memantau hasil perencanaan mereka, yang melibatkan aktivitas, pilihan dan keputusan yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis.

Siklus PDCA dapat menjadi ‘sahabat’ bagi para top management karena mereka dapat memperoleh informasi berharga yang akan berfungsi sebagai dasar dan referensi untuk pengambilan keputusan secara rasional.  

Siklus PDCA dapat membuat kita mampu menganalisis risiko suatu proyek. PDCA memungkinkan kita untuk mengurangi dampak negatif dalam strategi yang kita usulkan. Memprediksi risiko akan membantu kita dalam mempersiapkan langkah perlindungan dan pencegahan. Akhirnya semua karyawan dapat proaktif dalam tim, mampu memvisualisasikan dan menghindari risiko yang merugikan.

Siklus PDCA mudah beradaptasi dengan semua jenis perusahaan, terlepas dari ukuran atau bidang operasinya. Industri, supplier, distributor dan bahkan perusahaan jasa bisa mendapatkan keuntungan dari menerapkan setiap langkah pada siklus PDCA.

Tertarik menjalankan PDCA di perusahaan Anda? Ikuti programnya dalam format In-House Training dan Public Training bersama PQM Consultants